Vorbemerkung
Das Speyerer Akzessionssystem, kurz SPAKS, wurde als reines Erwerbungssystem konzipiert. Eine Weiterverarbeitung der Daten insbesondere durch die Katalogabteilung war und ist nicht vorgesehen.
Dies begründet sich aus den planerischen Vorgaben, die als Rahmen für die Entwicklung des Systems im Jahre 1992 gesetzt wurden. Diese waren und sind heute noch größtenteils gültig:
Das Anforderungsprofil
SPAKS wurde mit CLIPPER Version 5.2d der Firma CA geschrieben. Am Anfang wurde noch die Version 5.0 verwendet, doch erwies diese sich durch Fehler in der Speicherverwaltung als ungeeignet. CLIPPER ist kompatibel zum XBASE-Dialekt. Es wurden jedoch viele CLIPPER-spezifische Befehle und Funktionen verwendet, so daß der Quelltext von SPAKS nicht von anderen XBASE-Programmen verarbeitet wird.
Die Bestandsdateien haben ein Standard-dBase-Format (Datei-Erweiterung DBF) und können dadurch mit Utilities eingesehen und editiert werden. Dies ist jedoch nicht ratsam, da eine unkorrekte Änderung in bestimmten Dateien eine fehlerhafte Programmausführung von SPAKS zur Folge haben kann. Alle Dateien können jedoch mit dem zu SPAKS gehörenden Programm SETUP editiert werden.
Die Indexdateien haben das CLIPPER-interne Format (Dateierweiterung NTX) und sind somit nicht dBase-kompatibel.
Der Programmablauf wird am sinnvollsten durch einen großen Festplattencache beschleunigt.
Die folgende Darstellung soll die grundlegenden Arbeitsvorgänge des Erwerbungssystems der Pfälzischen Landesbibliothek (PLB) bei der Datenerfassung, beim Bestellen, Mahnen und Inventarisieren vorstellen.
Das Fachreferatesystem
Die PLB praktiziert ein Fachreferatesystem, bei dem jeder Fachreferent für seine zu betreuenden Wissenschaftsfächer entsprechende Beschaffungskontingente zugewiesen bekommt, innerhalb derer er im Rahmen der festgelegten Anschaffungsgrundsätze der Bibliothek über die Buchauswahl bestimmen kann. Die Überwachung der Referentenetats ist in SPAKS über die Funktionen Referentenübersicht realisiert; sie gibt Auskunft über die zugewiesene Etathöhe, den Wert der aktuellen Bestellungen, die bereits verausgabten Mittel sowie den sich daraus ergebenden noch verfügbaren Betrag.
Die Titelerfassung
Die Eigenerfassung bibliographischer Daten sollte auf ein Mindestmaß reduziert bleiben. Im Vordergrund steht die weitestgehende Nutzung bibliographischer Datenbanken, zur Zeit des "Verzeichnisses Lieferbarer Bücher (VLB)" der "Deutschen Nationalbibliographie (DNB)" und von "Global Books in Print (GBIP)" auf CD-ROM. In Planung befindet sich momentan noch die Übernahmefunktion für das "Verzeichnis Lieferbarer Musikalien (VLM)".
Mit diesen zur Verfügung stehenden Fremddaten dürften mehr als 80% des Erwerbungs- und Zugangsprofils der PLB abgedeckt sein.
Über die bekannten Rechercheroutinen dieser CD-ROMs werden die erwerbungsrelevanten Titel ermittelt und über die Exportfunktion auf der Festplatte des Bearbeiter-PCs geparkt. Mittels der Funktionen "VLB-" bzw. "DB/GBIP-Datenliste" werden die ausgewählten Datensätze in einer Kurztitelliste für die weitere Bearbeitung als Desiderate, Bestellungen etc. angezeigt.
