Viel gibt es zur Zeit zu lesen, hören und sehen - und auch zu staunen über den Weg der Bibliotheken in das Zeitalter der "neuen" Medien. Das Schlagwort "Internet" ist in aller Munde. Umgang, Kenntnis und praktische Anwendung sind nahezu eine Selbstverständlichkeit geworden. Die in letzter Zeit publizierte Literatur und Fachveranstaltungen vermitteln zumindest diesen Eindruck.
Die offerierten Möglichkeiten erzeugen den Wunsch, auch die Weichen der eigenen Bibliothek in die zukunftsweisende Richtung zu stellen.
Realität ist dieses aber für unsere, d. h. die Bibliothek des Landesumweltamtes Nordrhein-Westfalen (LUA NRW) noch lange nicht.
Betrachtet man die Entwicklungen größerer Bibliotheken, z. B. der Hochschulbibliotheken, in bezug auf ihr "elektronisches Potential" und vergleicht es mit den Möglichkeiten und der Entwicklung der Bibliothek des LUA - charakteristisch, wie ich annehme, für viele kleine Spezial- und Behördenbibliotheken - so kommt man zu einem Vergleich mit "Industriestaat" und "Entwicklungsland".
Dieses klingt vielleicht negativ, ist aber keinesfalls so gemeint, denn entwickelt hat sich die Bibliothek des LUA im Sinne des Wortes.
Unsere Probleme, Vorstellungen und Wünsche sind nur ganz anderer, viel fundamentalerer Art gewesen. Internet, World Wide Web und andere Trends liegen zur Zeit noch im dienstlichen Nebel, den wir eines Tages auch noch zu lichten hoffen.
Wie die Bibliothek sich entwickelt hat und welche Schwierigkeiten wir meistern mußten, um den Aufsprung auf den Zukunftszug zu schaffen, möchte ich im folgenden schildern.
Ende 1991 wurde von der Bibliothek der Landesanstalt für Immissionsschutz Nordrhein-Westfalen in Essen (LIS NRW), einer Vorläufereinrichtung des LUA, ein Bibliotheksverwaltungsprogramm angeschafft. Die Idee, die bis dato kon-ventionelle Organisation von der Erwerbung bis zur Ausleihe mit den neuen EDV-Möglichkeiten umzustellen, existierte schon länger, nur fehlten leider die finanziellen Mittel.
Nach einem Vergleich vieler Programme entschied man sich für das Angebot einer kleineren Firma. Demo-Version und scheinbar günstiges Preis-Leistungsverhältnis spielten bei der Entscheidung die ausschlaggebende Rolle. Aber auch der Programmname, der die Verwandtschaft mit einer langjährig im HBZ-Verbund NRW praktizierten Lösung suggerierte, beeinflußte die Kaufentscheidung.
Noch ehe dieses Programm vollständig im Echtzeitbetrieb eingesetzt werden konnte, verließ die damalige Leiterin die LIS-Bibliothek, wohl auch mit dem Eindruck, daß viele Ungereimtheiten und Fehler den Charakter der Software bestimmten. Für 10 Monate war dann die LIS-Bibliothek, die für die Versorgung von ca. 400 Mitarbeitern zuständig und auch externen Benutzern zugänglich war (und als LUA weiterhin ist), nur mit einer Bibliotheks-Assistentin besetzt, ehe ich im Oktober 1992 die Nachfolge antreten konnte.
Von den durch den personellen Engpaß entstandenen hohen Rückständen bei der laufenden Arbeit und den Stapeln formal und sachlich nicht erschlossener Bücher abgesehen, waren dem ehrgeizigen Plan, die Berge abzutragen, rasch Grenzen gesetzt. Der Einsatz des Programms, als Hilfe gedacht, entpuppte sich schnell als Horror. Einige Module des Programms funktionierten gar nicht, andere boten immer wieder neue, frustrierende Überraschungen. Die Recherche mit Umlauten oder Zahlen in der Katalogisierung führte z. B. zu immer anderen Retrieval-Ergebnissen; für den Suchenden war dies zwar sehr unterhaltsam, dieser Zufallsgenerator war für ernsthafte Arbeit aber vollkommen indiskutabel, und somit konnte auch das OPAC-Modul nicht eingesetzt werden. Der Zeichenvorrat einiger Erfassungsfelder war laienhaft knapp bemessen, die Ausleihverbuchung erlaubte u. a. nur die Entleihung aller Bände eines mehrbändigen Werkes.
