Raimond Pasch
1. Ausgangssituation
Die Bibliothek des Deutschen Bundestags erfaßt seit 1987 ihre Bestände EDV-gestützt und arbeitete bis Januar 1998 mit dem Bibliothekssystem HEBIS im Rahmen des Bibliotheksverbunds der Obersten Bundesbehörden. Im Februar 1998 wurde HEBIS nach einer mehrjährigen Vorbereitungszeit durch ADIS/BMS abgelöst.
Das großrechner-orientierte HEBIS-System wurde bei der GMD1) auf einem IBM-Rechner Typ 3270 betrieben und im Laufe der Jahre den Erfordernissen unserer Bibliothek angepaßt. Es verfügte neben der Erwerbungs- und Katalogisierungskomponente über ein Recherchemodul, welches u. a. eine thesaurus-gestützte Suche ermöglichte. Außerdem konnten aus dem Datenbestand Titel selektiert und über das RTF-Format in ein Textverarbeitungsprogramm zur Produktion von Literaturzusammenstellungen (Neuerwerbungslisten, thematische Bibliographien) importiert werden.
Insgesamt wurden von der Bundestagsbibliothek ca. 390.000 Katalogisate mit HEBIS erstellt, davon ca. 197.000 Aufsätze.
Im folgenden wird der Projektablauf im einzelnen geschildert, wobei auf die organisatorische Einbettung der Bibliothek in die Parlamentsverwaltung und den daraus resultierenden Problemen nur am Rande eingegangen werden kann.
2. Gründe für die HEBIS-Ablösung
Im Vordergund der Überlegungen stand der Gedanke, mit dem neuen Bibliothekssystem das Informationsangebot für die Abgeordneten entscheidend zu verbessern, indem sie über einen leistungsstarken OPAC von ihrem Büro aus in den Beständen der Bundestagsbibliothek recherchieren und Bestellungen aufgeben können.
HEBIS verfügte über keine benutzerfreundliche Recherchemöglichkeiten, und auf Grund der veralteten Systembasis und den damit verbundenen hohen Betriebskosten wurde es auf Empfehlung der KBST2) seit 1994 nicht mehr weiterentwickelt. Die reinen Betriebskosten für HEBIS einschließlich der Leitungskosten vom Anwender zum Betreiber des Großrechners beliefen sich auf fast 1 Million DM jährlich für alle Verbundteilnehmer.
Das HEBIS-Nachfolgesystem mußte kein Verbundsystem sein, da die Bundestagsbibliothek beschlossen hatte, wegen des bevorstehenden Umzugs nach Berlin mit der Ablösung von HEBIS aus dem Bibliotheksverbund der Obersten Bundesbehörden auszuscheiden. Der gegenseitige lesende und kopierende Zugriff sollte aber über eine gemeinsame Schnittstelle mit dem neuen Bibliothekssystem möglich sein.
3. Anforderungskatalog / Rahmenbedingungen für das neue System
Wie schon mit HEBIS praktiziert, sollte der Betrieb der Anwendung nach außen vergeben werden, da die Bibliothek des Deutschen Bundestags über kein eigenes DV-Personal verfügt und auch die Personalressourcen der mit der Datenverarbeitung betrauten Unterabteilung der Bundestagsverwaltung kein Personal zur Verfügung stellen konnte: Ziel war es daher, die gesamte Dienstleistung "Einführung und Betrieb des neuen Bibliothekssystems", d. h. Hard- und Software für den Zeitraum von mindestens 5 Jahren (mit der Möglichkeit der Verlängerung auf 10 Jahre) von einem Generalunternehmer zu erhalten, der sich zur Erfüllung dieser Aufgabe ein oder mehrerer Subunternehmer bedienen konnte.
Auf Grund der Komplexität des Gesamtvorhabens wurde eine Beraterfirma3) zur Unterstützung für die
Da die zum Einsatz kommende Bibliothekssoftware dem Generalunternehmer vorgegeben werden sollte, war zunächst eine Marktsichtung vorzunehmen, um das geeignetste Produkt auszuwählen.
Neben den in HEBIS vermißten Funktionalitäten wurden u. a. folgende grundsätzliche Anforderungen festgelegt:
Je nach Wichtigkeit wurden die 1.400 Einzelpunkte des Pflichtenheftes der Kategorie "kann", "soll" oder "muß" zugeordnet, um so den Anbietern zu signalisieren, welche Bedeutung dieser Punkt für die Bundestagsbibliothek hat. War ein Punkt nicht erfüllt, waren die Anbieter aufgefordert mitzuteilen, innerhalb welchen Zeitraums eine Umsetzung der Forderung erfolgen konnte. Bei Vertragsabschluß war diese Aussage dann bindend.
