Susanne Thier
In Zusammenarbeit mit dem Deutschen Bibliotheksinstitut (DBI) führte der Deutsche Bibliotheksverband (DBV) im April und Mai 1997 unter seinen Mitgliedern eine Umfrage zum Thema Ehrenamt durch. Ziel war es, zu dieser in der Vergangenheit oft und kontrovers diskutierten Thematik erste grundlegende Daten zu erhalten. Eine detaillierte Auswertung der Umfrage liegt nun im DBI vor, deren wichtigste Ergebnisse hier vorgestellt werden sollen. Weitere Anregungen und Materialien aus den Bibliotheken zu diesem Thema sind uns jederzeit sehr willkommen!
Gleich zu Beginn ist hervorzuheben, daß mit dieser Umfrage nur die Bibliotheken erfaßt wurden, die mit hauptamtlichem Personal ausgestattet sind (mindestens eine festangestellte Kraft mit 19,25 Wochenstunden). Ein erheblicher Anteil der Bibliotheksversorgung wird, vor allem in den ländlichen Gebieten, durch ehren- und nebenamtlich geführte Bibliotheken geleistet (die DBS/Teil D wies 1995 8.728 neben- bzw. ehrenamtlich geführte Einrichtungen nach - davon ca. 40 % in kommunaler Trägerschaft - , das sind 67 % aller Öffentlichen Bibliotheken (Einrichtungen) in Deutschland). Zahlreiche Faktoren, die bei einer ausschließlichen Ehren- bzw. Nebenamtlichkeit zu berücksichtigen sind, machen eine Differenzierung zwischen haupt- und neben- bzw. ehrenamtlich geführten Bibliotheken notwendig. Gegenstand dieser Untersuchung ist von daher zunächst die ehrenamtliche Mitarbeit in hauptamtlich geleiteten Bibliotheken.
Der Fragebogen wurde an alle 1.852 Mitglieder des DBV verschickt. Mit 643 Rückmeldungen war der Rücklauf erfreulich hoch und zeigte ein lebhaftes Interesse der Bibliotheken an der Thematik. 128 (19,9 % aller antwortenden) Bibliotheken gaben an, daß sie derzeit ehrenamtliche Mitarbeiter/innen in ihrem Bibliothekssystem beschäftigen, weitere 5 Stadtbibliotheken berichteten von einer Herauslösung einzelner, früher zum Bibliothekssystem gehörender Zweig- oder Ausleihstellen durch Übergang in andere Trägerschaft und ausschließlich ehrenamtliche Führung, 510 Bibliotheken meldeten keine ehrenamtliche Mitarbeit1), 8 davon hatten zu einem früheren Zeitpunkt ehrenamtliche Mitarbeiter/innen beschäftigt. Es erscheint durchaus wahrscheinlich - auch die zahlreichen eingegangenen Anrufe deuten darauf hin - , daß der ganz überwiegende Teil der Nichtantworter keine ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen beschäftigt und auf Grund einer daraus resultierenden Leere des Antwortbogens diesen dann gar nicht mehr zurückgeschickt hat. Eindeutig belegen läßt sich dies freilich nicht, es kann aber vermutet werden, daß der prozentuale Anteil der mit ehrenamtlichen Kräften arbeitenden Bibliotheken unter allen hauptamtlich geführten Bibliotheken tatsächlich weit geringer ist als der oben ermittelte Prozentanteil unter den Rückläufen.
Bibliotheken mit ehrenamtlicher Mitarbeit
Bei den Bibliotheken, die angaben, ehrenamtliche Mitarbeiter/innen2) zu beschäftigen, handelt es sich ganz überwiegend um Öffentliche Bibliotheken (111 von 128, davon 20 kirchliche Bibliotheken, 2 Krankenhausbibliotheken und 4 Schulbibliotheken), bei den wissenschaftlichen Bibliotheken zählen hierzu nur 10 Universal- und 4 Spezialbibliotheken. Von den Bundesländern am häufigsten betroffen ist dabei Nordrhein-Westfalen (35 Bibliotheken, gut 27 %), gefolgt von Niedersachsen (19 Bibl., knapp 15 %) und Baden-Württemberg (14 Bibl. fast 11 %), in den anderen Bundesländern sind es meist jeweils deutlich weniger als 10 der hauptamtlich geführten Bibliotheken.
