Wolfgang Vogt
Einführung
Seit Herbst 1996 führt die Hessische Landes- und Hochschulbibliothek Darmstadt ein Verfilmungsprojekt bestandsgefährdeter Architektur- und Technikzeitschriften des 19. und frühen 20. Jahrhunderts durch. Dieser Themenschwerpunkt bot sich an, weil die Bibliothek aus dieser Zeit sehr umfangreiche Bestände aus diesen Gebieten besitzt. Sie stammen teils aus der alten Bibliothek der Technischen Hochschule in Darmstadt, teils aus der Landesbibliothek des Großherzogtums Hessen, wo sich um die Jahrhundertwende unter Großherzog Ernst-Ludwig ein regelrechter "Jugendstil-Bauboom" entwickelt hatte. Leider sind alle Druckwerke seit Einführung der holzschliffhaltigen Papiere vom säurebedingten Papierzerfall bedroht. Viele Zeitschriften waren daher schon von der Benutzung ausgeschlossen oder zumindest stark eingeschränkt worden. Deshalb wurde Anfang 1996 bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) ein Projekt zur Mikroverfilmung dieser Zeitschriften im Förderprogramm "Erhaltung gefährdeter Bibliotheksbestände" beantragt.
Im folgenden soll nun ein Erfahrungsbericht über die praktische Arbeit des noch laufenden Projektes in Darmstadt gegeben werden.
Projektvorbereitung
Vor Beginn des Verfilmungsprojektes waren umfangreiche Vorarbeiten erforderlich. Dazu gehörten die Auswahl des zu verfilmenden Bestandes, die Projektorganisation mit Festlegung von Arbeitsabläufen und Verantwortlichkeiten und die Ermittlung des Zeit- und Kostenrahmens. Sehr hilfreich in dieser Phase waren die Merkblätter zur Antragstellung, die von der DFG verschickt werden, oder im Internet unter http://www.dfg.de einzusehen sind.
Auswahl des zu verfilmenden Bestandes
Die LHB Darmstadt ist eine klassische Magazinbibliothek, in der Monografien und Zeitschriften nach Numerus Currens aufgestellt sind. Deshalb mußten die Zeitschriften zu den Themen Architektur und Bauwesen über den alten Sachkatalog (Eppelsheimer) ermittelt werden. Anschließend waren der Erhaltungszustand, die Anzahl an physischen Bänden, sowie die Vollständigkeit im geplanten Verfilmungszeitraum zu ermitteln. Dabei fiel auf, daß die Jahrgänge am Ende der beiden Weltkriege auf besonders schlechtem und brüchigem Papier gedruckt wurden. Auch eingebundene Beilagen wiesen häufig fortge-schrittenen Zerfall auf, während die Normalausgabe sich noch in besserem Zustand befand. Insgesamt bot sich ein sehr inhomogenes Schadensbild, weshalb es einige Mühe bereitete, den von der DFG geforderten "Berichtsbogen zur Schadensprüfung..." zutreffend auszufüllen.
Schließlich wurde eine Liste mit Titeln erstellt, die einerseits dem fachlichen Schwerpunkt der geplanten Antragstellung entsprachen, andererseits sich in so schlechtem Erhaltungszustand befanden, daß eine Verfilmung erforderlich erschien. Um Doppelverfilmungen zu vermeiden, wurden diese Titel an der EROMM (European Register Of Microform Masters) -Datenbank auf bereits erfolgte Verfilmungen überprüft. Die Liste findet sich auf der homepage der Hessischen Landes- und Hochschulbibliothek Darmstadt unter: http://www.tu-darmstadt.de/ze/bib/lhb/
Kein einziger Titel war bisher verfilmt worden, wodurch sowohl der Themenschwerpunkt als auch der Verfilmungszeitraum eine Bestätigung fanden.
Fremdfirma oder studentische Hilfskräfte?