Dieses Pflichtenheft wurde im Dezember 1995 an acht Softwareanbieter verschickt, von denen bekannt war, daß sie alle Kernpunkte erfüllten. Auf Grund der Auswertung der erhaltenen Fragebögen wurden 5 Softwareanbieter gebeten, ihr Produkt in einer eintägigen Präsentation vor Ort vorzuführen (Anfang April 1996). Von diesen wurden wiederum 3 ausgewählt (BIBER, VTLS und ASTEC), die in der Zeit vom 15. 4. bis zum 23. 5. 1996 eine Testinstallation in der Bundestagsbibliothek einrichteten. Zehn Mitarbeiter/innen der Arbeitsgruppen erhielten eine kurze Systemeinführung und gaben dann ihren Kolleginnen aus den jeweiligen Bereichen eine Einweisung in den Umgang mit der Software, so daß alle betroffenen Mitarbeiter Gelegenheit hatten, die in Frage kommenden Produkte zu testen.
Durch dieses Verfahren wurde sichergestellt, daß die Systemauswahl auf eine breite Basis gestellt war und eine größtmögliche Akzeptanz für das Produkt erreicht wurde, so daß sich insgesamt ein guter Teamgeist entwickelte, der sich bei allen später noch auftretenden Problemen positiv auswirken sollte.
4. Ergebnis der Softwareauswahl
Nach Auswertung der Testergebnisse fiel Ende Mai 1996 die Entscheidung auf das System ADIS/BMS der Firma Astec:
Besonders positiv bewertet wurde der große Funktionalitätsumfang vor allem im Bereich Thesaurus, aber auch bzgl. Bibliographienerstellung und Buchbinderauftragsverwaltung. Entscheidend war auch die einfache Bedienbarkeit des Systems sowie die Möglichkeit, durch einfache Parametrisierung als Nutzer das System in gewissen Punkten gestalten zu können.
Mängel wurden in der Ausgestaltung des OPAC's (hier wurden deshalb Änderungswünsche eingebracht) und in der Präsentation der Oberfläche (einschließlich der dort vorhandenen besseren Editierfunktionen) gesehen.
5. Ausschreibung der Generalunternehmerschaft / Vertragsbedingungen
Die Ausschreibung der Generalunternehmerschaft wurde am 19. 6. 1996 im Amtsblatt der EU veröffentlicht. Zuvor hatte die Firma Astec eine Erklärung abgegeben, daß sie mit jedem möglichen Gewinner der Ausschreibung zu einer Zusammenarbeit bereit sei.
Nach Abschluß der Verhandlungen erhielt die Firma SBS im Januar 1997 für folgende Aufgaben den Zuschlag:
Insgesamt hat die Auswahl des GU's von der Angebotsabgabe bis zur Zuschlagserteilung vier Monate (2. 8. - 13. 12. 1996) in Anspruch genommen! Die Feinabstimmungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer dauerten nochmals längere Zeit, führten aber zu keinerlei weiteren Verzögerungen. Die Arbeiten wurden Ende Januar 1997 von SBS aufgenommen.
6. Technische Basis
Als Datenbanksystem wurde das Produkt Oracle ausgewählt, da dieses Produkt die gestellten Grundanforderungen (z. B. SQL-Standard) erfüllt, von der Anwendungssoftware seit langem unterstützt und bei diversen anderen Anwendungen innerhalb der Bundestagsverwaltung eingesetzt wird.
Bei BerlinDat, dem Unterauftragnehmer von SBS, stehen der Bundestagsbibliothek folgende Rechner in Berlin zur Verfügung:
1 Dualprozessor und 1 GB Hauptspeicher (beim Backuprechner 0,5 Megabyte), 1 CD-ROM-Laufwerk, 1 MBK Laufwerk 1/4" 525 MB, 1 Netzteilredundanzpaket, 2 Dualcontroller DCS2, 2 Festplatten 4 GB 3,5" (Bootplatte inkl. Spiegelplatte), 6 Festplatten 4 GB 3,5", 1 Communikations Controller ISDN für S0, 2 LAN-Controller Ethernet.