Unter den Öffentlichen Bibliotheken sind Bibliotheken in den unterschiedlichsten Ortsgrößen betroffen, allerdings - stellt man die Zahlen einmal in Relation zu den an die Deutsche Bibliotheksstatistik meldenden Öffentlichen Bibliotheken mit hauptamtlichem Personal (DBS/Teil A, 1996) - in durchaus unterschiedlicher Intensität:
| Städte und Gemeinden | ÖB mit hauptamtl. Personal (DBS) | ÖB mit hauptamtl. Personal und eM | ||
| absolut | % | absolut | % | |
| >300.000 EW | 35 | 1,7 | 6 | 5,4 |
| 300-100.000 EW | 111 | 5,4 | 17 | 15,3 |
| 99-50.000 EW | 130 | 6,3 | 16 | 14,4 |
| 49-10.000 EW | 990 | 48,1 | 62 | 55,9 |
| <10.000 EW | 794 | 38,5 | 10 | 9,0 |
Träger der mit ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen arbeitenden hauptamtlich geführten Bibliotheken sind, darauf läßt auch die Differenzierung nach Bibliothekstypen schließen, in deutlicher Mehrzahl die Kommunen (87 von 128) sowie die Kirchengemeinden (19 von 128). Einige, insbesondere wissenschaftliche Spezialbibliotheken, befinden sich in privatwirtschaftlicher Trägerschaft (6 von 128), aber auch unterschiedliche gemischte Trägerschaften wurden angegeben: neben der geläufigeren kombinierten kommunal-kirchlichen Trägerschaft (3 von 128) gab es auch einzelne Angaben einer kombinierten kommunal-privatwirtschaftlichen (Stadt und Verein) und kombinierten kirchlich-privatwirtschaftlichen (Kirchengemeinde und Verein) Trägerschaft. Auch hier ist zu beachten, daß Vereine, die geschlossene Bibliotheken in ihre Trägerschaft übernommen haben und ausschließlich ehrenamtlich weiterführen, nicht enthalten sind, sondern nur Bibliotheken mit hauptamtlichem Personal.
Ehrenamtliche Mitarbeiter/innen in den Bibliotheken
Sehr häufig beschäftigen die betroffenen Bibliotheken nur eine/n ehrenamtliche/n Mitarbeiter/in (36 von 128 Bibliotheken, d.s. 28 %), insgesamt werden in etwa der Hälfte der Bibliotheken mit ehrenamtlichen Mitarbeitern nicht mehr als 3 Ehrenamtliche (66 von 128 Bibl.) beschäftigt. Dies läßt bereits, wie sich später noch deutlicher zeigen wird, auf einen häufig sehr eng und deutlich eingeschränkten Arbeitsbereich ehrenamtlicher Mitarbeiter/innen in Bibliotheken schließen. Teams von 4 und mehr eM (bis zu 10) sind in weiteren 30 Bibliotheken beschäftigt, Teams von mehr als 10 eM sind in 27 Bibliotheken tätig, darunter sind 7 Bibliotheken, die Teamgrößen von mehr als 30 ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen haben (bis hin zu 70 eM).
Insgesamt gesehen arbeiten in den Bibliotheken mit eM durchschnittlich 8 eM, weit aussagekräftiger aber ist eine Differenzierung nach Bibliothekstypen: Während in den wissenschaftlichen Bibliotheken die Teamgrößen durchschnittlich bei weniger als 5 eM liegen (4,5), ähnlich wie bei den kommunalen Öffentlichen Bibliotheken (4,9) und bei den Patientenbibliotheken (4), sind in den Kirchlichen Öffentlichen Bibliotheken durchschnittlich 22 eM beschäftigt. Doch auch innerhalb der Gruppe der kommunalen Öffentlichen Bibliotheken gibt es erhebliche Unterschiede: Bestehen die Teams eM in den Öffentlichen Bibliotheken in Gemeinden mit weniger als 50.000 Einwohnern durchschnittlich aus 3 eM und der Öffentlichen Bibliotheken in Städten und Gemeinden zwischen 50.000 und 200.000 Einwohnern aus durchschnittlich 5 eM, so sind in den Öffentlichen Bibliotheken der Großstädte (über 200.000 EW), die ehrenamtliche Mitarbeit gemeldet haben, die Teams mit durchschnittlich 18 eM ganz erheblich größer.
