Wie kommen die Volltexte in die Bibliothek?
Susanne Göttker
Dieser Aufsatz soll eine nicht vorhandene Informationslücke schließen und beschreiben, wie der Alltag bei der Arbeit mit elektronischen Zeitschriften aussieht. Nicht vorhanden, weil eigentlich jeder, der mit der Materie beschäftigt ist, weiß, wieviel Arbeit die Online-Zeitschriften machen. Aber verfolgt man die bisher erschienene Literatur, kann man den Eindruck gewinnen, daß dieser Umstand allgemein als gegeben hingenommen wird.
In den Bibliotheken wird Personal abgebaut, es wird Outsourcing betrieben, es wird automatisiert und rationalisiert. Wozu? Zu dem Zweck, daß die, die noch da sind, die "gewonnene" Zeit mit der Bearbeitung elektronischer Zeitschriften verbringen?
Mit diesem Artikel ist die Hoffnung verbunden, daß sich durch mehr Erfahrungsaustausch - möglichst im Rahmen des Forum Zeitschriften (s. M. Wiesner: Startschuß für das Forum Zeitschriften, in Bibliotheksdienst ; 33.1999,4) - die Arbeit für den einzelnen Sachbearbeiter vom Produkt des Einzelkämpferdaseins zum Produkt einer Solidargemeinschaft entwickelt.
Es wird hier schwerpunktmäßig die Rede sein von elektronischen Zeitschriften, die die Bibliothek auch als Print-Abonnement hält, und von Zeitschriften, deren Volltexte ohne Aufpreis zur Print-Ausgabe den Bibliotheken zur Verfügung gestellt werden. Zum einen, weil es (so gut wie) keine kommerziellen Verlage gibt, die print only, online only und print&online getrennt voneinander anbieten, zum anderen, weil die Bibliothek der Universität Konstanz aus gutem Grund ihr spärliches Geld nicht für Parallelausgaben sondern für ein möglichst breit gefächertes Angebot von Abonnements ausgibt, der Autorin also kaum Erfahrungen über aufschlagspflichtige Online-Ausgaben vorliegen.
Eine Bibliothek läßt sinnvollerweise ihre Zeitschriften-Abonnements über eine Agentur laufen. Die Vorteile liegen auf der Hand und sind allseits bekannt: Man hat in der Agentur einen Partner, der alle Korrespondenz (Bestellungen, Rechnungen, Reklamationen, Abbestellungen) mit den verschiedenen Verlagen übernimmt.
Bei den elektronischen Zeitschriften erlebt man nun das Phänomen, daß es Verlage gibt, die sich weigern, ihre Online-Versionen gleich den Print-Ausgaben über Agenturen dem Endabnehmer zur Verfügung zu stellen. Ausnahmen bilden z.B. Blackwell, Sage und Taylor & Francis. Diese Verlage haben es den Agenturen gestattet, die Volltexte auf die agentureigenen Server zu spiegeln und als Provider für deren Titel zu fungieren. Springer ermöglicht den Bibliotheken über die Systeme der Agenturen auf Springer-LINK zuzugreifen. Alle anderen Verlage verlangen von den Bibliotheken, daß sie sich bei ihnen selbst registrieren. Das kann über ein License Agreement erfolgen oder direkt online. Diese Online-Registrierung kann wiederum für jeden Titel einzeln erforderlich sein, oder dem Verlag genügt die Angabe einer Subscriber Number, die für alle von einer Agentur für die Bibliothek bestellten Titel gilt (z.B. Oxford University Press und Cambridge University Press. Ausnahmen und Komplikationen zu diesen zwei Verlagen folgen später).
Am Beispiel der Bearbeitung der elektronischen Zeitschriften des Verlags Wiley soll einmal exemplarisch dargestellt werden, welche Arbeitsschritte notwendig sind, um schlußendlich die Volltexte an der Universität anbieten zu können.
Der Verlag weigert sich also, mit den Agenturen zusammenzuarbeiten. Er sucht den Kontakt zum Endabnehmer, dem Leser der Zeitschrift. Genauer gesagt, das Geld läßt er sich natürlich weiterhin von den Agenturen überweisen, nur möchte er gern die Kontrolle darüber haben, wer genau wie oft welchen Aufsatz welcher Zeitschrift anklickt.