Vor Antragstellung mußte auch entschieden werden, ob die Verfilmung von einer Fremdfirma oder mit eigenen Mitteln durchgeführt werden sollte. Aus organisatorischen Gründen und aus Kostengründen wurde in Darmstadt der Weg mit studentischen Hilfskräften in der Fotowerkstatt der LHB gewählt. Es stand bereits eine Mikrofilmkamera Typ OK 301 von der Firma Zeutschel zur Verfügung, die bisher zur Handschriftenverfilmung benutzt wurde und auf der noch Kapazitäten frei waren. Zudem wurde im Laufe des Projektes aus eigenen Mitteln eine gebrauchte Entwicklungsmaschine Typ Agfa Copex FP500 erworben, die nun auch für alle anderen Verfilmungsarbeiten genutzt wird. Damit waren alle erforderlichen Voraussetzungen für eine Verfilmung im eigenen Haus in Eigenregie gegeben.
Projektumfang und Antragstellung bei der DFG
Insgesamt sollten 35 Zeitschriftentitel, bestehend aus 1.080 physischen Bänden, aus dem Bestand der LHB Darmstadt verfilmt werden. Bei einem angenommenen Mittelwert von 400 Seiten pro Band ergab sich eine Gesamtseitenzahl von 432.000 Seiten, was 216.000 Mikrofilmaufnahmen entspricht. Bei einer angenommenen Stundenleistung von durchschnittlich 216 Aufnahmen errechnet sich ein Stundenbedarf von 1000 Arbeitsstunden reine Verfilmungszeit, die bei der DFG als Personalmittel für studentische Hilfskräfte beantragt wurden. Dazu kamen Materialkosten und Kosten für das Duplizieren der Originalfilme als Sachmittel. Die DFG fördert nur 50% der tatsächlichen Projektkosten, der Rest muß von der beantragenden Bibliothek als Eigenleistung aufgebracht werden. Von der LHB Darmstadt werden die folgenden Arbeiten in Eigenleistung erbracht:
Im August 1996 wurde das Projekt von der DFG unter folgenden Auflagen bewilligt: Um Qualitätsschwankungen bei der Verfilmung mit studentischen Hilfskräften zu erkennen und zu vermeiden, müssen jeweils Stichproben von Filmrollen an das Institut für Zeitungsforschung zur Qualitätskontrolle geschickt werden. Bestandslücken der LHB Darmstadt sollen durch Bestände der TIB Hannover geschlossen werden, so daß jeder zu verfilmende Titel nach Möglichkeit vollständig verfilmt wird.
Projektablauf
Lückenergänzung
Durch diese sehr sinnvolle Forderung der DFG liegen nun die verfilmten Zeitschriftentitel lückenlos als Mikrorollfilm vor. Dies hat allerdings erhebliche Zusatzarbeit verursacht, da die Bestandslücken rechtzeitig zur Verfilmung über Fernleihe beschafft werden mußten und auch vom Umfang her die Bände bei Antragstellung nicht eingeplant waren. Gedankt sei hier den Kollegen an der TIB Hannover und einer Reihe weiterer Bibliotheken für die unkomplizierte Überlassung uns fehlender Bestände.
RAK-Aufnahme im Vorspann und Split Entry der ZDB-Titelaufnahmen
Im Vor- und Nachspann jeder Filmrolle soll eine RAK-Aufnahme des Zeitschriftentitels mitverfilmt werden. Die RAK-Aufnahmen wurden aus der ZDB ausgedruckt und zusammen mit den eigenen Bestandsangaben, bei Bestandslücken unter Nennung der lückenergänzenden Bibliothek, verfilmt. Das System des "Split-Entry", das in der ZDB angewendet wird, führt dazu, daß eine Zeitschrift durch Titeländerungen unter Umständen in mehrere getrennte Zeitschriften zerlegt wird, obwohl sie in vielen Bibliotheken auf einer Signatur steht. Wenn in derartigen Fällen die einzelnen Zeitschriften eindeutig als Vorgänger und Fortsetzungen erkennbar waren, so haben wir diese in einem Zug und mit einer Mikrofilmsignatur verfilmt, weil dadurch die Übersichtlichkeit beim Bestand der Mikrofilmrollen erhöht wird. Im Vor- und Nachspann haben wir in diesen Fällen alle dazugehörenden RAK-Aufnahmen mitverfilmt.
