Das Forum Zeitschriften e.V. verfolgt das Ziel, alle mit Zeitschriften verbundenen Fragen und Probleme zu bündeln, alle am Zeitschriftenmarkt Beteiligten zusammenzubringen und damit das Zeitschriftenmanagement von der Produktion bis hin zur Rezeption zu optimieren.1

Vor allem für die Medienform elektronische Zeitschrift ist es zur Erreichung dieses Zieles notwendig, von Seiten der Bibliotheken die in ihrem Bereich erkennbaren Problemfelder zu benennen, um im Rahmen der weiteren Arbeit des Forum Zeitschriften e.V. mit den beteiligten Vertretern der jeweiligen Interessengruppen über Lösungsmöglichkeiten diskutieren zu können.

Die Erfahrungen zeigen, dass die bibliothekarische Bearbeitung von elektronischen Zeitschriften Schwierigkeiten mit sich bringt, die wir von anderen etablierten Medien her nicht kannten und die nur mit Hilfe neuer Arbeitsweisen und -abläufe zu bewältigen sein werden.2 Um diese Schwierigkeiten zunächst einmal systematisch zu erfassen und einzugrenzen, haben wir im Herbst 1999 einen Fragebogen zum Geschäftsgang elektronische Zeitschriften konzipiert und an wissenschaftliche Bibliotheken verschickt. Die Ergebnisse der Auswertung dieser Aktion werden im Folgenden vorgestellt.

2. Welche Bibliotheken wurden befragt und was bieten sie ihren Benutzern an?

Die Erhebung begann im Oktober 1999 und endete im Januar 2000. Es ist wichtig festzuhalten, dass es sich bei den abgefragten Daten in manchen Fällen um Werte mit zeitlich recht begrenzter Gültigkeit handelt, da sich gerade um den Jahreswechsel herum Änderungen beispielsweise bei der Beteiligung an Konsortien, beim Bezug von Einzeltiteln oder Zeitschriftenpaketen ergeben haben können. Innerhalb dieses Zeitraums wurden 50 Fragebögen ausgegeben, von denen 37 ausgefüllt zurückgeschickt wurden. Das entspricht einer Rücklaufquote von 74%.

An der Aktion nahmen neben Hochschulbibliotheken, die teilweise zugleich landesbibliothekarische Aufgaben erfüllen, Die Deutsche Bibliothek, die Bayerische Staatsbibliothek München, eine Bibliothek eines staatlich finanzierten Forschungsinstitutes und eine Firmenbibliothek teil. Von den Hochschulbibliotheken gehören

• 18 zu einschichtigen Bibliothekssystemen und
• 16 zu zweischichtigen Bibliothekssystemen.

Aus dem deutschsprachigen Ausland beteiligten sich eine österreichische und eine schweizerische Hochschulbibliothek. 34 Bibliotheken sind Mitglieder eines Verbundes. Dabei sind alle deutschen Verbünde mit mindestens zwei und höchstens sieben Nennungen vertreten. Es kann demnach von einer ausgewogenen Mischung der teilnehmenden Institutionen und somit von einem repräsentativen Querschnitt durch die Bibliothekslandschaft gesprochen werden.

Fast alle Bibliotheken partizipieren an einem oder mehreren Konsortien für elektronische Zeitschriften. Manche der befragten baden-württembergischen Bibliotheken gaben an, die Datenbank ABI-Inform im Rahmen einer Konsortial-Lizenz zu nutzen – ein Hinweis auf die wohl in Zukunft immer stärker verschwimmende Grenze zwischen verlags- oder agentureigenen Systemen, über die in der Regel elektronische Zeitschriften in "Reinform" angeboten werden, und Produkten von Datenbankanbietern, die neben den bibliographischen Daten in zunehmendem Maße ebenfalls die Volltexte von Zeitschriften meist verschiedener Verlage enthalten. Am häufigsten wurden Konsortialverträge mit den Verlagen Springer, Academic Press und Elsevier abgeschlossen.