Der Produktionsserver ist an einen Hochverfügbarkeits-Schrank (HV-) Modell PXRC (RAID-5) angeschlossen.
Die Anbindung der Clients von Bonn nach Berlin erfolgt über den Informationsverbund Bonn-Berlin (IVBB), der der Kommunikationsversorgung zwischen den in Bonn verbleibenden Obersten Bundesbehörden mit den in Berlin befindlichen Ministerien dient. Der Bundestagsbibliothek steht für den produktiven Einsatz eine Bandbreite von 10 Mbit zur Verfügung. Die Bundestagsbibliothek ist eine der ersten Nutzer dieses Verbundes. Als Backupleitung dient eine 64 Kbit ISDN-Leitung4)
Das LAN der Bundestagsbibliothek in Bonn umfaßt ca. 100 PCs, der größte Teil davon war bereits unter HEBIS im Einsatz. Mit Einführung von ADIS wurde es erforderlich, das Windows 3.1 Betriebssystem der PCs auf ein TCP/IP unterstützendes System umzustellen. Da als zukünftiger Standard in der Bundestagsverwaltung Windows-NT eingesetzt werden wird, wurden die PCs der Bibliothek auf dieses Betriebssystem umgestellt. Da nicht alle PCs zu einem Stichtag gleichzeitig umgerüstet werden konnten und für den HEBIS-Betrieb das Betriebssystem Windows 3.1 weiterhin erforderlich war, wurde unter Beibehaltung des vorhandenen Betriebssystems die Festplatte in zwei Partitionen unterteilt und anschließend Windows-NT 4.0 aufgespielt.
7. Erstellung des Fachfeinkonzepts
Bei der Erstellung des sogenannten Fachfeinkonzepts (FFK) für die Stufen I und II ging es darum festzulegen, welche Ergänzungen und Erweiterungen an der vorhandenen ADIS-Version vorzunehmen waren, so daß diese auf Basis der entstehenden Dokumentation designed und entwickelt werden konnten.
Die Vorgehensweise war nicht unumstritten: der Besprechungsaufwand war erheblich und die Protokollierung der Gespräche ebenfalls sehr zeitaufwendig und schwierig.
Letztendlich führten die Diskussionsergebnisse aber zu einer notwendigen Präzisierung des Pflichtenhefts. Die Erstellung des FFK's dauerte von Februar bis Mai 1997, einen Monat länger als geplant. Ab Juni 1997 konnte dann die Umsetzung des FFK's durch die Firma Astec erfolgen.
8. Altdatenübernahme
Im Mai 1997 wurden erste Überlegungen zur Altdatenübernahme angestellt. Für die testweise Umsetzung von HEBIS-Daten in die ADIS-Struktur mußte zunächst die Möglichkeit geschaffen werden, eine sehr kleine Menge von Datensätzen aus HEBIS zu exportieren, die in sich aber einen geschlossenen Datenbestand bzgl. der Titelaufnahmehierarchie und der Normdaten darstellen mußten. Dieser Testdatenbestand konnte innerhalb weniger Wochen mit Unterstützung des EDV-Referats und der GMD erstellt und an Astec übergeben werden. An diesem Datenbestand wurde dann prototypisch das Verfahren für den Datentransfer erprobt.
Obwohl sowohl HEBIS5) als auch ADIS MAB-Strukturen aufweisen, waren detaillierte Absprachen (Feld für Feld) notwendig: In einer Konkordanzliste wurden die einzelnen VBB-MAB, ADABAS und ADIS Felder in Beziehung zueinander gesetzt. Darüber hinaus wurden typische Strukturen bestimmter Erscheinungsformen beschrieben, wobei eine Besonderheit die 197.000 Aufsätze darstellten, die in Biblioheken üblicherweise nicht vorkommen. Außerdem war es notwendig, sich in die ADABAS-Struktur von HEBIS hineinzudenken, da die interne Abbildung teilweise nicht mit den Eingaben bei der Katalogisierung übereinstimmten.
Die Mitarbeiter/innen der Bundestagsbibliothek haben während der Altdatenübernahme täglich den Übernahmeprozeß beobachtet und stichprobenartig die in ADIS neu eingespielten Daten mit den Originaldaten in HEBIS verglichen.