Stichprobenprüfung auf regelgerechte Verfilmung
Auch die von der DFG geforderte Stichprobenprüfung durch eine unabhängige Institution hat sich als sinnvoll erwiesen. Bei allen bisher an das Institut für Zeitungsforschung in Dortmund eingesandten Stichproben wurde uns bestätigt, daß die Verfilmung aus technischer Sicht den Standards entspricht. Der Thiosulfatgehalt nach Entwicklung wurde in Stichproben an der LHB Darmstadt selbst bestimmt, wobei die Werte unterhalb der Nachweisgrenze lagen. Allerdings gab es bei den ersten Titeln Unklarheiten über Reihenfolge, Lage und Inhalt der einzelnen Vor- und Nachspannblätter. Aufgrund der Anregungen vom Institut für Zeitungsforschung in Dortmund wurde eine genaue Ablaufbeschreibung für die studentischen Hilfskräfte erstellt, die die Vorgaben der DIN 19057 (Verfilmung von Zeitungen) und die Vorgaben der DFG (früher: Merkblatt für Antragsteller 10.1 Anhang B 12 jetzt: DFG-Vordruck 1.451 Anhang B) anschaulich darstellt. Ebenso erhielten wir Hinweise zu einer übersichtlichen Beschriftung der fertigen Filmdosen, wo jeweils oben und auf der Seite ein Etikett anzubringen ist. Die genaue Abklärung dieser formalen Details ist wichtig und erleichtert die spätere Archivierbarkeit und Benutzbarkeit der Filmrollen deutlich.
Setzen von Bildmarken (Blips) für spätere Digitalisierung
Inhaltliche Bestandssicherung auf Mikrofilm ist bisher unbestritten das Verfahren mit der besten Langzeitarchivierbarkeit. Leider ist die Benutzbarkeit der Filme am Reader-Printer eingeschränkt, weil derartige Geräte teuer sind und deshalb oft nicht zur Verfügung stehen. Viele Benutzer wünschen elektronisch abrufbare Volltexte an ihren Arbeitsplätzen. Vom Mikrorollfilm können mit Filmscannern problemlos elektronische Dokumente angefertigt werden. Werden bei der Verfilmung bereits entsprechende Blips an jeder Aufnahme (Doppelseite eines Zeitschriftenbandes) gesetzt, so ist später sogar eine automatische Digitalisierung einer ganzen Filmrolle möglich, weil der Scanner "weiß", wo die nächste Seite beginnt. Deshalb wurden im Hinblick auf eine spätere automatische Digitalisierung und Erschließung an jeder Aufnahme und bei den Inhaltsverzeichnissen entsprechende Blips gesetzt und im Verfilmungsprotokoll festgehalten. Um innerhalb einer Filmrolle Bände und Hefte abgrenzen zu können, wurden jeweils Leeraufnahmen eingefügt. Diese Strukturierungen der oft über 1000 Aufnahmen auf einer Filmrolle sollen später die Übersicht erleichtern.
Begleitende Restaurierungsmaßnahmen
Die Hessische Landes- und Hochschulbibliothek Darmstadt besitzt neben einer Fotowerkstatt auch eine gut ausgestattete Restaurierwerkstatt. Dadurch ist es möglich, jederzeit während der Verfilmungsarbeiten die Restauratoren zu Rate zu ziehen oder aufgetretene Schäden an Einbänden, einzelnen Seiten, Ausfaltplänen und -karten umgehend zu beheben. Beispielsweise mußten bei einigen Architekturzeitschriften die großen eingeklappten Grundrißzeichnungen einzeln herausgelöst werden, da sonst die Falzkanten beim Verfilmen gebrochen wären. Bei derartigen unvorhergesehenen Schwierigkeiten werden die Vorteile einer Verfilmungsmaßnahme im eigenen Haus gegenüber einer Fremdvergabe außer Haus besonders deutlich.