Zehn der 37 Bibliotheken beziehen auch außerhalb von Konsortien ganze Pakete elektronischer Zeitschriften. Als Anbieter werden, neben den eben bereits aufgezählten Verlagen, JSTOR, IoP und ACM genannt. Die Streuung ist hier jedoch groß (kein Verlag ist mehr als zweimal vertreten), so dass zu vermuten ist, dass mit diesen Paketen gezielt ein lokaler Bedarf befriedigt werden soll – sofern dies mit größeren Titelbündeln denn möglich ist.

Wir fragten auch nach der Anzahl der von der jeweiligen Bibliothek gehaltenen Printabonnements und der Menge der angebotenen elektronischen Zeitschriften im Volltext. Auf diesem Wege sollte herausgefunden werden, wieviel Prozent ihrer Printabonnements die Bibliotheken durchschnittlich elektronisch zur Verfügung stellen. Offenbar war unsere Frage jedoch nicht deutlich genug formuliert, denn die Angaben in Bezug auf die Anzahl der elektronischen Titel waren teilweise sehr undifferenziert. Es wurden z.B. auch alle über die Konsortien mitbezogenen Titel genannt, was natürlich nicht falsch ist, andererseits aber keine Rückschlüsse darauf zulässt, wie hoch die Arbeitsbelastung durch Freischaltungen rein mengenmäßig für die einzelne Bibliothek ist. Durch die unterschiedliche Interpretation der Frage fielen die Antworten so aus, dass sie für eine vergleichende Analyse leider nicht herangezogen werden konnten.

3. Zusammenarbeit mit Agenturen

80% der antwortenden Bibliotheken arbeiten mit einer oder mehreren Agenturen zusammen. Dabei sind die meisten Kunde mehrerer Agenturen. Es wurden sieben Agenturen genannt, wobei eine mit 24 Nennungen (44%) weit vor allen anderen liegt. 10% der Bibliotheken wollen auch in Zukunft nicht mit Agenturen zusammenarbeiten, weil sie darin keine Vorteile sehen ("die Agentur übernimmt meist nur Briefkastenfunktion", wurde einmal bemerkt); die verbleibenden 10% beabsichtigen in Zukunft eine Zusammenarbeit aufzunehmen, weil sie sich davon eine Arbeitserleichterung versprechen.

Von den Bibliotheken, die Kunde von Agenturen sind, äußerten sich 60% zum Teil deutlich unzufrieden mit deren Leistungen. Die häufigsten Kritikpunkte sind:

• die Reaktionszeiten bei der Bearbeitung und bei Reklamationen seien deutlich zu lang;
• es gibt Kommunikationsprobleme. So erfolge z.B. keine Rückmeldung, wenn sich bei Freischaltungen Probleme ergäben oder wenn die Lizenzverlängerung eines kostenpflichtigen Titels anstehe;
• häufig wechselnde Ansprechpartner seien mit den spezifischen Problemen nicht vertraut und mühsam aufgebautes Spezialwissen ginge dadurch verloren;
• die sogenannten Subscriber-Nummern würden nicht automatisch an die Bibliotheken übermittelt, sondern müssten jedes Mal nachgefragt werden, wobei nicht selten eine falsche Nummer mitgeteilt würde;
• teilweise müsse die Bibliothek letztlich die Freischaltung doch selbst beim Verlag beantragen.

35% der mit Agenturen zusammenarbeitenden Bibliotheken nutzen deren Services (z.B. EBSCO Online, SwetsNet etc.). Davon sind wiederum 60% mit diesen Services zufrieden.

Kritisiert wird jedoch, dass

• nicht alle freischaltbaren Issues einer Zeitschrift tatsächlich freigeschaltet würden (so würden Titel, deren Volltexte z.B. seit Jg. 1998 auf dem Agenturserver liegen, auf die Online-Zugriffe ohne Aufpreis zum Printabonnements möglich sind und die die Bibliothek seit langen Jahren bei der Agentur abonniert hat, trotzdem erst ab Jg. 2000 freigeschaltet);
• nur unzureichende Nutzungsstatistiken angeboten würden;
• das Einspielen der aktuellen Issues von Zeitschriften aus Verlagen, die nicht über einen eigenen Server verfügen, zu lange auf sich warten lasse;
• die Zugriffszeiten zu lang seien;
• Service-Systeme zu komplex seien.