Bei der Altdatenübernahme waren folgende Daten aus der ADABAS-Datenbank von HEBIS in die ORACLE-Datenbank von ADIS zu übernehmen:
1. Normdatenbestände
Die Teilthesauri der Sach-, Geo-, Körperschafts-, Werktitel-, Personen- und Formbegriffe mit allen Verknüpfungen, wie Äquivalenz-, Assoziativ- und Hierarchiebeziehungen waren zu übernehmen, wobei die beiden erstgenannten Thesauri die komplizierteste Struktur aufweisen.
Die in HEBIS nebeneinander und somit teilweise doppelt vorhandenen Dateien der Körperschaften für die Formalkatalogisierung und der inhaltlichen Erschließung wurden in ADIS zusammengeführt.
Für die ca. 6.000 Begriffe des Personenthesaurus wurden individualisierte Personennormdaten angelegt.
Normierte Personenansetzungen existierten in HEBIS auf der Ebene der Formalerschließung nicht. Die Personennormdaten wurden daher bei der Übernahme der Katalogdatensätze angelegt: Sobald ein Name zum erstenmal über eine Titelaufnahme eingespielt wurde, wurde maschinell ein Personennormsatz (nicht individualisiert) erzeugt. Kam nun bei einem zu übernehmenden Katalogsatz dieselbe Person wieder vor, so wurde eine Kopplung zu dem bereits maschinell erzeugten Normdatensatz angelegt.
2. Bibliographische Bestände
Nach Erfassung der Normdatenbestände galt es, ca. 394.000 Katalogdatensätze in ihren hierarchischen Strukturen zu übernehmen.
Da allein die Übernahme der fast 400.000 Titelsätze vom ADABAS-Format in die Oracle Datenbank von ADIS mindestens eine Woche6) in Anspruch nehmen würde, wurden, wie bereits erwähnt, hundert typische Datensätze mit z. T. komplexen hierarchischen Strukturen aus HEBIS exportiert, um an diesen Datensätzen dann prototypisch das Verfahren für den Datentransfer zu erproben. Nachdem diese Tests zufriedenstellend verlaufen waren, wurde am 24. Oktober 1997 begonnen, die Katalogdaten in die ADIS-Datenbank zu übernehmen.
Die Übernahme der Lokal- und Erwerbungsdaten mußte im Anschluß an die Übernahme der Katalogdaten erfolgen.
Die ganze Komplexität des Vorgangs der Altdatenübernahme kann hier nur angerissen werden. Die Hauptgründe für die hierbei auftretenden Verzögerungen sind nachstehend aufgeführt:
Abschließend muß man zur Altdatenübernahme feststellen, daß diese Aufgabe doch anfangs von Astec unterschätzt wurde, und die Besonderheiten der Bundestagsbibliothek wie Aufsatzkatalogisierung und das bei uns zur Anwendung kommende Regelwerk RAK PB in ihrer Bedeutung für die Altdatenübernahme nicht gesehen wurden. Dies führte letztendlich dazu, die Produktion (Titelaufnahme und Erwerbung) nicht im Oktober 1997, sondern erst im Februar 1998 aufnehmen zu können. Zwar wurde schon bereits im Oktober mit der Erfassung neuer Normdatensätze begonnen, das Fehlen der Altdaten ließ aber unabhängig vom Zustand der Module Erwerbung, Katalogisierung, ADIS-Client OPAC, und WEB-OPAC naturgemäß keinen Produktionsbeginn zu, da dies zwangsläufig zu Dateninkonsistenzen geführt hätte.
9. Thesaurus
Ab Oktober 1997, dem geplanten Produktionsbeginn, konnte aus den genannten Gründen nur mit der Pflege der Normdaten begonnen werden. Zwar waren die Thesauri bei der Altdatenübernahme transferiert worden, mit Einführung des neuen Systems sollte aber für die Literatur ab dem Erscheinungsjahr 1998 ein neuer Sachthesaurus zur Anwendung kommen. Die Zeit bis zum eigentlichen Produktionsbeginn konnte deshalb genutzt werden, den neuen Sachthesaurus mit seinen ca. 6.500 Sachbegriffen und 17.000 Verweisungen einzugeben, der den bisher genutzten Thesaurus ersetzt, welcher im wesentlichen auf nicht-natürlichsprachlichen Begriffen basierte.
10. Schulung
Insgesamt mußten 80 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der neuen Anwendung von Astec-Mitarbeitern geschult werden. Für die Schulung stand ein eigener Rechner bei BerlinDat mit Testdaten zur Verfügung. In Bonn wurden 2 Testräume mit jeweils 8 PCs installiert. Jeder Kursteilnehmer hatte während der Schulung einen eigenen PC zur Verfügung.