Der vermutete Trend, daß die ehrenamtliche Tätigkeit (auch) in den hauptamtlich geführten Bibliotheken in den letzten Jahren zugenommen hat, bestätigte sich in den Angaben bezüglich des Beginns ehrenamtlicher Mitarbeit in der Bibliothek: In mindestens 32 (der 128 diese Frage beantwortenden Bibliotheken, d. s. 25 %) werden eM erst seit 1995 oder später eingesetzt, von diesen 32 arbeiten 10 Bibliotheken erst seit diesem Jahr mit eM. Weitere 26 haben mit der ehrenamtlichen Mitarbeit zwischen 1994 und 1990 begonnen (über 20 %), so daß also fast jede zweite hauptamtlich geleitete Bibliothek, die gegenwärtig eM einsetzt, dies frühestens seit 1990 tut (45 %), mit sehr deutlich steigender Tendenz seit dem Jahre 19953). Umgekehrt gibt es aber auch eine große Zahl von hauptamtlich geleiteten Bibliotheken, bei denen die ehrenamtliche Mitarbeit schon seit über 20 Jahren und oft auch weit mehr bzw. seit Bestehen der Bibliothek fester Bestandteil der Bibliotheksarbeit ist. Fast ausschließlich handelt es sich hierbei um Kirchliche Öffentliche Bibliotheken, deren Tätigkeit schon vom Grundsatz her sehr stark auf ehrenamtliches Engagement ausgerichtet ist.
Angesichts der oben dargestellten, häufig sehr geringen Personenzahl bzw. jeweiligen Teamgröße ehrenamtlicher Mitarbeiter/innen in der Bibliothek (52 % der Bibliotheken nur 1-3 eM) überrascht es nicht, daß bei mindestens4). 40 (von 128, d.s. mindestens 31,5 %) der Bibliotheken der prozentuale Anteil der ehrenamtlichen Arbeit an der Arbeitszeit in der Bibliothek insgesamt bei 5 % oder darunter liegt (davon schätzten 9 Bibliotheken den Anteil der ehrenamtlichen Arbeit als unter 1 % ein). Ganz erhebliche prozentuale Anteile ehrenamtlicher Arbeit dagegen (über 20 % der Bibliotheksarbeit insgesamt) wurden aus 26 Bibliotheken gemeldet. Mit Ausnahme von 7 kommunalen Öffentlichen Bibliotheken und 3 wissenschaftlichen Spezialbibliotheken sind dies Kirchliche Öffentliche Bibliotheken, einige davon arbeiten zu 60 % und mehr ehrenamtlich.
Arbeitsbereiche und Aufgabengebiete
Der großen Spannweite an Anteilen der ehrenamtlicher Arbeit in den Bibliotheken entsprechend sind auch die Arbeitsbereiche und Aufgabengebiete, in denen ehrenamtliche Mitarbeiter/innen tätig sind, sehr breit gestreut: wo 50 % und mehr Arbeit in der Bibliothek durch eM geleistet wird, sind unterschiedlichere und weit mehr Aufgaben durch die eM zu erfüllen, als dies umgekehrt bei den zahlreichen 1 - 2 eM-Personen-Bibliotheken der Fall ist, deren eM jeweils einer einzelnen, speziellen Aufgabe nachgehen (in den Öffentlichen Bibliotheken mit 1 - 2 eM wurde hier z. B. häufig die Durchführung von Veranstaltungen und Vorlesestunden für Kinder genannt, die Betreuung hausgebundener Menschen durch mobile Buchdienste, aber auch die Führung einer Ausleihstelle, die Mitarbeit bei der Buchpflege, Ausleihe, Sortierarbeiten am Katalog u. v. a. wurden aufgeführt, während die (wenigen) wissenschaftlichen Bibliotheken mit 1 - 2 eM neben Aufsichtstätigkeiten für Institutsbibliotheken und Ausstellungen u.a. auch wissenschaftliche Arbeiten für Spezialsammlungen und Sonderkataloge als Einsatzbereiche der eM genannt haben).