4. Statistiken – wer liefert was?

Zwei Fragen waren dem Thema Nutzungsstatistiken gewidmet, dem zentralen Punkt für die Evaluierung von elektronischen Zeitschriften, die die Grundlage für eine sinnvolle Erwerbungs- bzw. Lizenzierungsstrategie bildet. 84% der Bibliotheken gaben an, dass sie die Möglichkeit haben, Nutzungsstatistiken zu erhalten. Diese kommen

• von Verlagen,
• von Agenturen,
• von der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek (EZB) der UB Regensburg und
• vom DFG-Projekt ACCELERATE der ULB Düsseldorf.

Da wir auf eine nähere Definition des Begriffes "Nutzungsstatistik" bei dieser Frage bewusst verzichtet hatten, erkundigten wir uns daraufhin, welche Daten diese nicht selbst erstellten Statistiken enthielten. Erwartungsgemäß divergiert das den Bibliotheken gelieferte Zahlenmaterial erheblich in seiner Struktur, seinem Umfang und seiner Detailliertheit. Von der einfachen Angabe der Summe der Volltextzugriffe pro Monat auf das gesamte Angebot eines Verlages bis hin zu stark differenzierten Auswertungen nach Zeitschriftentitel, zugreifender IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, Art der abgerufenen Datei (Inhaltsverzeichnis, Abstract, Volltext) ist alles im Angebot. Leider überwiegen jedoch die kaum sinnvoll interpretierbaren Grobstatistiken, die keine Aussage über die tatsächliche Nutzung einzelner Titel ermöglichen. Die Verschiedenartigkeit der Struktur der Statistiken macht zudem einen anbieterübergreifenden Vergleich der Daten unmöglich.3

5. Geschäftsgang

Im folgenden Teil der Erhebung wurden Fragen zum Geschäftsgang für elektronische Zeitschriften gestellt. Erstaunlicherweise existiert nur in acht Bibliotheken ein eigener Geschäftsgang für elektronische Zeitschriften. Während in 25 Bibliotheken ein solcher geplant ist, soll in vier Häusern kein eigener Geschäftsgang eingeführt werden.

Die Hauptlast der Bearbeitung elektronischer Zeitschriften in den Bibliotheken wird von den Zeitschriftenstellen getragen. In geringerem Umfang sind auch die Fachreferenten beteiligt. In einigen Bibliotheken ist ein Mitarbeiter speziell für elektronische Publikationen zuständig und koordiniert abteilungsübergreifend die Bearbeitung dieser Medien. In der Regel werden die beträchtlichen zusätzlichen Leistungen, die das neue Medium erfordert, ohne zusätzliches Personal erbracht. Bei Zeitschriften-Bibliothekaren muss es sich folglich um hochmotivierte, überdurchschnittlich leistungsbereite und stressresistente Mitarbeiter handeln. Denn schließlich haben wir uns, bevor wir es mit den elektronischen Zeitschriften zu tun bekamen, auch nicht gerade gelangweilt, oder?

Im Normalfall müssen elektronische Zeitschriften also "nebenher" bearbeitet werden. Das hat beispielsweise zur Folge, dass in circa einem Drittel der Bibliotheken auf die aktive Internet-Recherche nach neuen Titeln verzichtet werden muss. In den Häusern, in denen regelmäßig nach neuen E-Journals gesucht wird, sind mit dieser Tätigkeit zu mehr oder weniger gleichen Teilen die Zeitschriftenstellen, die Fachreferenten oder Mitarbeiter, die für elektronische Medien zuständig sind, betraut. Als Quellen werden verschiedenste Datenbanken, in erster Linie jedoch das Informationsmaterial von Verlagen und Agenturen genutzt und Hinweise von Benutzern und Kollegen geprüft. In wenigen Fällen wird auch das Angebot anderer Bibliotheken begutachtet bzw. werden die WWW-Seiten der Verlage nach Neuigkeiten hin durchsucht. Gezielte thematische Internet-Recherchen werden nur selten durchgeführt.