Alle zu schulenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhielten Anfang September 1997 zunächst eine halbtägige Einführung in ADIS/BMS. In den folgenden Wochen schlossen sich Schulungen für die einzelnen Module der Stufe 1 an (Katalogisierung, Erwerbung, Thesauruspflege, Personen- und Körperschaftsnormdaten, Eingabe der Sacherschließung, OPAC-Recherche incl. Expertenmodus und WWW-OPAC, Systemschulung).
Bei den Schulungen für das Katalogisierungsmodul wurden die einzelnen Gruppen so zusammengestellt, daß Schwerpunkte wie Aufsatzkatalogisierung, Monographienkatalogisierung oder Katalogisierung von Zeitschriften und Jahrbüchern gebildet werden konnten.
Die Schulungen wurden von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sehr positiv bewertet. Dennoch gab es zwei Probleme:
Die ersten Nachschulungen wurden ca. 2 Monate nach Produktionsbeginn zu den Themen Katalogisierung und Erwerbung durchgeführt.
11. Fehlerdokumentation / Abnahme der Software
Zur Fehlerbearbeitung der Altdatenübernahme und aller Module stellte der Generalunternehmer eine Software zur Verfügung, mit der eine sehr gute Dokumentation erreicht wurde. Alle Meldungen wurden von Mitgliedern der Arbeitsgruppen, die Zugriff auf diese Software über das LAN hatten, erfaßt. Jede Meldung wurde nach Fehlertyp (Softwarefehler, Hardwarefehler, Änderungswunsch etc.) und Schwere des Fehlers (5 Stufen, 1 = leichter Fehler; 5 = betriebsverhindernder Fehler) eingestuft.
Insgesamt wurden während des gesamten Verfahrens bis zum Produktionsbeginn mehr als 500 Fehlermeldungen bearbeitet. Diese Zahl scheint im ersten Moment sehr groß zu sein, berücksichtigt man aber, daß etwa die Hälfte der Fehler auf den Problemkreis 'Altdatenübernahme' entfiel und der Rest sich auf alle Module der Stufe I verteilte, so relativiert sich diese Zahl doch etwas und liegt in einer Größenordnung, die wir auch bei den Weiterentwicklungen von HEBIS zu verzeichnen hatten.
Die trotzdem immer noch recht hohe Zahl der zu bearbeitenden Fehler war vor allen Dingen darauf zurückzuführen, daß angesichts des hohen Zeitdrucks die zur Verfügung gestellte Software im Rahmen einer Qualitätskontrolle nicht oder nicht ausreichend getestet wurde. Leider wurde diese Aufgabe auch nicht vom GU wahrgenommen, sondern diese Arbeit mußte zusätzlich von den Mitarbeitern der Bibliothek bewältigt werden.
Alle Fehler der Stufe 5 und einige Fehler der Stufe 4 wurden in der Regel innerhalb von wenigen Stunden (oftmals auch noch schneller) direkt in der Produktionsumgebung behoben.
Im Laufe des Testverfahrens wurde unter den Beteiligten vereinbart, die Produktion mit ADIS erst nach Behebung aller Fehler der Stufe 4 und 5 aufzunehmen. Somit war eine klare Regelung getroffen, welchen Stand die Software haben müßte, um in den Wirkbetrieb gehen zu können. Die Festlegung, welcher Stufe ein Fehler zuzuordnen war, wurde von den Mitarbeitern der Bibliothek getroffen.
Hervorzuheben ist, daß es zwischen den beteiligten Parteien so gut wie nie Differenzen bei der Fehlereinstufung gab.
12. Weitere Vorarbeiten vor Produktionsbeginn
Zur Vorbereitung der Produktionsaufnahme waren u. a. noch folgende Vorarbeiten zu leisten:
Die Kündigung des GMD-Vertrags für den HEBIS-Betrieb (14-tägige Kündigungsfrist zum Monatsende) war zur Vermeidung der Finanzierung eines Doppelbetriebs mit dem voraussichtlichen Produktionsbeginn abzustimmen, d. h. es mußte der Stand der Altdatenübernahme, der ja das Hauptproblem darstellte, auf 4 Wochen im voraus prognostiziert werden! Die Kündigung des Vertrags erfolgte mit Wirkung zum 1. 2. 1998. Die Bibliothek hatte, da der Zustand des Systems 4 Wochen im voraus schwer vorherzusehen war, einen späteren Termin favorisiert, konnte sich damit aber verwaltungsintern nicht durchsetzen, da die aus einem möglicherweise anfallenden Parallelbetrieb von zwei Systemen erwachsende finanzielle Belastung nicht getragen werden sollte, obwohl die zuständige Kommission des Ältestenrats bei der Beschlußfassung zur HEBIS-Ablösung einem Parallelbetrieb zugestimmt hatte.
