(1) Kommission des DBI für Erwerbung und Bestandsentwicklung
| Vorsitz: | Margot Wiesner, Frankfurt am Main |
| Weitere Mitglieder: | Ursula Allenberg, Chemnitz Dr. Rolf Griebel, München Dr. Gerhard Kanthak, Berlin |
| Kooptiertes Mitglied: | Werner Reinhardt, Wuppertal |
| Betreuung im DBI: | Ulla Usemann-Keller |
| Berichterstatter im Fachbeirat: | Dr. Hermann Leskien, München |
| Sitzungen: | 22./23.04. Chemnitz 18./19.11. Frankfurt |
| Öffentliche Veranstaltung: | 29.05.96 Bibliothekartag in Erlangen |
| Fortbildung: | 24.04.96 in Leipzig |
| Expertengruppen: | Bestandsaufbau in wissenschaftlichen Bibliotheken II Steuerratgeber |
1. Allgemeines
Die Arbeitsschwerpunkte, die sich die Kommission für die vergangene Amtszeit gesetzt hatte, bestimmten auch die Aktivitäten im Berichtsjahr. Vorherrschende Themen waren die Auswirkungen des Binnenmarktes und die Zusammenarbeit mit dem Buchhandel. Fragen des Bestandsaufbaus, besonders der Bestandsevaluierung, waren ebenfalls regelmäßige Tagesordnungspunkte auf den Sitzungen, als Arbeitsfelder aber weitgehend an eine Expertengruppe delegiert.
Die Kommission nahm mit der Beobachtung der Erwerbungsetats sowie der Preisentwicklung bei Zeitschriften und Monographien und der laufenden Information darüber einen Dauerauftrag wahr.
Auch wenn die Preis- und Vertriebspolitik der Verlage konkrete Auswirkungen auf die Verwendung der Erwerbungsmittel hat und das Einkaufsverhalten beeinflussen sollte, verlor dieser Aspekt an Bedeutung für die Arbeit, weil die Möglichkeit einer erfolgreichen Einflußnahme gering ist.
Zunehmend, wenn auch noch unbefriedigend, kamen Fragen der Erwerbungsautomatisierung und damit der Arbeitsorganisation auf den Tisch.
Auch die Kommission leistete ihren Beitrag zum Komplex der elektronischen Publikationen, der zur Zeit die Fachdiskussion beherrscht. Sie beschränkte sich allerdings zunächst auf Informationen über die verschiedenen Anbieter, Preisgestaltungsmodelle und Überlassungsformen. Für Empfehlungen zum Geschäftsgang sind die Erfahrungen noch zu gering.
Erwerbungsbibliothekare sehen sich heutzutage mit vielfachen Herausforderungen konfrontiert. Einige Stichworte für die aktuelle Situation sind:
Die oben genannten Problemfelder gehen zum Teil über den eigentlichen Erwerbungsbereich hinaus, so daß verstärkt auch die Zusammenarbeit mit anderen DBI-Kommissionen nötig sein wird.
2. Geschäftsverkehr mit dem Buchhandel
Wie geplant wurde zu Beginn des Berichtsjahres die Arbeit an der "Empfehlung zum Geschäftsverkehr zwischen Wissenschaftlichen Bibliotheken und Antiquariatsbuchhandel" abgeschlossen. Das in Zusammenarbeit mit der Arbeitsgemeinschaft Antiquariat im Börsenverein entstandene Papier wurde im Börsenblatt 1996, H. 24 und im Bibliotheksdienst 1996, H. 4 abgedruckt und am 29. Mai in der "Gesprächsrunde zu aktuellen Erwerbungsfragen" auf dem Bibliothekartag in Erlangen vorgestellt. Von der AG Antiquariat wurde der dringende Wunsch geäußert, besonders zur Frage der Eigentumsverhältnisse (Abs. 1 der Empfehlung) mit der Kommission im Gespräch zu bleiben.