Der Praxiseinsatz des Programms war insgesamt mehr als fraglich.
Leider war der Inhaber der Vertriebsfirma und gleichzeitig auch unser Ansprechpartner nur äußerst schwierig telefonisch erreichbar, Briefe wurden meistens gar nicht beantwortet. Einen großen Teil der Arbeitszeit verbrachten wir mit Programmtest und Erstellen von Mängellisten.
Aber auch oder besser gerade die praktische Arbeit sollte ja weitergehen, die gestapelten Bücher ohne weitere Verzögerung an die Benutzer gelangen. Die Entscheidung war, den Zettelkatalog, der bereits Ende 1991 mit Programmlieferung abgebrochen wurde, weiterzupflegen oder trotz aller Mängel das System, das ca. 200 Datensätze enthielt, zu benutzen.
Da uns die Fehlerbeseitigung und Optimierung des Programms auf Grund von zwei schließlich doch noch in der LIS erfolgten Besuchen seitens des Firmeninhabers zugesichert wurde, entschieden wir uns für letzteres.
Zwei neue, überarbeitete (?) Programmversionen "verschlimmbesserten" das Programm aber dann schließlich nur. Der Firma wurde nun eine Frist (Sommer 1993) gesetzt, bis zu der die Programmfehler beseitigt sein sollten.
Absehbar für uns war nun jedoch, daß diese Firma diese Leistung nicht erbringen können würde. So suchten wir ab März 1993 nach Alternativen. Nach vielen "Programmbesichtigungen" und Kollegenbefragungen entschieden wir uns für BIS-LOK der Firma DABIS, denn wie schon vermutet, konnte uns keine arbeitsfähige Version geliefert werden. Im Gegenteil, unser Ansprechpartner und somit auch die Firma, verschwanden nahezu spurlos.
Dank der Unterstützung unserer EDV-Abteilung - es mußten ja wieder Mittel beantragt werden - konnte schließlich der Vertrag mit DABIS im August 1993 unterschrieben werden. Zu diesem Zeitpunkt war zweifelsfrei klar, daß das erste Programm gescheitert und nicht einsatzfähig war, zumal die von uns gesetzte Frist ohne irgendeine firmenseitige Reaktion verstrich.
Die Auslieferung von BIS-LOK sollte im November 1993 erfolgen.
Die Datenerfassung wurde allerdings bis dahin im alten Programm - jedoch mit gedrosseltem Tempo - weiterbetrieben. Bis Ende Oktober 1993 befanden sich ca. 1.000 Datensätze in dem System, die wir aus Sicherheitsgründen ausgedruckt hatten und die somit protokolliert waren.
Voller Elan hätten wir uns nun gerne an Nach- und Neuerfassung der auf Grund der Umstände eher noch gewachsenen Büchermengen begeben. Leider war eine Datenkonvertierung nicht möglich, z. B. auf Grund der oben beschriebenen fehlenden Zeichen u. a. bei Körperschaftsansetzungen oder dem geheimnisvollen Verschwinden von Serienverknüpfungen bei der Umstellung auf eine der "neuen" Programmversionen.
Zunächst standen jedoch ganz andere Pläne an: Ein großer Teil unseres Hauses mußte und muß baulich saniert werden. Das betraf auch die Bibliothek. Konsequenz: Ein Umzug mit unserem damaligen Bestand von ca. 30.000 Bänden und 280 laufenden Zeitschriften in einen Ausweichpavillon stand an. Wir planten und bereiteten diesen Umzug sehr intensiv vor, denn wir mußten uns in den neuen Räumen mit nur ungefähr der Hälfte des bisherigen Platzes zufrieden geben.
Wir nahmen den Umzug dann auch zum Anlaß einer umfangreichen Revision, Regalplatz mußte ja eingespart werden. Viele ältere Staffelexemplare wurden ausgesondert, zahlreiche Zeitschriftenjahrgänge in ein externes Magazin ausgelagert. Da dazu sowieso nahezu jedes Buch in die Hand genommen werden mußte, lösten wir gleichzeitig die äußerst unpraktikable und von uns wenig geliebte Aufstellungstrennung nach Formaten auf (Exemplare einer Systemgruppe waren so auf mehrere, unzusammenhängende Regale verteilt, je nach Füllmöglichkeit) und bereiteten eine neue, systematische Aufstellung vor.