Die technisch-formale Prüfung der Zeitschriften, also die Prüfung, ob nicht nur Abstracts, sondern auch Volltexte angeboten werden, ob die Lizenzbedingungen akzeptiert werden können, wie es mit den Kosten aussieht und ob ein Titel ohne größere Probleme EDV-technisch in das Gesamtangebot integriert werden kann, wird überwiegend von den Zeitschriftenstellen erledigt. Da hierfür jedoch häufig sehr spezielle Kenntnisse erforderlich sind (Recht, EDV), verwundert es nicht, dass in 70% der Bibliotheken mehr als eine Person bzw. Abteilung mit diesen Aufgaben befasst ist.

Während die inhaltliche Prüfung fast überall von den Fachreferenten geleistet wird, erfolgt die Freischaltung so gut wie immer durch die Zeitschriftenstellen.

In 13 Bibliotheken (80%) zweischichtiger Systeme werden in der Zentralbibliothek auch die elektronischen Zeitschriften der Institutsbibliotheken bearbeitet. Aber nur in acht dieser 13 Bibliothekssysteme ist die Zusammenarbeit mit den Institutsbibliotheken einheitlich geregelt.4 Folglich sind Schwierigkeiten in diesem Bereich schon vorprogrammiert. Am häufigsten wurden Koordinationsprobleme zwischen Instituts- und Zentralbibliothek aufgrund der selbständigen, unabgesprochenen Freischaltung einzelner Titel durch Institutsangehörige genannt.

24 (65%) der 37 befragten Bibliotheken nehmen an der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek (EZB) teil. In diesem Zusammenhang ist es interessant, dass nur 13 dieser Bibliotheken angegeben haben, von der EZB Statistiken zu erhalten. Wurde dies bei der Antwort auf die entsprechende Frage (s.o.) einfach vergessen oder werden in den 11 Bibliotheken, die die EZB-Auswertungen nicht genannt haben, diese Statistiken – z.B. wegen ihrer mangelnden Aussagefähigkeit – gar nicht zu Rate gezogen? Von den EZB-Teilnehmerbibliotheken schlugen fünf Veränderungen vor:

• auch nicht-wissenschaftliche Titel und solche, die keine Volltexte anbieten, sollten aufgenommen werden dürfen. Dies wird vor allem von SSG-Bibliotheken gewünscht;
• es sollte ein Online-Datentausch zwischen ZDB und EZB eingerichtet werden. Dieser Wunsch wird nur zu verständlich, wenn man sich vor Augen hält, dass in der Hälfte der Bibliotheken die elektronischen Zeitschriften mehr als einmal – ja bis zu dreimal – katalogisiert werden müssen, weil unterschiedliche Nachweisinstrumente zu bedienen sind (ZDB, Verbund, lokales System, EZB). Auf dem Zweiten Anwendertreffen der EZB in Regensburg am 14. April 2000 wurde angekündigt, dass die Einrichtung eines solchen Online-Datentausches dank der intensivierten Zusammenarbeit zwischen EZB und ZDB in nächster Zukunft beabsichtigt ist;
• es sollte eine verbesserte Abfragemöglichkeit für die Administratoren, vor allem im Statistikbereich, geschaffen werden. Auf dem genannten Anwendertreffen wurde bekannt, dass bei der EZB darüber nachgedacht wird, die Zugriffsstatistik dahingehend zu erweitern, dass die Administratoren sich über die Häufigkeit der Aufrufe der einzelnen Titel aus der EZB heraus informieren können;
• sogar der Ausbau zu einem vollwertigen elektronischen Kardex mit detaillierten lokalen Angaben wurde vorgeschlagen.