Bereits auf dem Bibliothekartag 1985 in Trier hielt die Vorsitzende einen Vortrag "Angebote von kommerziellen Fremdleistungen und ihre Einsatzmöglichkeiten in Bibliotheken" (ZfBB, Sonderh. 43.1986), zwei Jahre später referierte sie in Augsburg zum Thema "Rationelle, inhaltsbezogene Bestellformen: Ansichtssendungen und Profildienste" (ZfBB,1987, H.5). Seit Jahren nehmen Bibliotheken Serviceleistungen von Bibliothekslieferanten in Anspruch, die über den üblichen Kanon der Dienstleistungen des deutschen Sortimentsbuchhandels hinausgehen. Aber erst das Schlagwort "Outsourcing" machte den Bereich Dienstleistungen des Buchhandels auch zu einem Thema der Kommission. Grundlage für die Diskussion waren der Aufsatz "Was ist eine Lean Library" von Gerd Happel in ZfBB 1996, H. 1 und das Gutachten der Stanford University Libraries "Redesigning the Acquisitions-to-Access Process" vom Januar 1995.
Als ersten Schritt stellte die Kommission eine Liste von Serviceleistungen zusammen, die als Gesprächsgrundlage mit mehreren Lieferanten diente. Typische Library Supplier sind bereits jetzt in der Lage, einen großen Teil bibliothekarischer Verwaltungsarbeit zu erledigen. Auch deutsche Lieferanten sind durchaus bereit, zusätzliche Dienstleistungen zu übernehmen. Es wird eine neue Aufgabe von Erwerbungsbibliothekaren sein, Personalkosten gegen eventuelle Kosten für Fremdleistungen abzuwägen, bzw. Dienstleistungen einzukaufen, für die kein Personal vorhanden ist. Es ist geplant, für diesen Themenkomplex eine Expertengruppe einzusetzen.
Im Bibliotheksdienst 1996, H. 2 publizierte die Kommission "Merkpunkte zum Einholen von Zeitschriftenangeboten", um den Kollegen die Qualitätskontrolle und einen Lieferantenwechsel zu erleichtern.
3. Auswirkungen des Binnenmarktes
In der abgelaufenen Amtszeit äußerte sich die Kommission in mehreren Artikeln, Sitzungsberichten und Veranstaltungen wiederholt zu Grundsatz- und Detailfragen des Binnenmarktes. Die Mehrzahl ratsuchender Anrufe bezog sich auf diesen Komplex.
Der im Juni 1995 vom Bundesministerium der Finanzen genehmigte Musterantrag der StUB Frankfurt am Main auf Gestellungsbefreiung mit der nachfolgenden Genehmigung des zuständigen Hauptzollamtes, die EUSt bei Zeitschriften auf Grund der Abonnementsrechnung abzuführen, hat bislang nur wenige Nachahmer gefunden. Das bedeutet, daß viele Bibliotheken entweder einzelne Zeitschriftenhefte, die aus Drittländern eingeführt werden, beim Zollamt auslösen oder, wenn die Hefte direkt ins Haus geliefert werden und der Wert DM 50,00 und mehr beträgt, die Steuern hinterziehen. Dieses Verfahren kann im Falle einer Zollprüfung zu erheblichen Nachzahlungen für die Jahre ab 1994 führen.
Was die Erwerbsteuer beim Binnenhandel betrifft, fanden erste Steuerprüfungen in einzelnen Bibliotheken statt. Diese Prüfungen sind mit einem immensen Arbeitsaufwand verbunden.
Sie zeigen einerseits, daß das elektronische Überwachungssystem der europäischen Finanzbehörden nur unzureichend funktioniert, daß aber andererseits eine nachlässige Handhabung der Steuererklärung nicht zu empfehlen ist.
Im Bibliotheksdienst 1996, H. 8/9 berichtete die Kommission von der Entscheidung der Oberfinanzdirektion in München, daß bei der Einfuhr von CD-ROMs nur der Materialwert als Zollwert zugrunde zu legen sei. Diese Interpretation wurde durch Stellungnahmen von Steuerberatern in Zweifel gezogen. Eine endgültige und offizielle Aussage stand zum Ende des Berichtsjahres noch aus.