Die Bibliothek spielt dabei nur noch eine untergeordnete Rolle. Sie darf die Zeitschrift nicht für die ganze Universität registrieren, sondern jeder, der sich für die Zeitschrift interessiert, muß dies selbst beim Verlag tun und während des Registrierungsvorgangs dem Verlag somit jede Menge persönlicher Daten übermitteln, an die der Verlag anders nie kommen würde. Das Ziel ist klar (es folgt eine noch nicht dementierte These): Der Verlag erfährt, welche Inhalte welcher Zeitschriften besonders gefragt sind. Er kann so die Preisgestaltung steuern. Häufig angeklickte Zeitschriften werden viel teurer, selten aufgerufene Titel werden nur einfach normal teurer.
Der von Wiley angegebene Mehrwert einer persönlichen Registrierung liegt in der Möglichkeit für den Leser, sich eine persönliche Homepage anzulegen. Nach Rücksprache mit einigen an den Wiley-Titeln interessierten Bibliotheksbenutzern konnte bisher kein Bedarf nach einer solchen Homepage festgestellt werden.
Als Sachbearbeiter bekommt man vom Verlag die Liste der Titel, die der Verlag als solche identifiziert hat, daß sie von der Bibliothek in Papierform abonniert werden. Dazu erhält man - alles auf englisch, obwohl der Verlag eine deutsche Niederlassung hat - eine ganze Menge Papier, worin dem Sachbearbeiter erklärt wird, was er tun muß, damit eine begrenzte Anzahl von PCs auf die Online-Versionen dieser Titel zugreifen kann. Es ist nämlich nicht damit getan, daß sich jeder Leser noch einmal selbst registrieren muß. Es darf auch nur eine bestimmte Anzahl von untergeordneten PC-Gruppen, sog. Class C IP-Ranges sein. Zuerst muß man dem Verlag also die Auswahl der IP-Ranges mitteilen. Wenn man sich damit nicht zufrieden geben mag, sondern den Zugriff campusweit (Class B IP-Range) ermöglichen möchte, folgt ein langer Weg durch die Instanzen des Verlages. Es gehört auch das Glück dazu, daß man nach erfolglosen eigenen Versuchen von einer netten Kollegin aus einer anderen Bibliothek, die diesen Gang schon hinter sich gebracht hat, erfährt, an wen genau man sich bei dem Verlag wenden muß und welcher Text des Schreibens am meisten Erfolg verspricht.
Wochen, nachdem man eine entsprechende Korrespondenz geführt hat, bekommt man die erlösende Mail, daß nun der Zugriff campusweit gestattet ist. Als nächstes muß man die vom Verlag im Internet vorbereitete Registrierungsseite herunterladen und im Bibliotheksnetz installieren. Im Readme jedes betroffenen Titels muß der Link zu dieser Seite verankert werden. Bei 50 Zeitschriften, auf die die Bibliothek eine Zugriffsberechtigung hat, müssen also 50 zusätzliche Links gelegt werden.
In der Zwischenzeit sollte man den eigenen Bestand nach Titeln dieses Verlags durchsucht haben. Denn dabei wird man feststellen, daß einige Zeitschriften abonniert sind, die gar nicht in der vom Verlag geschickten Liste enthalten sind. Woran liegt das? Der Verlag konnte natürlich nur diejenigen Titel identifizieren, deren einzelne Hefte er der Bibliothek direkt zuschickt. Wenn die Bibliothek also Kunde einer Agentur mit Direktlieferung und einer anderen Agentur mit Konsolidierungsservice ist, dann fehlen in der Liste all die Titel der letztgenannten Agentur. Hier muß der Sachbearbeiter Kontakt mit der Agentur aufnehmen und sie bitten mitzuteilen, mit welcher Rechnungsnummer der Verlag die Agentur belastet hat und mit welcher Schecknummer sie die Forderung beglichen hat. Diese Daten müssen dem Verlag mitgeteilt werden. Nur wenn der Verlag diese Nummern in den eigenen Unterlagen wiederfindet, besteht die Chance, daß er der Bibliothek auch diese Titel freigibt.