Bei der Datenübernahme führt das System routinemäßig eine ISBN(ISMN)-Dublettenkontrolle durch. Werden Datensätze mit identischer ISBN (ISMN) ermittelt, erfolgt eine Warnungsmeldung, die die Datensatznummern der betroffenen Titel anzeigt. Zusätzlich kann über ein eingeblendetes Auswahlfenster das Referentenfeld automatisch voreingestellt werden.
Falls keine Fremddaten genutzt werden können, wird eine leere Eingabemaske zur Dateneingabe über die Funktion "Neuen Datensatz eingeben" (Funktionstaste F 5) aufgerufen. Der Bearbeiter erfaßt die Titeldaten über das Feld "Bibliographische Daten". Auf ein Kategorienformat wird hierbei wie bereits erwähnt verzichtet, da die Titeldaten nicht weiter für die Katalogisierung verwendet werden. Außerdem können somit auch Mitarbeiter, die nicht über spezielle Formatkenntnisse verfügen, relativ problemlos mit Titeleingaben betraut werden. Das Feld ist im übrigen voll retrievalfähig. Eine automatische ISBN(ISMN)-Kontrolle findet natürlich auch hierbei statt.
Als besonders hilfreiche Funktion erweist sich im Rahmen der Titeleingaben der Kopierbefehl, der das Duplizieren bereits vorhandener Datensätze (Funktionstaste F 4) erlaubt. In der Praxis wird diese Anwendung insbesondere bei der Bearbeitung von Mehrfachexemplaren und Werken mit weitestgehend identischen bibliographischen Angaben, wie sie bei Fortsetzungswerken und Periodika häufiger vorkommen, eingesetzt.
Zusätzlich kann noch durch die Verwendung von Makro-Bausteinen (Funktionstaste F 1) der Erfassungsaufwand weiter sinnvoll reduziert werden. Über diese Funktion können bis zu 140 Zeichen lange Texte abgespeichert werden. Die Nutzung empfiehlt sich vor allem für den Einsatz oft gebrauchter Standardtexte wie z. B. Mitteilungen an Lieferanten sowie für die Erstellung häufig wiederkehrender Titelelemente, insbesondere beim Erfassen von Zeitschriften und Fortsetzungswerken (z. B. bei Lieferungswerken, Loseblattausgaben, Fortsetzungsreihen u. dgl.). Die abgespeicherten Makros können an jeder beliebigen Stelle der Eingabemaske durch Angabe des ein- bis vierstelligen Makrokürzels aufgerufen werden.
Jeder erstellte Datensatz erhält vom System eine Identifikationsnummer, die Datensatznummer, die als das zentrale Recherche-Element unveränderbar bleibt, unabhängig vom Status oder von Bearbeitungsvorgängen. Auf dem Bildschirm wird sie in der Infozeile neben der Statusanzeige und anderen Mitteilungen angezeigt. Bei nahezu allen Ausdrucken wird sie mit ausgegeben und ist zusätzlich über die Funktion "Gehezu Satznummer" (Funktionstaste F 9) aufrufbar. Sie bietet den schnellsten Zugriff auf einen Titelsatz.
Desiderate und Bestellungen
Als Grundlage für die Bestellungen der Fachreferenten dienen die in SPAKS erfaßten Desiderate. Über die Referentenliste ermöglicht das Programm dem Referenten eine Übersicht über diese Titel oder auch wahlweise über seine laufenden Bestellungen.
Die Steuerung erfolgt über die Kategorie "Referent" in der Eingabemaske, ein normiertes zweibuchstabiges Namenskürzel, und der Selektion nach Bearbeitungsstatus (Anzeige in der Infozeile der Datenmaske):
| Desiderat: | Bestelldatum nicht besetzt | Statuszeile: | "--------" |
| Bestellung: | Bestelldatum besetzt | Statuszeile: | "bestellt" |
| Zugang: | Inventardatum besetzt | Statuszeile: | "invent." |
Nach der Vorakzession (Näheres siehe "Arbeiten mit Listen") wird durch das Setzen des Bestelldatums (Funktionstaste F 8) und der Festlegung des Lieferanten die Bestellung aktiviert (Statusanzeige "bestellt").