20 (54%) der 37 befragten Bibliotheken katalogisieren ihre elektronischen Zeitschriften in der Zeitschriftendatenbank (ZDB). Bei der Frage nach der Zufriedenheit mit der technischen Realisierung hielten sich die meisten zurück, da ja in Kürze die Umstellung auf ILTIS/PICA stattfinden sollte, was bekanntlich auch zum Jahreswechsel hin geschehen ist. Neun Teilnehmer äußerten sich rundum zufrieden. Bei den Verbesserungsvorschlägen überwog auch hier der Wunsch nach einem Datentausch zwischen ZDB und EZB.

Lediglich vier Bibliotheken gaben an, keine Rückmeldungen von Benutzern bezüglich ihres Angebotes elektronischer Zeitschriften zu erhalten. Die anderen verzeichnen eine mehr oder weniger starke Resonanz in Form von E-Mails und Telefonanrufen. Bei allen diesen Bibliotheken sind die Reaktionen der Benutzer überwiegend positiv. Jedoch wird häufig bemängelt, dass

• das Angebot zu klein sei;
• dass die Benutzungsoberflächen und -bedingungen der verschiedenen Anbieter uneinheitlich seien;
• dass zu wenige ältere Jahrgänge angeboten würden;
• dass häufig Zugangsprobleme aufträten;
• dass die Übertragungsgeschwindigkeiten zu gering seien.

6. Probleme, mit denen die Bibliotheken zu kämpfen haben

Am Ende des Fragebogens baten wir die Bibliotheken, konkret die individuellen Probleme, die sie bei der Bearbeitung elektronischer Zeitschriften sehen, zu beschreiben. Auch konnten hier die Schwierigkeiten benannt werden, die sich aus der technischen Konzeption oder der Angebotsstruktur einzelner Verlage oder Agenturen ergeben. Teilweise wurden hier Sachverhalte angesprochen, die bereits im Zusammenhang mit den vorhergehenden Fragen thematisiert wurden. Die Antworten lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Zusätzliche Arbeiten müssen zu den bisherigen Aufgaben übernommen werden, ohne dass weitere Personalkapazitäten verfügbar wären. Agenturen können diese Arbeiten den Bibliotheken offenbar auch nicht immer im gewünschten (und versprochenen) Maße abnehmen.
• In zweischichtigen Bibliothekssystemen kommt es mitunter zu Koordinationsproblemen, da nicht überall geregelte Geschäftsgänge für das Gesamtsystem existieren bzw. diese scheinbar nicht allen Beteiligten vollständig bekannt sind.
• Durch fehlende Koordination verschiedener Katalogisierungsdatenbanken ist teilweise (noch) mehrfaches Katalogisieren jedes Titels erforderlich.
• Aufgrund jährlich sich ändernder Finanzierungsmöglichkeiten (zentrale Mittel, Eigenmittel) ist es für die einzelne Bibliothek häufig nur schwer möglich, ein stabiles und kontinuierliches Angebot aufzubauen.
• Die steuerliche Ungleichbehandlung von Papier- und Online-Ausgaben verhindert möglicherweise eine andere Erwerbungspolitik der Bibliotheken.
• Durch die sehr unterschiedlichen Lizenz- und Zugangsbedingungen der Anbieter, die sich teilweise in relativ kurzen Abständen, mitunter "ohne Vorwarnung", ändern, entsteht ein hoher Bearbeitungsaufwand. Verstärkte Bemühungen um Standardisierungen könnten hier deutliche Erleichterung schaffen. Beispielsweise wäre es zu begrüssen, wenn alle Anbieter grundsätzlich die Möglichkeit der IP-basierten Zugangskontrolle offerieren und auf die von großen Institutionen häufig nur sehr schwer handhabbaren Passwortabfragen verzichten würden. Eine kundenorientiertere Informationspolitik, mit deren Hilfe die Bibliotheken frühzeitig von anstehenden Änderungen und Angebotserweiterungen in Kenntnis gesetzt würden, ersparte diesen beispielsweise das zeitintensive regelmäßige Überwachen aller in Frage kommenden Verlags-Homepages.
• Unterschiedlichste Preisstrukturen erschweren den Aufbau eines sinnvollen und konsistenten Angebotes.
• Wechsel einzelner Titel zu anderen Verlagen ziehen häufig den Verlust bereits zugänglich gewesener Issues nach sich.
• Unflexible Lizenzbedingungen können v.a. bei räumlich verteilt angesiedelten Institutionen die Zugangsmöglichkeiten erschweren. Einem Endnutzer ist beispielsweise kaum zu vermitteln, warum er im Gebäude der Zentralbibliothek den Volltext einer elektronischen Zeitschrift aufrufen darf, an seinem wenige hundert Meter entfernt gelegenen Arbeitsplatz aber nicht.
• Manche Verlage bieten ihre Zeitschriften nur über agentureigene Server an (z.B. Blackwell Publisher). Dies ist dann ein Problem, wenn eine Bibliothek nicht an einem agentureigenen Service teilnehmen möchte oder Kunde einer Agentur ist, die einen solchen Service nicht anbietet. Ihr bleibt nichts anderes übrig, als auf die Zeitschriften dieser Verlage zu verzichten.
• Unsinnige Paketangebote führen dazu, dass man "auch Zeitschriften. [bekommt] die man u.U. gar nicht will", wie ein Teilnehmer der Befragung vermerkt. In diesem Zusammenhang spielen aussagefähige und problemlos miteinander vergleichbare Statistiken eine gewichtige Rolle. Nur mit ihrer Hilfe ist es möglich, herauszufinden, welche Titel von der Klientel der einzelnen Bibliothek wirklich genutzt werden und folglich lokal angeboten werden sollten. Welche Zugangs- und Preismodelle für die wenig bis so gut wie gar nicht gefragten Zeitschriften denkbar sind, könnte – wie zum Teil bereits geschehen5 – in Projekten, an denen Verlage, Agenturen, Bibliotheken und Wissenschaftler beteiligt sind, herausgefunden werden.