Am 2. Februar 1998 wurde somit der Betrieb mit ADIS aufgenommen (mit den Normdaten konnte, wie bereits erwähnt, schon ab Oktober 1997 gearbeitet werden). Zunächst war nur der lesende Zugriff freigegeben, da die seit dem 20. 10. 1997 (2. Datenbankabzug) aufgenommenen Katalogdaten sowie die Erwerbungsdaten noch nicht vollständig aus HEBIS übernommen worden waren. Außerdem war der Batchlauf, der zur korrekten Abbildung der hierarchischen Titelaufnahme erforderlich war, nicht abgeschlossen (s. a. Kap. 8).
In den ersten Tagen traten erwartungsgemäß auch im Recherchebereich noch gravierende Fehler auf, die jedoch binnen kürzester Zeit behoben wurden. Durch die Präsenz der Firma Astec vor Ort war ein schnelles Reagieren auf Problemsituationen sichergestellt.
Mitte Februar konnte dann nach weiteren Fehlerbehebungen und vollständiger Übernahme der Erwerbungsdaten auch der schreibende Zugriff wieder freigegeben werden.
Die Fremddatenübernahme (MAB 2, Reihe N, A, B, H und BNB) stand erst ab dem 16. 4. 1998 zur Verfügung, so daß - gerechnet vom letzten Datenbankabzug Mitte Januar - Bestellungen nur in sehr geringem Umfang getätigt wurden.
Die Anbindung an die IVBB-Leitung erwies sich während des gesamten Projekts als sehr instabil. Es kam häufig zu Verbindungsunterbrechungen. Erst Ende März gelang es, die Leitungskapazität von 64 Kbit so aufzustocken, daß eine lastabhängige Kapazitätserweiterung von 64 Kbit-Kanälen möglich wurde. Selbst jetzt (Ende Juni 1998) ist immer noch kein störungsfreier Betrieb möglich.
14. Neuer Geschäftsgang
Mit ADIS wurde auch ein neuer Geschäftsgang in der Bundestagsbibliothek eingeführt. Bisher kamen die Bücher aus den Erwerbungen zu den Fachreferenten, die dann auf dem Laufzettel die Thesaurusbegriffe notierten und die Bücher zur abschließenden Titelaufnahme wieder an die Erwerbungsbereiche zurückschickten. Dort wurden dann auch die Sacherschließungsbegriffe vom Laufzettel in das System eingetragen. Anschließend gingen die Bücher zur weiteren Bearbeitung an die Einbandstelle.
Mit Einführung des neues Geschäftsgangs sieht der Buchlauf wie folgt aus: In den Erwerbungen wird nach Bearbeitung des Zugangs direkt die abschließende Titelaufnahme gefertigt. Anschließend erhalten die Fachreferenten die Bücher und geben selbst die Sacherschließung in ADIS ein. Anschließend können die Bücher direkt an die Einbandstelle weitergeleitet werden und müssen nicht - wie bisher - an die Akzessionen zur Eingabe der Sacherschließung zurückgegeben werden, so daß insgesamt eine Beschleunigung des Geschäftsgangs erreicht wird.
Diese Änderung des Geschäftsgangs wurde aus folgenden Gründen möglich: Mit Einführung der Barcode-Mediennummer können die Fachreferenten mit Hilfe des Barcodelesers einen Titel schnell und sicher aufrufen. Die Software erlaubt es dann, daß gezielt für diesen Personenkreis die Maskenfolge so gesteuert wird, daß beim Wechsel in den Schreibmodus sofort die Sacherschließungsmaske aufgerufen wird, um dort entweder die Deskiptoren direkt einzutragen oder aber in den Thesaurus zu verzweigen und die Begriffe zu suchen und zu übernehmen.