Sollte die Bibliothek dazu übergehen, alle Abonnements eines Verlages bei einer Agentur zu konzentrieren? Vor der Einführung der elektronischen Zeitschriften war es im Prinzip egal, ob die Bibliothek Titel eines Verlages bei verschiedenen Lieferanten abonniert hat. Nun aber ist es wichtig, ob z.B. alle Blackwell-Titel bei der Agentur laufen, die vom Verlag als Provider akzeptiert ist. Sollte dies nicht der Fall sein, muß man entscheiden, ob umbestellt werden muß, oder ob man in Kauf nimmt, daß nicht alle Blackwell-Titel online zur Verfügung stehen. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, das Print-Abonnement weiterhin bei der bisherigen Agentur zu belassen und eine andere Agentur als Provider zu nutzen. Aber dies ist selbstverständlich mit zusätzlichen Kosten verbunden. Denn die Agenturen verdienen nichts an den Online-Versionen solcher Titel, deren Volltexte ohne Aufschlag erhältlich sind. Sie werden also ihre Nutzung als Provider der Bibliothek in Rechnung stellen.
Viele Probleme gibt es erst gar nicht, wenn die Bibliothek Kunde einer einzigen Agentur ist. Dies ist aber wohl desto seltener der Fall, je größer die Bibliothek ist. Jede Agentur verfügt mittlerweile über ein eigenes System, die bei ihr abonnierten Online-Versionen den Bibliotheken zur Verfügung zu stellen. Dies reicht von einer einfachen Titelliste bis hin zu einem ausgefeilten System, das dem Nutzer die sachliche Suche quer durch den gesamten Titelbestand des Systems ermöglicht. Denn bis hin zur Abstract-Ebene kann jeder die Artikel durchsuchen, gleich ob die Zeitschriften an der Bibliothek der Universität abonniert sind. Agenturen, die über solch ein System verfügen, sind z.B. EBSCO mit EbscoOnline oder Swets & Zeitlinger mit SwetsNet. Da es dem Bibliotheksbenutzer völlig gleich ist, über welche Agentur die Bibliothek ihre Zeitschriften bezieht, kann man ihm natürlich alle verfügbaren Systeme anbieten. Dafür bedarf es aber gezielter Schulung. Es wird dem Benutzer wohl unvermittelbar bleiben, daß er in einem System suchen kann, in manchen Fällen aber nicht von dem System aus auf die Volltexte gelangen wird, obwohl die Zeitschrift nachweislich online verfügbar ist, daß er dafür entweder das System wechseln muß oder, wenn es sich um eine Zeitschrift handelt, die über keines der Systeme sondern von der Bibliothek direkt registriert ist, daß er auf die bibliothekseigene Liste gehen muß, um an die Volltexte zu gelangen. Solche Umstände sollten besser auch gar nicht vermittelt werden wollen. Die Sinnhaftigkeit solcher ausgefeilten Systeme muß zumindest so lange angezweifelt werden, wie nicht alle Verlage diese Systeme als Provider akzeptieren, der gesamte Volltext-Bestand einer Bibliothek an elektronischen Zeitschriften also keinesfalls über dieses eine System erreichbar ist, selbst wenn die Bibliothek alle Titel von einer einzigen Agentur bezöge.
Doch zurück zu der alltäglichen Arbeit, um der elektronischen Zeitschriften überhaupt habhaft zu werden. Im Moment geht es ja erst einmal darum, den vorhandenen Bestand an Print-Zeitschriften auch online verfügbar zu machen. Wie erfährt man überhaupt, ob und welche Titel es elektronisch gibt? Da sind natürlich die Benutzer und die Fachreferenten. Dann erhält man von den Agenturen Mitteilungen, welche Zeitschriften elektronisch verfügbar sind. Und es gibt die Möglichkeit, über die Homepages der Verlage die online publizierten Titel herauszusuchen.