Im April 1996 referierte Ursula Allenberg auf einer Fortbildungsveranstaltung in Leipzig zum Thema Steuern. Im Oktober leitete die Vorsitzende auf einer Veranstaltung des HBZ in Köln einen Workshop "Steuern und Einfuhrabgaben im Erwerbungsbereich".
Die Expertengruppe Steuerratgeber traf sich im Berichtsjahr dreimal, um die Broschüre "Umsatzsteuern - Ein Leitfaden für Erwerbungsbibliothekare" vorzubereiten, deren Erscheinen für den Frühsommer 1997 geplant ist. Mitglieder der Gruppe sind: Regina Elias (DBI), Brigitte Mahr (StUB Ffm), Manfred Müller (Börsenverein), Margot Wiesner (Vorsitz, StUB Frankfurt/M.)
4. Bestandsentwicklung
Im Frühjahr wurde die Absicht der DDB bekannt, ihre Sammelrichtlinien erheblich einzuschränken, um Personal einzusparen. In einem Schreiben an die Erwerbungsleitung der Deutschen Bibliothek äußerte die Kommission ihr Befremden darüber, daß diese Entscheidung getroffen wurde, ohne vorher die regionalen Pflichtexemplarbibliotheken zu konsultieren, die nun mit dem Problem konfrontiert sind, ihre Sammeltätigkeit im regionalen Bereich gegebenenfalls verstärken zu müssen. Der Vorschlag der Kommission, auf die Sammlung und doppelte Verzeichnung von Literatur mit erstem Erscheinungsort in Östereich oder der Schweiz zu verzichten, wurde von der Leitung der DDB nicht in Betracht gezogen, obwohl hier ein erhebliches Sparpotential liegt. Eine Sitzung mit Vertretern der regionalen Pflichtexemplarbibliotheken im Juni führte lediglich zu einer Bestätigung der bereits gefaßten Beschlüsse. Die reduzierten Richtlinien wurden ohne vorherige Information der Abonnenten der Deutschen Nationalbibliographie ab September 1996 umgesetzt.
Um die Koordinierung von Zeitschriftenbestellungen und -abbestellungen zu ermöglichen, wurde auf der Grundlage der ZETA-Richtlinie E 540.1 in Bayern, Nordrhein-Wesfalen und Berlin mit der Bestellkatalogisierung in der ZDB begonnen. Die Kommission empfiehlt allen Bibliotheken auch in den anderen Bundesländern, sich an dem Verfahren zu beteiligen.
Die Arbeitsergebnisse der Expertengruppe Bestandsaufbau II, die sich am 28./29.11. in Bamberg zu einer Arbeitssitzung traf, wurden im Bibliotheksdienst veröffentlicht:
H. 3, S. 461-466: Bestandsevaluierung bei Zeitschriften (Kowark)
H. 4, S. 668-679: Ausleihanalysen als Instrument der Bestandsevaluierung (Griebel, Kowark, Reinhardt).
Es wurde ein Raster für Erwerbungsprofile entworfen, das nach einem Test in der UB Freiburg von ausgewählten Fachreferenten für Musterprofile benutzt werden soll. Ein weiterer Arbeitsschwerpunkt war die Beschäftigung mit dem Komplex Elektronische Zeitschriften.
Auf Initiative der Gruppe fand auf dem Bibliothekartag in Erlangen unter der Leitung von Rolf Griebel die Veranstaltung "Bestandsaufbau und Erfolgskontrolle" statt, die auf reges Interesse stieß. Werner Reinhardt hielt auf dieser Veranstaltung ein Referat zum Thema "Kaufen wir die richtigen Zeitschriften?" Weitere Teilnehmer der Expertenrunde waren im Berichtsjahr Hannsjörg Kowark (UB Freiburg) und Michael Rieck (UB Potsdam).