Da in ADIS von jedem Bearbeiter eine Änderung des Buchstatus vorgenommen wird, kann jetzt zum Beispiel bei Vormerkungswünschen immer genau festgestellt werden, an welcher Stelle des Geschäftsgangs das Buch in Bearbeitung ist.
15. Stufe II
Nach jetzigem Planungsstand sollen die Module der Stufe II zu Beginn der 2. Jahreshälfte zum Einsatz kommen. Sie umfaßt Module, die bisher konventionell in der Bundestagsbibliothek bearbeitet wurden:
Daß die Bundestagsbibliothek als der erste ADIS-Neukunde das System erfolgreich einführen konnte, lag vor allem an dem entschlossenen Willen aller Beteiligten, trotz aller Schwierigkeiten (Termindruck, vertragliche Probleme, Unklarheiten im Pflichtenheft, räumliche Trennung der Vertragspartner), das Projekt durch konstruktive Zusammenarbeit zum Erfolg zu führen.
Anerkennen muß man allerdings auch, daß die angedrohten hohen Vertragsstrafen den Auftragnehmer und damit auch die Unterauftragnehmer unter starken Druck gesetzt haben.
Die Softwarefirma, die in diesem Projekt sicher den schwierigsten Part zu leisten hatte, zeigte während der gesamten Zeit eine große Kundenorientierung. Im Vordergrund stand immer die Frage, welche Erfordernisse beim Anwender anfallen und wie man diesen gerecht werden kann.
Für die Zukunft ist es dringend geboten, daß das Produkt ADIS/BMS trotz der bevorstehenden zahlreichen Neueinführungen bei anderen Kunden weiterentwickelt wird. Insbesondere die Clientsoftware muß verbessert werden: Editiermöglichkeiten, die Oberflächen und die Einbettung in das Windowsbetriebssystem entsprechen nicht mehr dem neuesten Stand der Technik.
Abschließend noch einige Anmerkungen zum Thema Outsourcing:
Auf Grund der vorhandenen Personalkapazitäten bestand im Outsourcing die einzige Möglichkeit der Projektdurchführung. Der verwaltungsinterne Aufwand, um ein Outsourcing durchführen zu können, war jedoch sehr beträchtlich, da eine ganze Reihe von Gremien und Entscheidungsträgern sowohl im Vorfeld der Grundsatzentscheidung als auch bei der Durchführung und Auswertung der Ausschreibung einzubinden waren. Trotz Hinzuziehung einer Beraterfirma war der zu leistende Aufwand für das Justitiariat, das EDV-Referat und die Bibliothek erheblich. Auch die Überwachung der Aufgaben des GU's und Verhandlungen über möglicherweise zusätzlich zu erbringende Leistungen nehmen weiterhin viel Zeit in Anspruch.
Bei der technischen Einführung des Systems zahlte sich sicherlich die große Erfahrung des GU's auf diesem Gebiet aus. So wurde die Installation des LAN's (ca. 100 PC's) und die Einrichtung sowie der Betrieb der Server binnen weniger Wochen durchgeführt.
Bei der Übermittlung der bibliothekarischen Fachprobleme und der Überprüfung der Arbeitsergebnisse der Softwarefirma war die Bibliothek entscheidend gefordert. Inwieweit ein Generalunternehmer diese Aufgaben im vollen Umfang übernehmen kann und muß, war schon bei der Bewertung der Ausschreibung strittig. Die Bibliothek hätte sich in diesem Bereich noch mehr Unterstützung durch den GU gewünscht, vielleicht waren aber auch die Erwartungen diesbezüglich zu hoch. Erfahrungen anderer Bibliotheken wären hier sehr interessant.
Auch wenn im Rahmen dieses Aufsatzes nicht weiter auf die juristischen Aspekte des Projektes eingegangen wurde, so sei doch festgehalten, daß die juristischen Rahmenbedingungen dem Bund als Auftragnehmer praktisch keinerlei Spielraum bei Vertragsauslegungen im Sinne von Kulanzregelungen lassen, sondern die buchstabengetreue Vertragseinhaltung eingefordert werden muß, was auf Seiten der Verwaltung zu erheblichem Arbeitsaufwand führt, obwohl mit einer fairen und flexiblen Lösung beiden Parteien oft besser gedient wäre.