Für die wichtigsten Lieferanten existiert ein zweistelliges Buchstabenkürzel, mit dem eine normierte Ansetzung abgerufen wird. Das Lieferantenfeld ist zum einen retrievalfähig, zum andern dient es als Steuerungsinstrument für die Mahnroutinen und der Verwaltung der Lieferantenkonten.
Dieses Verfahren wird für sämtliche Beschaffungen sämtlicher Schrifttumsgattungen und Medienarten angewendet.
Die Inventarisierung
Die Lieferanten der PLB sind gemäß den vereinbarten Geschäftsbedingungen gehalten, ihre Rechnungen und Mitteilungen nach einem vorgegebenen Muster zu gestalten; insbesondere sind an erster Stelle die Datensatznummern der gelieferten Titel anzugeben. Über diese Identifikation werden die Bestellsätze in SPAKS aufgerufen und die Inventarisierung wie folgt durchgeführt:
Durch Eingabe der Zugangsart und des Inventardatums (Funktionstaste F 8) wird die automatische Vergabe der Inventarnummer aktiviert (alternativ ist auch eine manuelle Eingabe möglich); die Statusanzeige zeigt "invent". Neben den eventuell noch zu ergänzenden oder zu korrigierenden bibliographischen Angaben erfolgen in diesem Arbeitsschritt die notwendigen Eintragungen für die DBS, die Kennzeichnung der Haushaltsstelle, die Verbuchung der Preise und sonstiger Kosten, die Markierung zum Ausdruck in der (Auswahl)-Neuerwerbungsliste sowie bereits die Signaturvergabe, die über Nummernkontingente gesteuert wird. Alternativ kann die Standortfestlegung auch systemunabhängig vorgenommen werden. Dies trifft zu bei der Signaturkennung mehrbändiger Werke oder mehrerer Jahrgänge einer Zeitschrift u. dgl.
Fortsetzungswerke und Zeitschriften werden ebenfalls nach diesem Schema inventarisiert. Hierbei bieten sich wieder die beiden Menüfunktionen "Datensatz kopieren" (Funktionstaste F 4) und "Makro einfügen" (Funktionstaste F 1) für eine beschleunigte Erfassung an:
Mit dem Kopierbefehl kann ein bereits vorhandener Datensatz mit Ausnahme der Inventarfelder, jedoch mit Übernahme der sonstigen Bildschirmkategorien dupliziert werden. Dieses Verfahren findet Anwendung besonders bei der Inventarisierung von Zeitschriftenjahrgängen, Loseblatt- und Lieferungswerken, bei denen sich in der Regel die einzelnen Lieferungen nur in der Zählweise (und natürlich im Preis) voneinander unterscheiden. Der Makrobefehl wird vor allem bei Reihenwerken oder bei Teillieferungen mehrbändiger Werke eingesetzt.
Das Arbeiten mit Listen/Recherche
Die unter dem Arbeitsmenü "Listen" zusammengefaßten Funktionen sind von zentraler Bedeutung für die tägliche Arbeit mit SPAKS. Über verschiedenartige Einstiegskriterien können hier Kurztitellisten zur Bearbeitung aufgerufen werden.
Die bibliographische Recherche wird über die Suchliste (Funktionstaste F 2) gesteuert:
Beim Retrieval können sämtliche Eintragungen (auch Ziffern) der "Bibliographischen Daten" genutzt werden. Mit Ausnahme der in einer Stopwortliste festgelegten Begriffe ist also der gesamte Inhalt der Titelbeschreibung suchfähig.