7. Fazit: was können wir tun?

Die Ergebnisse der Fragebogenaktion legen mehrere Vorgehensweisen zur Lösung der angesprochenen Probleme nahe.

Wie die Antworten auf unsere Fragen zeigen, entstehen die größeren Schwierigkeiten, mit denen die Bibliotheken zu kämpfen haben, in einem Bereich, auf den sie zunächst keinen unmittelbaren Einfluss haben. Sie sind zum Teil verursacht durch die im Einzelnen unterschiedlichen Ziele, die Anbieter, Vermittler und Rezipienten elektronischer Zeitschriften verfolgen. Da die Absichten der mit dem Produkt elektronische Zeitschrift Beschäftigten andererseits aber in weiten Teilen grundsätzlich übereinstimmen, müsste es jedoch möglich sein, eine ganze Reihe der Probleme zu lösen, die sich beim bibliothekarischen Management dieses Mediums ergeben.

Ein geeignetes Mittel, mit dessen Hilfe solche Lösungen zu finden sind, ist die verstärkte Kommunikation aller Beteiligten miteinander. Das heißt, nicht nur die Bibliotheken sollten ihren Erfahrungsaustausch auf diesem Gebiete intensivieren – wie dies ja beispielsweise bereits von den Teilnehmern an der EZB praktiziert wird –, sondern gerade auch die Gespräche zwischen Bibliotheken, Agenturen, Verlagen und Wissenschaftlern sollten regelmäßig stattfinden. Eine gute Möglichkeit hierzu bietet das Forum Zeitschriften e.V., in dem z.B. in einzelnen Projektgruppen gemeinsam nach Lösungen für spezifische Probleme, die im Umgang mit elektronischen Zeitschriften entstehen, gesucht wird. Über eine Diskussionsliste können auch Schwierigkeiten, die während der täglichen Arbeit entstehen, bekannt gemacht und zu klären versucht werden.6 Von einer aktiven Mitarbeit im Forum Zeitschriften e.V. können also letztlich alle mit elektronischen Zeitschriften befassten Seiten profitieren.