Die Ablösung von HEBIS ist - wenn auch mit viermonatiger Verspätung - gelungen. In den ersten beiden Monaten wurde eine 98 %ige Verfügbarkeit des Systems erreicht, zwei Monate nach Produktionsbeginn konnten wieder ca. 80 % der Produktionsleistung im Vergleich zu HEBIS erbracht werden. Dies ist angesichts der großen Komplexität des Projekts ein Erfolg!
17. Zeitlicher Ablauf
| 29. 6. 1994 | Die Kommission des Ältestenrats für Angelegenheiten der Bibliothek, des Archivs und der Dokumentation stimmt der Einführung eines neuen Bibliothekssystems zu. |
| 1994 | Erstellung eines Anforderungskatalogs für das neue Bibliothekssystem durch den Arbeitskreis EDV der Bundestagsbibliothek. |
| September 1995 | Beraterfirma nimmt ihre Tätigkeit auf. |
| Dezember 1995 | Fertigstellung des Pflichtenhefts; Versendung an 8 Softwareanbieter. |
| 15. 2. 1996 | Abgabetermin für Softwareanbieter. |
| 25. 3. - 3. 4. 1996 | 5 Softwarefirmen präsentieren ihre Produkte vor Ort. |
| 15. 4. - 23. 5. 1996 | Testinstallation von 3 Systemen (ADIS, BIBER, VTLS). |
| Ende Mai 1996 | Entscheidung für das Softwareprodukt ADIS/BMS. |
| 19. 6. 1996 | Ausschreibung der Generalunternehmerschaft im Amtsblatt der EU. |
| 2. 8. 1996 | Letzter Tag der Angebotsabgabe. |
| 13. 12. 1996 | Die IuK-Kommission des Ältestenrats des Deutschen Bundestags stimmt dem Vorschlag der Verwaltung bezüglich der Vergabe der Generalunternehmerschaft zu: Firma Siemens Business Service SBS, Unterauftragnehmer sind die Firmen Astec (Software ADIS/BMS) und BerlinDat (Betrieb der Server). |
| Januar 1997 | Aufnahme der Arbeiten durch die Firma SBS (Generalunternehmer). |
| bis 31. 5. 1997 | Erstellung des Fachfeinkonzepts: Präzisierung des Pflichtenheftes. |
| August 1997 | Datenbankabzug der HEBIS-Normdaten. |
| 1. 9. 1997 | Aufnahme des Testbetriebs. |
| 24. 10. 1997 | 1. Abzug der HEBIS-Katalogdaten: Konvertierung ins ADIS-Format. |
| 16. 1. 1998 | 2. Datenbankabzug der Katalogdaten: Konvertierung der seit dem 24. 10. 1997 in HEBIS aufgenommen Daten; Beginn der Schreibsperre. |
| ab. 2. 2. 1998 | HEBIS abgeschaltet, lesender Zugriff auf ADIS. Erwerbungsdaten noch nicht vollständig übernommen. |
| ab 15. 2. 1998 | Erwerbungsdaten komplett: Aufnahme des Katalogisierungsbetriebs. |
| ab 25. 2. 1998 | Aufnahme der Zugangsbearbeitung in den Erwerbungen. |
| ab 17. 4. 1998 | Fremddaten der Deutschen Bibliothek können übernommen werden. |
| ab Juli 1998 | Geplante Einf. der Ausleihverbuchung, Periodikaverwaltung etc. (Stufe II). |
1) Gesellschaft für Mathematik und Datenverarbeitung, Sankt Augustin bei Bonn
2) Koordinierungs- und Beratungsstelle für die Infomationstechnik in der Bundesverwaltung <Bonn>
3) KPMG Berlin
4) Die Bundestagsbibliothek wird voraussichtlich Ende 2001 nach Berlin umziehen, so daß sich dann die Verbindung zu den Servern erheblich vereinfacht.
5) Die Daten der Bundestagsbibliothek waren in HEBIS im sogenannten VBB-MAB gespeichert, das sich nur geringfügig vom MAB I Format unterscheidet.
6) Zunächst wurde sogar von noch längeren Laufzeiten ausgegangen, tatsächlich konnte der Siemens-Rechner RM 400 jedoch so konfiguriert werden, daß in der genannten Zeit die Titelsätze übernommen werden konnten.
7) Die Ausleihverbuchung erfolgte bisher konventionell, da dies praktisch keine Nachteile für den Benutzer mit sich brachte. Mit der Einführung des OPAC's stellt sie aber nunmehr eine notwendige Voraussetzung für die direkte Bestellung durch den Benutzer dar.