Der verlagsweise Abgleich ist günstig, da alle Titel eines Verlages in der Regel gleich bearbeitet werden müssen. (Eine Ausnahme bildet hier z.B. Oxford University Press. Für das dort erscheinende EMBO Journal muß eine gesonderte Registrierung vorgenommen werden. Man braucht hier also eine Subscriber Number für alle "normalen" Titel und eine andere für das EMBO Journal.) Der Abgleich ist natürlich sehr zeitaufwendig. Daher sollte man zuvor in Erfahrung bringen, ob sich die Mühe überhaupt lohnt. Das heißt, daß solche nicht auf einzelne Titel bezogenen Aktionen nur sinnvoll sind, wenn die Online-Ausgaben ohne Aufpreis zum Print-Abonnement erhältlich sind. Und man muß wissen, unter welchen Bedingungen der Verlag die Volltexte zur Verfügung stellt. Diese Informationen erhält man entweder von seiner Agentur oder von der Homepage des Verlags. Es gibt mittlerweile auch mehrere Listen im Internet, die Verlage auflisten und kurz deren Online-Politik beschreiben.
Jeder in der Verlagsliste angegebene Titel muß zuerst am eigenen Bestand überprüft werden, ob und wo er abonniert ist. Danach muß jede beteiligte Agentur um Mitteilung der Subscriber Numbers oder um Aufnahme der Titel in ihrem System oder um Zusendung eines License Agreements gebeten werden.
Am Beispiel von Oxford University Press und Cambridge University Press kann kurz beschrieben werden, mit welchen Überraschungen beim Registrierungsvorgang zu rechnen ist. Wenn man Kenntnis von den Subscriber Numbers hat, kann die Registrierung beginnen. Dabei hat man keinen Einfluß darauf, welche Titel vom Verlag über diese Nummern identifiziert werden. So, wie es passieren kann, daß man Zugriff auf Zeitschriften erhält, die die Bibliothek gar nicht abonniert hat, so ist es um so wahrscheinlicher, daß längst nicht alle Titel angezeigt werden, die von der Bibliothek gehalten werden. Zur Illustration mögen diese Zahlen dienen: Von 60 Abonnements bei OUP werden der Bibliothek nur 25 online zugestanden. Da nützen auch Anfragen bei der E-Mail-Adresse nichts, die auf der Registrierungsseite angegeben ist. Man wird mit der standardisierten Antwort abgefertigt, daß nach und nach weitere Titel dem Online-Account hinzugefügt werden und man es immer mal wieder probieren solle. Nach über sechs Monaten kann berichtet werden, daß auch das Probieren noch keine weiteren Titel erbracht hat.
Cambridge University Press ist diesbezüglich zuverlässiger. Jedoch wird man hier vor das Problem gestellt, daß CUP nur die eine Domain akzeptiert, von der aus die Registrierung vorgenommen wurde. Das bedeutet, daß der Rechner des Verlags beim Registrierungsvorgang die IP-Adresse des registrierenden PCs als Teil der Domain erkennt, die er von da an als Volltext-Berechtigte akzeptiert. Dies ist allerdings nur für solche Bibliotheken ein Problem, die über einen eigenen, dem Rechenzentrum der Universität nicht angehörigen Server verfügen. Alle anderen Bibliotheken können sich eines eigenen Proxy-Servers bedienen, um die Titel campusweit zu registrieren. Es bleibt trotzdem die Frage, warum der Verlag überhaupt auf dieser Registrierungstechnik besteht. Während eines Gesprächs auf der letzten Frankfurter Buchmesse zeigten sich zwei Verlagsmitarbeiter verständnisvoll für die dadurch entstehenden Probleme und versprachen sich der Sache anzunehmen. Bis heute ist - auch auf mehrfaches Nachfragen - nichts geschehen. Alle E-Mails blieben absolut unbeantwortet. Bis heute ist es also so, daß Interessenten der Online-Titel von CUP nur an PCs der Bibliothek Zugriff auf die Volltexte haben. Und auch dafür brauchen sie noch Username und Password.