5. Preise und Etats
Ursula Allenberg hat eine Untersuchung zur Situation der Lehrbuchsammlungen durchgeführt, in die 51 Universitätsbibliotheken der alten und neuen Bundesländer einbezogen waren. Die Auswertung bezieht sich auf den Zeitraum 1989-95 bei den alten und 1992-95 bei den neuen Bundesländern und enthält Angaben über die Ausgaben und den Bestand pro Student, den jährlichen Zugang und Abgang, die Ausgaben pro Band, die Staffelung nach Exemplaren pro Titel und Entleihungen pro Band. Sie zeigt, daß nur in 13 der untersuchten Bibliotheken die vom Wissenschaftsrat empfohlenen Ausgaben von DM 20,- jährlich erreicht oder überschritten werden. In 21 Bibliotheken lagen die Ausgaben 1995 teilweise sogar weit unter DM 10,-. Die Erhebung wurde auf Grund der Deutschen Bibliotheksstatistik durchgeführt, deren Schwächen bei dieser Gelegenheit wieder evident wurden. Eine Zusammenfassung wird im Frühjahr 1997 im Bibliotheksdienst erscheinen.
Im Sommer führte Rolf Griebel zusammen mit Ulrike Tscharntke wie üblich die inzwischen als Planungsgrundlage unverzichtbare Erhebung zur Etatsituation der wissenschaftlichen Bibliotheken der alten und neuen Bundesländer durch. Die Dokumentation erschien in Heft 6 der Zeitschrift für Bibliothekswesen und Bibliographie.
Der Harrassowitz-Preisindex für deutsche wissenschaftliche Zeitschriften und Monographien erschien mit etwas Verspätung, weil erst Fragen der Methodik bei der Erhebung und Auswertung geklärt werden mußten. Es zeigt sich, daß die Zahlen doch einer Kommentierung bedürfen und daß mehr Arbeit in die Aufbereitung gesteckt werden muß, als ursprünglich geplant. Da sowohl auf Seiten des Hauses Harrassowitz als auch der Kommission bereits erheblich in das Projekt investiert wurde und es keine andere Quelle für die Beobachtung der Preisentwicklung bei der deutschen Verlagsproduktion gibt, wurde beschlossen, den Index auf jeden Fall weiterzuführen.
6. Erwerbungsorganisation
Kollegen baten die Kommission um beratende Unterstützung bei der Bearbeitung von neuen Medien. Die StUB Frankfurt/M. schickte sich gerade an, ihren Geschäftsgang für Nichtbuchmaterialien zu überarbeiten und legte einen Entwurf als Diskussionsgrundlage vor. Nach eingehender Beratung wurde es als zu aufwendig erachtet, aus dieser Vorlage eine allgemeingültige Empfehlung zu erarbeiten und zu publizieren. Stattdessen bot sich die StUB Ffm an, ihre Arbeitsanleitung nach Fertigstellung interessierten Kollegen auf Wunsch zur Verfügung zu stellen. Die Neufassung erschien in der ersten Januarwoche 1997 und wurde bereits wenige Tage danach an 50 Bibliotheken verschickt.
Der Stand der Erwerbungsautomatisierung in den wissenschaftlichen Bibliotheken wurde auf jeder Sitzung in der vergangenen Amtsperiode thematisiert, wiewohl die Kommission hier keine aktive, sondern nur eine beobachtende Rolle einnahm. Die Entwicklung von SIERA wurde verfolgt und vor allem, da akut, die Einführung des PICA-Erwerbungsmoduls in den hessischen Bibliotheken. Eine Arbeitsgruppe hessicher Erwerbungsbibliothekare legte am 15. Juli eine umfangreiche Defizitliste vor. Das ACQ-Modul entspricht zur Zeit in vielen Bereichen nicht den Anforderungen eines moderen Erwerbungsbetriebs. Die Hauptschwäche liegt darin, daß es sich nicht um ein Managementsystem handelt, sondern lediglich um ein Subsystem des Katalogisierungssystems. Die PICA-Stiftung zeigte wegen mangelnder Programmierkapazitäten wenig Bereitschaft, auf die Anforderungen einzugehen, gab dem hessischen Verbund aber die feste Zusage, bis zum Jahresende 1997 wenigstens die gravierendsten Mängel zu beseitigen.