Duplizieren der Originalfilme
Das Duplizieren der Originalfilme kann nicht in der Fotowerkstatt der LHB Darmstadt durchgeführt werden und wird deshalb außer Haus vergeben. Mit den Sachmitteln der DFG-Förderung wird ein Duplikatfilm (printing master) als 35-mm-Silberhalogenidfilm auf Polyesterunterlage und eine Benutzungskopie als 35-mm-Diazofilm schwarz hergestellt, so daß wir zusammen mit dem Originalfilm (Aufnahmefilm) drei Filme besitzen. Eine weitere Benutzungskopie aller Filmrollen wird für die TIB Hannover zum Selbstkostenpreis angefertigt. Auf Wunsch können auch für andere Bibliotheken Benutzungskopien angefertigt werden.
Nachweis der Mikrofilme in der ZDB und in EROMM
Die Benutzungskopien werden zusätzlich zur Papierausgabe als zweites Exemplar in der ZDB nachgewiesen. Sie werden dadurch für alle Benutzer der ZDB sichtbar, und von dort in den Hessischen Verbund und in das Lokalsystem Darmstadt eingespielt, wo dann das Papierexemplar im OPAC den Status "nicht ausleihbar" erhält. Zusätzlich dazu werden extra "Mikroform-Kategorien" für die Filmdaten des Originalfilms, des Silberfilmduplikates und der Benutzungskopie in der ZDB eingetragen. Diese Daten sollen vom DBI nach EROMM übertragen werden, damit Doppelverfilmungen vermieden werden können.
Lagerung der Filmrollen
Die Originalfilme (Aufnahmefilme) werden nach dem Duplizieren in einen feuerfesten Panzerschrank gesperrt und in keiner Weise mehr benutzt. Die Silberfilmduplikate werden in Stahlschränken in einem anderen Magazin als die Originalfilme aufbewahrt. Sie werden nur dann benötigt, wenn weitere Benutzungskopien gezogen werden müssen, entweder wegen eines Schadensfalles einer vorhandenen Kopie oder weil ein Benutzer oder eine Bibliothek eine Kopie bestellt. Diese Filme stehen unter dem Eigentumsvorbehalt der DFG, da überlegt wird, die Filme aller Förderprojekte an einem zentralen Ort aufzubewahren. Unser drittes Filmexemplar, die Benutzungskopien, werden ebenfalls in Stahlschränken zusammen mit anderen Mikrofilmen der LHB Darmstadt aufbewahrt. Sobald die Benutzungskopien vorhanden sind, werden die Original-Zeitschriftenbände mit Hinweis auf den Mikrorollfilm von jeglicher Benutzung gesperrt. Wir verfahren mit verfilmten Zeitschriftenbänden wie mit wertvollen Handschriften, wo eine Einsicht ins Original nur bei nachgewiesenem wissenschaftlichem Interesse gewährt wird.
Einsatz von studentischen Hilfskräften
Oft wird befürchtet, daß die Verfilmung mit studentischen Hilfskräften zu Qualitätsschwankungen führen könnte. Diese Erfahrung wurde in Darmstadt nicht gemacht, da die Verantwortung für die Aufnahmequalität bei unserem Fotografen lag, der auch jederzeit für die Studenten ansprechbar war. Die Stichprobenprüfungen am Institut für Zeitungsforschung haben bestätigt, daß die Verfilmungen technisch in Ordnung waren. Die anfänglichen Unklarheiten bzgl. der Gestaltung und Reihenfolge der jeweiligen Vor- und Nachspannblätter konnten durch Erstellen einer anschaulichen Arbeitsanleitung beseitigt werden. Meistens wurde nur mit einem Studenten gearbeitet, der in einem Protokoll die genaue Tagesleistung eingetragen hat. Dieses Protokoll verhindert besonders dann Verwirrung, wenn zwei Studenten versetzt an der gleichen Zeitschrift arbeiten. Es wurde vor allem dann eine zweite Kraft beschäftig, wenn die erste wegen Prüfungen, Vorlesungen, Urlaub o.ä. nicht die durchschnittlich erforderliche Wochenstundenzahl ableisten konnte. Die Motivation der Studenten war sehr gut, so daß teilweise bis zu 600 Aufnahmen pro Stunde bei Bänden ohne Ausfaltkarten erreicht wurden. Neben der Ersparnis und dem Risiko für Transport und Verpackung liegen die größten Vorteile einer "Inhouse-Verfilmung" jedoch darin, schnell auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können: Bei Buchschäden sind die Restauratoren zur Stelle, bei unerwartet fehlenden Seiten kann vielleicht noch mit einer im Haus vorhandenen Dublette lückenlos weiterverfilmt werden.