In allen Bibliotheken, unabhängig von der Anzahl der eM und dem Bibliothekstyp, am häufigsten eingesetzt werden eM für Sortier- und Ordnungsarbeiten am Katalog, an Loseblatt-Sammlungen, im Magazin, aber auch für die technische Buchbearbeitung und Buchpflege (auf diese Bereiche entfielen 26,3 % der Angaben). Fast ebenso häufig liegt der Tätigkeitsbereich der eM (auch) in der Mitarbeit bei Ausleihe, Buchrücknahme, Mahnwesen und Aufsicht (25,4 %). Seltener genannt wurden die Arbeitsbereiche Veranstaltungs-/Öffentlichkeitsarbeit (12,7 %), soziale Bibliotheksarbeit, hier insbesondere mobile Buchdienste (6,8 %) und Beratung/Information (6,8 %). In Einzelfällen erstreckt sich die ehrenamtliche Mitarbeit auch auf Arbeitsgebiete wie Literaturtelefon, Kinderbetreuung oder Raumpfege.
In fast der Hälfte der Bibliotheken (56, d. s. 44 %) werden die Aufgabengebiete, in denen eM tätig sind, ausschließlich durch eM erfüllt. Noch bedeutsamer aber erscheint, daß in 39 Bibliotheken (d. s. 30,5 %) die genannten Aufgaben zu einem früheren Zeitpunkt durch bezahlte Fachkräfte wahrgenommen worden sind. Verlagerungen gab es hier fast ausschließlich im Bereich der kommunalen Öffentlichen Bibliotheken (d. s. 32 der insgesamt betroffenen 39 Bibliotheken), wo insbesondere die Aufgaben der Sortier- und Ordnungsarbeiten am Katalog und im Magazin sowie Buchpflege (19 Öffentliche Bibliotheken), aber auch Ausleihe / Buchrücknahme (13), Betreuung von Ausleihstellen (7) und Tätigkeiten in der Veranstaltungs-/Öffentlichkeitsarbeit (3), die in diesen Bibliotheken früher durch bezahlte Fachkräfte geleistetet wurden, jetzt durch ehrenamtliche Mitarbeiter/innen betreut werden.
Von der Mehrzahl der Bibliotheken, die ehrenamtliche Mitarbeiter/innen einsetzen, wird die durch die eM geleistete Arbeit als qualitativ gut eingeschätzt (82 von 128 Bibliotheken, d.s. 64 %). Während aus den Sparten wissenschaftliche Bibliotheken und Kirchliche Öffentliche Bibliotheken jeweils fast 80 % der Bibliotheken zu diesem positiven Urteil kommen, wird dieses in den kommunalen Öffentlichen Bibliotheken dagegen nur von knapp der Hälfte der Bibliotheken ausdrücklich und uneingeschränkt geteilt. Knapp 20 % der kommunalen Öffentlichen Bibliotheken beurteilen die Qualität der durch eM geleisteten Arbeit als sehr unterschiedlich und stark von Personen abhängig, weitere 20 % wollten zu dieser Frage, häufig auch wegen eines noch zu kurzen Erfahrungszeitraums, kein Urteil abgeben. Von nur wenigen wurde die ehrenamtliche Arbeit durchgängig für qualitativ völlig unzureichend gehalten.