Die Kommission befaßte sich intensiv mit dem Serial Item and Contribution Identifier (SICI). Dabei handelt es sich um eine standardisierte, strukturierte Form der Zeitschriftenidentifikation (ISSN, Datum, Zählung), die sowohl für die Wiedergabe als Barcode als auch bei der elektronischen Datenübertragung genutzt werden kann. Rund 30 internationale wissenschaftliche Zeitschriftenverlage, darunter Elesevier, Springer und Wiley, versehen ihre Hefte bereits mit einem SICI-Code, der mittels eines Lesestiftes automatisch eingelesen werden könnte, wenn die Erwerbungssysteme dafür eingerichtet wären. Die Eingangskontrolle könnte auf diese Weise erheblich rationalisiert werden. Die Vorsitzende versandte daher Rundschreiben an 80 deutsche Wissenschaftsverlage und ein halbes Dutzend Systemhersteller, um für den Einsatz des SICI zu werben. 20 Verlage bekundeten ein ernsthaftes Interesse. Die Systemhersteller reagierten nicht. Natürlich ist auch PICA/ACQ nicht in der Lage, den SICI zu verarbeiten.
Die Kommission war laufend über den Stand des EDILIBE-Projekts unterrichtet, dessen Ergebnisse nach Beendigung des Projekts im Dezember 1995 im Rahmen einer Gutachtersitzung Ende März 1996 offiziell abgenommen wurden. Der Abschlußbericht kann bei der StUB Ffm angefordert werden. Im Laufe des Jahres liefen intensive Tests zwischen der StUB Ffm, Casalini libri und Blackwell und erste Terstversuche mit Dreier, Literaturservice Leipzig und Starkmann. In PICA/ACQ sind EDI-Funktionalitäten bislang nur rudimentär entwickelt. Ein Konzept für die Weiterentwicklung liegt vor.
7. Elektronische Publikationen
Werner Reinhardt gab auf der Herbstsitzung einen zusammenfassenden Bericht über den erkennbaren Stand der Entwicklung und vorhandener Angebote bei elektronischen Zeitschriften. Hervorzuheben ist eine Vorführung des Projekts IDEAL von Academic Press, an der drei Kommissionsmitglieder teilnahmen. AP geht davon aus, die elektronischen Zeitschriften großen Konsortien zu besonderen Bedingungen anzubieten. Springer macht den Zeitschriftenabonnenten 1997 ein kostenloses Schnupperangebot für die Online-Version. MCB Press bietet die elektronische Ausgabe der Zeitschriften nur in Kombination mit der Printversion zu einem erheblichen Aufschlag an. Dies sind nur einige Beispiele. Die Bereitstellungsvarianten sind unterschiedlich. Überwiegend wird die direkte Verbindung zwischen Verlag und Endabnehmer angestrebt. Größere Agenturen wie Swets, EBSCO, Blackwell, Lange & Springer bemühen sich, Servicefunktionen als Vermittler anzubieten und haben entsprechende Produkte entwickelt. Diese gesamte Thematik wird ein Schwerpunkt künftiger Kommissionsarbeit sein, auch hinsichtlich der Einbindung in bestehende Geschäftsgänge.
8. Verschiedenes
Die Kommission hält eine grundsätzliche Überarbeitung der Deutschen Bibliotheksstatistik für erforderlich. Zur Zeit werden zum Beispiel Publikationsformen und Materialarten vermischt, elektronische Publikationen sind nicht einbezogen, die klassischen Erwerbungsarten müßten ergänzt und modernen Geschäftsgepflogenheiten angepaßt werden. Vorschläge, die die Kommission bereits im Vorjahr dem DBI vorlegte, blieben auch im Berichtsjahr unbeantwortet, vermutlich auch unbearbeitet.
Die Kommission hält es für sinnvoll und zeitgemäß, daß das DBI elektronische Informationswege zur Verfügung stellt, um besonders aktuelle und kurze Informationen schnell weiterzugeben. Mit Interesse wurde die Entwicklung der nordrhein-westfälischen Liste Erwerb-L verfolgt, die allerdings bislang noch nicht das Niveau einer fundierten, fachspezifischen Diskussionsliste erreichen konnte.