Kosten der Verfilmung (Kosten pro Aufnahme)
Die Kosten pro Aufnahme bei regelgerechter Verfilmungsqualität sind der übliche Vergleichsmaßstab bei Verfilmungsprojekten. Um die Kosten pro Aufnahme mit studentischen Hilfskräften mit den Kosten pro Aufnahme bei Fremdvergabe vergleichen zu können, dürfen nur die Kosten eingerechnet werden, die auch bei einer Fremdvergabe der Verfilmungsmaßnahme angefallen wären. Sämtliche Arbeiten für Projektleitung, Lückenergänzung, Katalogisierungsarbeiten, begleitende Restaurierungsmaßnahmen, usw. bleiben deshalb unberücksichtigt. Aus einer Überschlagsrechnung ergeben sich die Aufnahmekosten an der LHB Darmstadt in der folgenden Größenordnung:
| Gesamtzahl der Mikrofilmaufnahmen: | 267.793 (bis Ende August 1998) |
| Anzahl der belichteten Filmrollen: | 301 |
| Durchschnittl. Anzahl der Aufnahmen pro Filmrolle: | 890 |
| Abgeleistete Arbeitsstunden: | 910 |
| Durchschnittl. Anzahl der Aufnahmen pro Stunde: | 294 |
| Materialkosten pro Filmrolle Aufnahmefilm: | ca | 28 DM |
| Studentischer Arbeitslohn für die Belichtung einer Filmrolle (890 Aufnahmen) ca 3 Arbeitsstunden ā 15,61 DM: | ca | 47 DM |
| Entwicklungschemie und Entsorgung: | ca | 2 DM |
| Fiktiver Arbeitslohn für eine Filmentwicklung ā 10 min durch den Fotografen: | ca | 10 DM |
| Summe pro Filmrolle mit 890 Aufnahmen: | ca | 87 DM |
| Preis pro Aufnahme: | ca | 9,8 Pfg |
Für vergleichbare Leistungen hat die Bayerische Staatsbibliothek bei der Verfilmung musikwissenschaftlicher Zeitschriften durch die Firma Herrman & Kraemer etwa das Dreifache, nämlich 29 Pfg bezahlt (vgl. BIBLIOTHEKSDIENST 31.1997,10 S.1936).
Dazu kommt noch die Herstellung der beiden Duplikatfilme, sowie Etiketten, Filmdosen und Kleinmaterial für die Duplikate, die insgesamt pro Rolle Originalfilm nocheinmal mit rund 95 DM zu Buche schlagen.
Zusammenfassung
Die Verfilmungsmaßnahme an der LHB Darmstadt ist durch zwei Besonderheiten gekennzeichnet:
Zum einen werden zum erstenmal Architektur- und Technikzeitschriften des ausgehenden 19. und beginnenden 20. Jahrhunderts in größerem Umfang verfilmt und in EROMM nachgewiesen. Zum anderen erfolgt die Verfilmung in Eigenregie mit studentischen Hilfskräften. Die Erfahrungen damit sind sowohl von den Kosten, als auch von der Qualität her sehr positiv. Deshalb wird eine Fortsetzung des Projektes in gleicher Weise mit weiteren Zeitschriftentiteln geplant.