Um die spezifischen Probleme zu lösen, die von den Bibliotheken im Bereich der Zusammenarbeit mit Agenturen genannt werden, wäre es hilfreich, wenn die Agenturen mit ihren Kunden eine Art Anwendertreffen durchführten – ebenfalls eine Maßnahme der Verbesserung und Intensivierung der Kommunikation. In einer konstruktiven Gesprächssituation können nicht nur die Arbeitsgänge auf der Agenturseite erläutert werden (wobei es durchaus vorstellbar ist, dass die Agenturen in Bezug auf die Zusammenarbeit mit den Verlagen dieselben Probleme haben, die den Bibliothekaren bereits aus eigener Erfahrung bekannt sind). Es können vor allem auch die von den befragten Bibliotheken in Abschnitt drei genannten Probleme erörtert und Lösungsvorschläge hierzu erarbeitet werden. Da sowohl Bibliotheken als auch Agenturen auf ihrem Gebiet Dienstleiter sind, ist ein gegenseitiges Verständnis für die Anforderungen, mit denen sich die jeweils andere Seite konfrontiert sieht, von großer Wichtigkeit. Nur so kann eine partnerschaftliche und auf Vertrauen basierende Zusammenarbeit entstehen. Ein weiterer positiver Effekt eines solchen Treffen bestünde darin, dass die Bibliothekare einmal ihre Ansprechpartner in der Agentur persönlich kennenlernen könnten.

Die Umfrageergebnisse deuten ferner darauf hin, dass auch in den Bibliotheken selbst noch einiger Optimierungsbedarf hinsichtlich des Managements elektronischer Zeitschriften besteht. Teilweise fehlen den Besonderheiten dieses Mediums angepasste Geschäftsgänge. Sind sie vorhanden, sind sie mitunter so eingerichtet, dass sie nicht reibungslos funktionieren und es zu unnötiger Mehrfacharbeit kommt. Koordinationsprobleme treten also nicht nur in zweischichtigen Systemen auf.

In diesem Zusammenhang ist festzustellen, dass der Informationsfluss zwischen allen an der Bearbeitung elektronischer Journale beteiligten Personen häufig nicht optimal abläuft. Dieses Defizit ist zwar leider auch aus manchem anderen Bereich in Bibliotheken bekannt, macht sich hier jedoch besonders schnell negativ bemerkbar. So erwarten Verlage und Agenturen oft verständlicherweise, dass ihnen nur eine einzige Person als Ansprechpartner genannt wird und vergeben die administrativen Funktionen ihrer Zugangssysteme in den meisten Fällen nur an eine einzige IP-Adresse. In der Bibliothek muss folglich gewährleistet sein, dass die dieser Person zugänglichen Informationen an alle in Frage kommenden Mitarbeiter weitergegeben werden, damit sie diese bei ihrer Arbeit auch berücksichtigen können. Grundsätzlich sollte darüber hinaus – auch von "Einzelkämpfern" auf dem Gebiet der elektronischen Zeitschriften – eine transparente und lückenlose Dokumentation aller Arbeitsvorgänge erfolgen.

Es gilt also bei der Konzeption von Geschäftsgängen für elektronische Zeitschriften, genaue Analysen unter Einbeziehung aller Beteiligten vorzunehmen und Festlegungen zu vereinbaren, die auch den beträchtlichen Arbeitsaufwand, den die Bearbeitung elektronischer Zeitschriften verursacht, berücksichtigen.7 Dabei muss aufgrund der dynamischen Entwicklung der Medienform die Konzeption eines Geschäftsganges für diesen Bereich ständig überprüft und den geänderten Bedingungen angepasst werden. Ein Erfahrungsaustausch mit anderen Bibliotheken, die ja die gleichen Probleme haben, kann auch hier von Nutzen sein.