9. Veranstaltungen, Mitarbeit in Gremien
9.1 Veranstaltungen der Kommission
Fortbildungsveranstaltung "Rechtsgrundlagen für die Erwerbungsarbeit" am 24.04.96 in Leipzig (Referenten:U. Allenberg, G. Kanthak)
Gesprächsrunde zu aktuellen Erwerbungsfragen am 29.05.96 auf dem Bibliothekartag in Erlangen (Leitung: M. Wiesner)
9.2 Teilnahme an erwerbungsrelevanten Veranstaltungen außerhalb der Kommissionsarbeit
Sitzung der AG Wissenschaftliche Zeitschriften der Deutschen Fachpresse am 31.01.96 bei Springer in Heidelberg (Teilnahme: M. Wiesner)
Kolloquium "Elektronisches Publizieren und Bibliotheken" vom 05.-07.02.1996 in Bielefeld (Teilnehmer: R. Griebel)
Sitzung der bayerischen Auswahlkommission "Verbundablösesystem" am 25.03.96 in München (Teilnehmer: R. Griebel)
Final Review des EG-Projekts EDILIBE II am 28.03.96 in Frankfurt a. M. (Referentin: M. Wiesner)
Symposium "Ermittlung und Deckung des Literaturbedarfs wissenschaftlicher Bibliotheken" am 28. u. 29.03.1996 in Leipzig. Referate:
Tagung der Pflichtexemplarbibliotheken am 24.06.96 in der DDB in Frankfurt a. M. (Teilnehmer: R. Griebel, M. Wiesner)
"Informationsmanagement - Kulturmanagement": 24. Österreichischer Bibliothekartag vom 03.-07.09.96 in Innsbruck. Referate:
Firmenpräsentationen:
SWETSNET von Swets & Zeitlinger am 17.09. u. 04.10.96 in Frankfurt a. M. (Teilnehmer: U. Allenberg u. R. Griebel)
IDEAL von Academic Press am 05.10.96 in Frankfurt a. M. u. 07.10.96 in Wuppertal (Teilnehmer: U. Allenberg, W. Reinhardt, M. Wiesner)
EBSCOhost von EBSCO am 04.10.96 in Frankfurt a. M. (Teilnehmer: U. Allenberg)
Elsevier: Demonstration des elektronischen Angebots für den EDV-Ausschuß der Direktorenkonferenz NRW am 22.10.96 in Düsseldorf (Teilnahme: W. Reinhardt)
"Steuern und Einfuhrabgaben im Erwerbungsbereich". Fortbildungsveranstaltung des HBZ am 08.10.96 in Köln (Referentin: M.Wiesner, Moderation: W. Reinhardt)
Veranstaltung der holländischen Serials Group am 06.11.96 in Amsterdam. Referat: "EDI between Libraries and their Suppliers - Requirements and first Experiences" (M. Wiesner)
9.3 Mitarbeit in erwerbungsrelevanten Gremien
AG Erwerbungskoordinierung sächsischer Bibliotheken. Sitzungen am 20.03. und 26.09.96 (Teilnehmerin: U. Allenberg)
Deutsche Forschungsgemeinschaft. Sitzungen diverser Gremien am 19.04., 02.05., 22./23.05., 20.09., 9./10.12.96 (R.Griebel)
Kommission für Erwerbung in Bayern. Sitzung am 22.3., 17.07., 13.12.96 in München (Vorsitz: R. Griebel)
AG Erwerbung NRW. Sitzungen am 14.03. und 21.08.96 (Vorsitz: W. Reinhardt)
HEBIS '96 - Unterarbeitsgruppe Erwerbung. 12 Sitzungen im Berichtsjahr (Vorsitz: M. Wiesner)
EDItEUR. Sitzungen am 02.10. in Frankfurt a. M. und 07.11.96 in Amsterdam (Teilnahme: M. Wiesner)
EDI-Implementierungsgruppe des Börsenvereins des Deutschen Buchhandels. Sitzungen am 03.10., 31.10. und 05.12.96 in Frankfurt a. M. (Teilnahme: M. Wiesner)
10. Veröffentlichungen
Informationen der Kommission im Bibliotheksdienst:
Griebel, Rolf:
Margot Wiesner