Aus- und Fortbildung
Eine erstaunlich geringe Rolle scheint die Aus- und Fortbildung ehrenamtlicher Mitarbeiter/innen zu spielen: über 70 % der Bibliotheken mit eM gaben entweder an, daß der Zeitaufwand, den die eM für die Aus- und Fortbildung aufbringen, minimal oder gegen Null tendierend ist, oder aber sie hatten keine Werte ermittelt. Teilweise ist dies möglicherweise auf den recht häufig angeführten Einsatz ehemaliger Fachkräfte im Ehrenamt oder auch auf ein sehr eng eingegrenztes und kaum spezielle Fachkenntnisse erforderndes Einsatzgebiet der eM zurückzuführen; im Sinne einer genaueren Ressourcenplanung aber wäre eine umfassendere Ermittlung des Aus- und Fortbildungsaufwandes sicherlich hilfreich, insbesondere auch vor dem Hintergrund, daß fast 60 % der Bibliotheken mit eM angegeben haben, daß die Aus- und Fortbildung der eM ausschließlich in der Bibliothek selbst vorgenommen wird und nur in 10 % der Bibliotheken die Aus- und Fortbildung der eM auch in anderen Einrichtungen stattfindet. Mit etwa 50 Minuten im Monat wenden eM in Kirchlichen Öffentlichen Bibliotheken im Schnitt deutlich mehr Zeit für die Aus- und Fortbildung auf als eM in kommunalen Öffentlichen Bibliotheken (( ca. 15 Minuten pro Monat). Breitgefächertere Einsatzbereiche der eM in den Kirchlichen Öffentlichen Bibliotheken und ein umfangreiches Kursangebot der zentralen bibliothekarischen Einrichtungen der Kirchen für eM spielen hier sicherlich eine erhebliche Rolle.
Organisation der ehrenamtlichen Mitarbeit
Ganz überwiegend (in 74 % der Bibliotheken mit eM) ist der Einsatz der ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen auf eine längerfristige Tätigkeit angelegt (> 1 Jahr); nur in 7 % der Bibliotheken werden eM für kurzfristigere Tätigkeiten (< 1 Jahr), in weiteren 5 % für Aushilfen, Ferien- und Krankheitsvertretungen eingesetzt, in manchen anderen Bibliotheken gibt es auch gemischte Einsatzformen. Hierbei handelt es sich fast ausschließlich um wissenschaftliche Universalbibliotheken und kommunale Öffentliche Bibliotheken: knapp 1/3 der wissenschaftlichen Universalbibliotheken organisiert die ehrenamtliche Mitarbeit als kurzfristige Tätigkeit, ebenso etwa 10 % der kommunalen Öffentlichen Bibliotheken, während dies bei den kirchlichen Einrichtungen nur bei einer Bibliothek, und hier auch nur als Ergänzung zu längerfristig angelegten ehrenamtlichen Tätigkeiten, der Fall ist.
Verträge mit den ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen wurden in der ganz überwiegenden Mehrzahl der Bibliotheken (80 %) nicht abgeschlossen.
70 % der Bibliotheken gaben eine Einschätzung zu der Frage, wieviel Zeit monatlich in der Bibliothek für die Organisation der ehrenamtlichen Arbeit aufgewendet wird: danach wenden fast 14 % dieser Bibliotheken dafür gar keine Zeit auf, weitere 21 % bis zu einer Stunde monatlich. 2-4 Stunden schätzten ebenfalls 21 % der Bibliotheken als monatlichen Zeitaufwand ein, 4-8 Stunden 23 %, und mehr als 8 Stunden monatlich weitere 21 %. Während von den wenigen wissenschaftlichen Bibliotheken, die auf diese Frage geantwortet haben, der Aufwand bis auf eine Ausnahme durchgängig recht hoch (mit deutlich mehr als zwei Stunden monatlich) angegeben wurde - ein ähnliches Bild zeigt sich auch bei den Kirchlichen Öffentlichen Bibliotheken - sind die Schätzungen des Zeitaufwands in den kommunalen Öffentlichen Bibliotheken viel unterschiedlicher gestreut: hier wendet knapp die Hälfte der Bibliotheken weniger als eine Stunde monatlich für die Organisation der ehrenamtlichen Arbeit auf, weitere 38 % zwischen 2 und 8 Stunden, 15 % liegen bei mehr als 8 Stunden. Im Durchschnitt gesehen liegt der Zeitaufwand bei den kommunalen Öffentlichen Bibliotheken bei 4,6 Stunden, der durchschnittliche Wert für alle Bibliothekstypen zusammengenommen dagegen liegt bei 6,3 Stunden.
