Die neue Organisationsstruktur des Hochschulbibliothekszentrums Nordrhein-Westfalen

Eine ausführliche Beschreibung der Organisationsstruktur und den Weg ihrer Entstehung finden Sie im Aufsatz Neue Strukturen für neue Aufgaben von Klaus Marklein.

In den 25 Jahren seines Bestehens haben sich die Tätigkeiten des HBZ grundlegend verändert und erweitert. Die Organisationsstruktur konnte damit nicht mehr Schritt halten. Besonders die in den letzten Jahren hinzugekommenen Aufgaben (das HBZ als regionales Dienstleistungszentrum) machten eine Umgestaltung notwendig.
Folgende Prämissen wurden für den organisatorischen Wandel festgelegt:

• Die Fachabteilungen erhalten mehr Eigenständigkeit.
• Die Führung konzentriert sich auf Managementaufgaben.
• Insgesamt orientiert sich das HBZ an Kunden und Produkten.
• Kundenorientierte und intern wirkende Arbeitsbereiche werden jeweils für sich zusammengefaßt.
• Öffentlichkeitsarbeit und der Marktorientierung werden verstärkt.
• Betriebswirtschaftliche Steuerungsmodelle werden angestrebt.

Nach einer ausgedehnten Phase der Umgestaltung, u.a. auch mit Hilfe externer Berater, ergab sich folgende neue Aufbaustruktur:

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An der Spitze des HBZ steht zukünftig ein Vorstand aus drei Personen, der als Kollegialteam das HBZ leitet, soweit das innerhalb des rechtlichen Rahmens möglich ist.
Für die direkte Arbeitsunterstützung des Vorstandes wird ein Team Assistenz eingerichtet. Es übernimmt ebenso Teilverantwortung im Bereich Öffentlichkeitsarbeit.
Ein neues Team Steuerungsuntertützung sorgt sich vor allem um die neue Form des Miteinander innerhalb des HBZ, unterstützt bei Budgetierung, Controlling und bei Rahmenvorgaben. Dabei unterstützt es auf Antrag nicht nur den Vorstand sondern auch die Fachbereiche oder die Produktgruppen des HBZ. Die Facharbeit gliedert sich zukünftig in zwei Fachbereiche. Das sind:

• der Fachbereich Interne Dienstleistungen mit den im wesentlichen auf Zuarbeit im Hause ausgerichteten Arbeitsbereichen, sowie
• der Fachbereich Bibliotheks- und Informationsdienste, der die HBZ-Produkte erarbeitet und den Kunden gegenüber vertritt.

• Die untere Entscheidungsebene sind die Gruppen. Sie ergaben sich aus der Zusammenfassung alter und neuer Produkte zu Produktgruppen. 5 Gruppen wurden definiert:
• die Gruppen Datenverarbeitung und
• Verwaltung mit den bezeichneten Aufgaben,
• der bibliothekarische Service mit Dienstleistungsaufgaben,
• die Online-Datenbanken werden in der Gruppe Katalog- und Informationsmanagement betreut, sowie die
• Aus- und Fortbildung.

Temporäre Projektgruppen mit übergreifenden Zielen sind direkt beim Vorstand angesiedelt.

Schließlich wurden die Produktteams definiert, wie sie in dem Organisationsdiagramm ersichtlich sind: In der Gruppe EDV wurden die Teams Unix, PCs und Datenbanken eingerichtet. Die Gruppe Verwaltung besteht aus den klassischen Verwaltungsbereichen und der Dienstbibliothek, In der Gruppe Bibliothekarischer Service spiegeln sich die direkten Dienstleistungen für Bibliotheken wieder wie Leihverkehr, Auskunft, Lokalsystemunterstützung, Konversion, Speichermagazin und Bücherwagen. Die Gruppe Katalog- und Informationsdienste bündelt alle Arbeiten an den Informationsangeboten wie WWW-Betreuung, Normdaten, Titeldaten, Landesbibliographie sowie Format- und Regelwerksfragen. Schließlich sind die Ausbildung und die Fortbildung zusammen mit Qualifizierungsangeboten in der letzten Produktgruppe zusammengefaßt.