Schließlich wurde nicht nur in unserer Umfrage, sondern auch in zahlreichen Gesprächen mit Bibliothekaren, die unmittelbar mit der Bearbeitung elektronischer Zeitschriften befasst sind, besonders deutlich auf das Problem hingewiesen, dass mit dem neuen Medium verbundene zusätzliche Arbeiten zu den bisherigen Aufgaben übernommen werden müssen, ohne dass weitere Personalkapazitäten verfügbar wären. Dass es hier zu erheblichen Mehrbelastungen einzelner Mitarbeiter kommt, mag auch daran liegen, dass nicht allen nicht unmittelbar mit elektronischen Journalen Befassten klar ist, wieviel Zeit und Mühe zu investieren sind, bis die teuer lizenzierten oder auch "kostenlos" verfügbaren Volltexte problemlos auf dem Bildschirm des Benutzers erscheinen. Deshalb soll an dieser Stelle im Einklang mit den Antworten auf unsere Fragen noch einmal betont werden, dass es sich bei der bibliothekarischen Bearbeitung elektronischer Zeitschriften um eine Tätigkeit handelt,

• die kaum in Schemata zu pressen ist, da bei annähernd jedem Verlag andere Eigenheiten zu beachten sind;
• die eine relativ lange Einarbeitungszeit erfordert, da man erst nach und nach lernt, wie mit unterschiedlichen und unflexiblen Lizenz- und Zugangsbedingungen umzugehen ist, woran es liegen kann, wenn ein Zugang plötzlich nicht mehr funktioniert und was mit welchen Ansprechpersonen bei den verschiedenen Anbietern zu regeln ist;
• die von "Einzelkämpfern" umfangreiche Kenntnisse aus sehr verschiedenen Fachgebieten erfordert (klassisches Zeitschriftenmanagement, Recht, EDV) bzw. in Häusern, in denen mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen mit dem Medium befasst sind, gute Informationsstrukturen voraussetzt;
• bei der eigener guter Wille allein nicht immer zum Erfolg führt, da man in besonderem Maße auf eine konstruktive Zusammenarbeit mit Verlagen und Agenturen angewiesen ist;
• die folglich sehr zeitaufwendig ist und nicht mit gutem Gewissen "nebenher" zu erledigen ist.

Es wäre zu begrüßen, wenn die Ergebnisse dieser Umfrage dazu veranlassen würden, gemeinsam Lösungen für die beschriebenen Probleme zu finden.

1 Weitere Informationen zum Forum Zeitschriften e.V. unter http://gesig.ub.uni-konstanz.de/

2 Vgl. Göttker, Susanne: Elektronische Zeitschriften: wie kommen die Volltexte in die Bibliothek? - In: Bibliotheksdienst 33 (1999), H. 6, S. 972-979 http://www.dbi-berlin.de/dbi_pub/bd_art/bd_99/99_06_04.htm

3 Vgl. hierzu auch die Ergebnisse und Forderungen des GeSIG-Workshops "Nutzungsstatistiken elektronischer Zeitschriften", der vom DFG-Projekt ACCELERATE am 13./14. September 1999 an der ULB Düsseldorf veranstaltet wurde http://gesig.ub.uni-konstanz.de/deu/projekt1bericht.htm. – Informationen über ACCELERATE unter http://www.uni-duesseldorf.de/ulb/acc_home.html.

4 Vgl. z.B. die Regelungen innerhalb des Bibliothekssystems der Universität Freiburg: Mühl-Hermann, Claudia; Sobottka, Gabriele: Elektronische Zeitschriften in der UB Freiburg: von 0 auf 400 in zwei Jahren. - In: B.I.T. online 1999, H. 2, S. 179 ff. http://www.b-i-t-online.de/archiv/1999-02/nachrich/muehl/artikel.htm.

5 Vgl. z.B. zu drei einschlägigen DFG-Projekten an der ULB Düsseldorf, der UB/TIB Hannover und der BSB München: Berg, Heinz-Peter; Schäffler, Hildegard; Schröter, Madeleine: Elektronische Zeitschriften in der überregionalen Literaturversorgung. - In: Bibliotheksdienst 33 (1999), H. 4, S. 608-613 http://www.dbi-berlin.de/dbi_pub/bd_art/bd_99/99_04_05.htm.

6 http://gesig.ub.uni-konstanz.de/deu/mlist_d.htm

7 Vgl. hierzu auch: Kaag, Cindy Stewart: Collection Development for Online Serials: Who Needs to Do What, and Why, and When? - In: The Serials Librarian 33 (1998), No. 1/2. - S. 107-122.