Kostenerstattungen und Aufwandsentschädigungen
Für die ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen ganz besonders, aber auch für die Ressourcenplanung in der Bibliothek ist von Bedeutung, ob den eM Kostenerstattungen oder Aufwandsentschädigungen gewährt werden können. Hier hat die Befragung ergeben, daß die Mehrzahl der hauptamtlich geleiteten Bibliotheken mit eM (64 %) keine Kosten und Auslagen erstatten, in einigen wenigen Fällen aber wurde angemerkt, daß die eM gelegentlich kleine Sachgeschenke erhalten (z. B. Bücher zu Weihnachten). In den Bibliotheken, die Kostenerstattungen und Aufwandsentschädigungen gewähren, fällt deren Höhe, sofern sie konkret beziffert werden konnte, sehr unterschiedlich aus: von 36 Bibliotheken (d. s. 28 % der Bibliotheken mit eM) liegen hierzu Angaben vor, darin erreichen die Erstattungen, die durchschnittlich pro Person im Jahr gezahlt werden, Höhen zwischen 30,- und 3.000,- DM, in einem Fall sogar noch weit darüber. In diesen obersten Bereichen erscheint der Übergang zur Erwerbstätigkeit ggf. allerdings durchaus fließend, je nach Tätigkeitsbereich und Qualifikation der ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen. Von 6 Bibliotheken werden Aufwandsentschädigungen von durchschnittlich über 2.000,- DM pro Person jährlich gezahlt, weitere 6 zahlen zwischen 1.000,- und 2.000,- DM, der allergrößte Teil der Bibliotheken jedoch liegt weit darunter (vgl. untenstehendes Diagramm).
Entschädigungen über 500,- DM wurden - mit Ausnahme einer wissenschaftlichen Spezialbibliothek - nur in kommunalen Öffentlichen Bibliotheken angegeben, wobei hier die Größe der Bibliothek kaum eine Rolle spielt. Aufwandsentschädigungen über 1.000,- DM gibt es z. B. in Bibliotheken in Gemeinden unter 10.000 Einwohnern ebenso wie in Bibliotheken in Großstädten mit über 200.000 Einwohnern.
Erfahrungen
Abschließend wurden die Bibliotheken gebeten, ihre Erfahrungen mit dem Einsatz von ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen mitzuteilen. 112 Bibliotheken haben hierauf - teilweise sehr ausführlich und mit unterschiedlichen Differenzierungen und Schwerpunkten - geantwortet. Leider ist es hier nicht möglich, alle Aspekte und verschiedenen Facetten wiederzugeben, es soll aber versucht werden, zumindest die wichtigsten und am häufigsten genannten Stichpunkte zusammenfassend aufzugreifen:
Obwohl die Erfahrungen, die mit dem Einsatz von ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen gemacht wurden, in den meisten Bibliotheken im großen und ganzen als "gut" bewertet werden (vgl. auch weiter oben die Aussagen zur Qualität der durch eM geleisteten Arbeit), wurde diese Aussage fast immer deutlich eingeschränkt, und es wurden Problemfelder bzw. auch Voraussetzungen, die für einen erfolgreichen Einsatz gegeben sein sollten, benannt.
Häufig als sehr positiv wurden vermerkt:
2) Im folgenden aus Platzgründen auch abgekürzt: eM.
3) Nur 8 der 510 Bibliotheken, die geantwortet haben, daß sie keine eM beschäftigen, gaben an, daß zu einem früheren Zeitpunkt einmal eM in der Bibliothek tätig waren.
4) Von weiteren 43 positiv antwortenden Bibliotheken lagen zu dieser Frage keine Angaben vor.