Zur Zeit können maximal drei Suchbegriffe miteinander kombiniert werden, die wie folgt zu belegen sind:
| 1. Biblio: | 1. Suchbegriff, an beliebiger Stelle trunkierbar; Belegung obligatorisch |
| 2. Biblio 2: | 2. Suchbegriff, keine manuelle Trunkierung, Trunkierung erfolgt automatisch ab dem 11. Zeichen; Belegung fakultativ |
| 3. Biblio 3: | 3. Suchbegriff, entspricht Biblio 2 |
Außerdem stehen für Abfragen zur Verfügung:
Mehrere Suchelemente der "Bibliographischen Daten" werden automatisch mit "Und" verknüpft. Bei einem Treffer wird der gefundene Datensatz auf dem Bildschirm angezeigt; bei mehreren Treffern wird eine Kurztitelliste aktiviert und auf dem Bildschirm mit folgenden Elementen aufgeblättert:
Datensatznummer - Erste Zeile der Bibliographischen Beschreibung - Preis
(Um möglichst viel Titelinformation hierbei zu erhalten, wird deshalb bei der Titelerfassung generell auf die Ansetzung einer "Kopfzeile" verzichtet!)
Bei aktiviertem Listenbildschirm ändert sich das Verhalten vieler Programmfunktionen. Alle Befehle, die sich normalerweise auf den aktuell auf dem Arbeitsbildschirm angezeigten Datensatz beziehen, wirken sich im Listenbildschirm auf sämtliche Datensätze der Liste aus; diese sind im einzelnen die Druck-, Mahn-, Lösch- und Kopierfunktionen. Dies bedeutet beispielsweise bei der Nutzung einer Druckoption, daß sämtliche Listentitel entsprechend der Vorgabe als Bestellung, Mahnung oder Zugangsbucheintrag ausgedruckt werden. Dies gilt auch für markierte Titel einer Liste; mittels der Kennzeichnung bestimmter Datensätze durch Anklicken der Leertaste werden bei der weiteren Bearbeitung ausschließlich diese selektierten Sätze berücksichtigt. Besonders bei der Daten- bzw. Referentenliste findet dieses Verfahren Anwendung.
Diese Übersichten dienen der Selektion von Desideraten bzw. Bestellungen bestimmter Fachreferate. Als Voreinstellung kann z. B. bei der Datenliste ein frei wählbares Erscheinungsjahr die Auswahl beschränken. Über die Kennzeichnung des betreuenden Fachreferenten aus einer eingeblendeten Referentenliste wird die Recherche weiter eingegrenzt. In der Praxis wird diese Funktion insbesondere zur Aussteuerung älterer, in der Regel nicht mehr aktueller Desideratenbestände genutzt. Abweichend von den standardisierten Arbeitslisten enthält die Datenliste folgende Anzeigemerkmale: Erscheinungsjahr - ISBN - erste Titelzeile.
Weitere Listen sind installiert zur Erstellung des Zugangsbuches (Inventarliste), für Mahnroutinen (Mahnliste) und für die Fremddatenübernahmen.
Um dem Bearbeiter ein komfortables Arbeiten mit den Listen zu ermöglichen, stehen ihm neben der bereits erwähnten Markierungs-(Leer-)taste noch folgende weitere Bewegungs- und Auswahltasten zur Verfügung:
Mit den (/(-Tasten kann man die aktuelle Titelmarkierung nach oben oder unten verschieben; mit den Bild-(/(-Tasten kann man seitenweise durch längere Listen blättern. Die Vollanzeige eines Datensatzes wird durch die (-Entertaste aktiviert. Hier ist dann wiederum mit den Bild-(/(-Tasten ein Weiterblättern innerhalb der Vollanzeigen möglich, wie es das System auch bei nichtaktivierten Listen anbietet. Mit der Funktionstaste F 2, mit der auch das Suchfenster geöffnet werden kann, gelangt man zurück in die Auswahlliste.
Eine Liste bleibt im übrigen so lange geöffnet, bis entweder eine neue Listenrecherche erfolgt oder sie über den Schließbefehl (Funktionstaste Shift F 2) deaktiviert wird. Auch nach dem Verlassen von SPAKS kann die zuletzt aufgerufene Liste für eine eventuell vorgesehene Weiterbearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt erhalten bleiben.