Am meisten Glück hat man als Sachbearbeiter, wenn eine elektronische Zeitschrift zu registrieren ist, die die Online-Version einer der amerikanischen Gesellschaftsverlage ist, die sich unter der HighWire Press zusammengeschlossen haben. Hier genügt nämlich lediglich die Subscriber Number, um damit die Zeitschriften online zu registrieren. Nach Eingabe dieser Subscriber Number wird vom Rechner des Verlags sogleich die Institution identifiziert, für die man die Registrierung vornimmt. Es müssen nun noch Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Kontaktperson angegeben und eine Username/Password-Kombination ausgewählt werden. Bei der Angabe der IP-Adressen ist man frei, eine Class B IP-Range, mehrere einzelne Class C IP-Ranges oder individuelle IP-Adressen anzugeben. Man bekommt umgehend eine E-Mail als Bestätigung, daß der Registrierungsvorgang erfolgreich abgeschlossen wurde, und hat ab sofort Zugriff auf die Volltexte. Diese Bestätigung sollte noch irgendwie archiviert werden, weil man bei Rückfragen unbedingt Username und Password angeben muß, um schnelle Hilfe zu bekommen.
Es ist also nötig, vor allem bei Neubestellungen von Print-Zeitschriften über die Online-Politik des Verlages Bescheid zu wissen. Folgende Checkliste mag dabei helfen:
Davon abgesehen ist es unbedingt empfehlenswert, für die elektronischen Zeitschriften eine eigene Form von verwaltungsinternem Erwerbungssystem zu führen. Es ist ja bei weitem nicht so, daß gleich auf die erste Anfrage nach einer Subscriber Number diese postwendend mitgeteilt wird oder daß kurze Zeit nach Absendung des License Agreements der Online-Zugriff bestätigt wird. Es muß also immer wieder reklamiert werden. Und selbst wenn die Titel laufen, sollten sie nicht aus diesem System entfernt werden, denn z.B. all die Usernames und Passwords, die man für die verschiedenen Titel während der Online-Registrierungen gewählt hat, müssen irgendwo dokumentiert werden. Es hat sich herausgestellt, daß es am besten ist, einen Titel in dieses System mit aufzunehmen, sobald man Kenntnis davon hat, daß es ihn in elektronischer Form gibt, egal, ob er z.Zt. bereits für die eigene Bibliothek in Frage kommt. Denn so kann man Benutzeranfragen auch über nicht verfügbare Titel in kürzester Zeit beantworten. Und es läßt sich eine Dokumentation anlegen, wie z.B. der Verlag Nature von strikter Ablehnung eines institutionellen Zugangs im Laufe der Zeit immer weiter abgewichen ist und ihn nun sogar für alle Zeitschriften frei anbietet.
Zusammenfassend ist festzustellen, daß die Bearbeitung elektronischer Zeitschriften nur mit erheblichem Zeitaufwand erledigt werden kann und, wenn überhaupt, dann nur sehr schwer in die konventionellen Abläufe der Zeitschriftenbearbeitung zu integrieren ist. Zudem steht und fällt die Bewältigung dieser Arbeit ganz entschieden mit der guten Zusammenarbeit mit den beteiligten Agenturen.
Läßt sich für die Bearbeitung konventioneller Zeitschriften ziemlich genau sagen, wieviel Zeit der Sachbearbeiter für die einzelnen Arbeitsschritte benötigt, so fällt die Beantwortung der Frage nach dem Zeitaufwand für elektronische Zeitschriften um ein Vielfaches schwerer, da es hier immer ganz auf den Verlag ankommt. Die Vereinheitlichung und damit Rationalisierung der Bearbeitungsschritte und deren Abfolge durch die Einbeziehung von Agenturen wird zumindest großenteils durch den Zwang zur direkten Kontaktaufnahme mit den Verlagen wieder zunichte gemacht. Man muß nicht nur die Konditionen der einzelnen Verlage kennen, nein, es ist auch gut, wenn man von jedem größeren oder für die einzelne Institution wichtigen Verlag die Kontaktperson und deren E-Mail-Adresse kennt.
Problembereiche, die hier gar nicht angesprochen wurden, um den Rahmen nicht zu sprengen, sind die Archivierung, das weite Feld der Lizenzverträge, der Konsortien und der Nutzungsstatistiken.
Es bleibt nur zu hoffen, daß dem hohen Personalaufwand, der nötig ist in den einzelnen Bibliotheken, Rechnung getragen wird.