Das Mahnverfahren
Regelmäßige Mahnroutinen werden über den Befehl "Mahnliste" gestartet. Über die Voreinstellung des zu mahnenden Lieferanten und Festlegung des Mahnzeitraumes in einem eingeblendeten Auswahlfenster erstellt SPAKS eine Liste der zu reklamierenden Titel. Wahlweise können entweder die gesamte Liste, nur bestimmte markierte Datensätze oder alternativ über die Vollanzeige Einzeltitel reklamiert werden. Die Vorgehensweise entspricht der üblichen Listenbearbeitung.
Der Mahnausdruck wird dabei über die Druckfunktion "Mahnzettel" gesteuert.
Statistiken und Übersichten
SPAKS verwaltet unter dem Arbeitsfenster "Statistik" die Übersicht für die Deutsche Bibliotheksstatistik, die vom Aufbau dem DBS-Statistikbogen entspricht; weiter die Haushaltsüberwachungsliste, eine Gesamtübersicht über sämtliche Haushaltsstellen, und bietet zusätzlich eine Verwaltung nach definierten Haushaltsstellen.
SPAKS berücksichtigt in der Haushaltsüberwachung nicht nur die Einzelkosten erworbener Werke, sondern vergleicht diese auch mit den in der Datenmaske erfaßten Rechnungsendbeträgen. Auf diese Weise werden zusätzlich die Lieferantenrechnungen überprüft.
Zusätzliche Kontenverwaltungen sind auch noch für die Fachreferate und Lieferanten eingerichtet.
Über weitere hilfreiche Arbeitsfunktionen gibt die vorliegende Beschreibung des SPAKS-Arbeitsbildschirmes ausführlich Auskunft.
Fazit
Die Erwerbungsdatenbank der PLB umfaßt inzwischen knapp 50.000 Datensätze. Bis auf die nun allmählich länger werdenden Indexierungszeiten bei neu angelegten Titeln (Lösungsmöglichkeiten werden zur Zeit diskutiert) läßt sich nach nun mehr als vier Jahren Routineeinsatz - davon zwei Jahre im Netzbetrieb als gemeinsame Datenbank für sämtliche Zugangsarten - feststellen, daß SPAKS die Erwartungen erfüllt hat:
Von der Erfassung von Desideraten, Bestellungen und Mahnungen über die Inventarisierung bis zur Erstellung der Zugangsbücher, der Neuerwerbungsliste und Statistiken, angefangen von den Übersichten für die Deutsche Bibliotheksstatistik bis zur detaillierten Haushaltsüberwachung nach Haushaltsstellen oder Referaten bietet SPAKS mit einer leicht verständlichen Menüführung und vor allem mit nur einem einzigen Arbeitsbildschirm ein breites Spektrum von praxisorientierten Anwendungen.
Die Einarbeitung der Mitarbeiter, teilweise während des laufenden Routinebetriebes, verlief problemlos. Die Referenten haben, sofern mit PC ausgestattet, einen lesenden Zugriff auf ihre Bestell- und Desideratendaten. Interimsnachweise für im Geschäftsgang befindliche Werke konnten abgeschafft werden; eine nicht unerhebliche Arbeitsersparnis für Katalog- und Erwerbungsabteilung.
Insbesondere der einheitliche und übersichtliche Arbeitsbildschirm hat sich als großer Vorteil des Programms bei der täglichen Arbeit erwiesen: sämtliche Informationen zu einem Titel, sowohl die bibliographischen als auch die erwerbungsspezifischen Angaben sind ohne lästiges Blättern oder zusätzliche Befehlseingaben "auf einen Blick" erfaßbar.
SPAKS hat sich damit von der ursprünglich geplanten Zwischenlösung zu einem effektiven Routineinstrument entwickelt.