Natürlich war die Bibliothek vor und während des Umzugs nicht zugänglich, und betrachtet man die unerquickliche Situation in der Zeit davor, die auch Benutzungsnachteile nach sich zog, waren wir sehr unbefriedigt und auch um das Ansehen der Bibliothek besorgt. Denn schließlich wollten wir ja effektiver und schneller werden, neue Leistungen anbieten, wie etwa einen OPAC, und nicht nur dem Selbstzweck der Bibliothek dienen.
Im November 1993 bezogen wir die Übergangsräume, die bis an die Grenze des Vertretbaren vollgestellt waren. Einen getrennten Bürobereich gab es für uns nicht.
Nun konnte es - endlich - losgehen mit der Auf-, Nach- und laufenden Bearbeitung. BIS-LOK war inzwischen ausgeliefert und installiert. Wir hatten uns in Absprache mit unserer EDV-Abteilung zunächst für eine DOS-Lösung entschieden, eine Netz-Version sollte aber folgen. Auf einem PC wurde die Katalogisierung, Ausleihverbuchung, Druck, Ex- und Import und Statistikmodul installiert, auf einem weiteren war bereits im September 1993 das damals noch mit BIS-LOK zusammen zu erwerbende Zeitschriftenverwaltungsprogramm News-Office und schließlich auf einem Benutzer-PC der OPAC installiert. Die nötigen Hardwarevoraussetzungen waren schon vorher realisiert worden.
Die Arbeit mit BIS-LOK war und ist im Vergleich mit dem gescheiterten ersten Programm sehr zufriedenstellend.
Die Stammdatenerfassung in News-Office, d. h. die Auflösung unseres Kardex, hatten wir bereits im September 1993 begonnen und zwar zunächst für alle Zeitschriften, so daß News-Office ab Januar 1994 für deren laufende Bearbeitung eingesetzt werden konnte.
Bei der Bewältigung der anstehenden Datenmengen für BIS-LOK wurden Neuzugänge oder noch nicht nachgewiesene, ältere Zugänge bevorzugt. Peu ā peu sollten aber auch die Altdaten nacherfaßt werden, News-Office mußte kontinuierlich ergänzt werden, Loseblattausgaben und Fortsetzungswerke sollten beim Eingang der jeweiligen Lieferung aufgenommen werden. Die letzten Stammdaten wurden im Herbst 1994 neu aufgenommen, wir haben bis Anfang 1996 einen Bestand von ca. 600 Stammdatensätzen. Die Arbeit mit News-Office ist für uns sehr zufriedenstellend und komfortabel, es gab keine nennenswerten Schwierigkeiten, so daß sich der Erfassungsaufwand auf jeden Fall gelohnt hat.
Bis zur kompletten Nacherfassung der Buch-Altdaten ließen wir das erste Programm auf einem PC in Betrieb, so daß eine Recherchemöglichkeit für das Bibliothekspersonal gegeben war. Jeder dort enthaltene Datensatz wurde im Anschluß an die Nacherfassung in BIS-LOK (anhand der handschriftlich ergänzten Ausdrucke oder in Autopsie) sofort gelöscht, die letzten Titel im Juli 1995.
Im April 1994 kam erneut ein entscheidender Einschnitt auf uns zu: Das Verwaltungsstrukturreformgesetz vom 15.12.1993 brachte im Bereich der nordrhein-westfälischen Umweltverwaltung die Auflösung bzw. Zusammenlegung mehrerer Einrichtungen mit sich.
Aus LIS, dem Landesamt für Wasser und Abfall in Düsseldorf (LWA), dem Bodenschutzzentrum (BSZ) in Oberhausen, dem Fachinformationszentrum (FIZ) für Gefährliche Stoffe in Duisburg und der Abt. 3 der LÖLF in Düsseldorf wurde das LUA. Die Zentralverwaltung entstand auf dem Areal der alten LIS.
Im ehemaligen LWA gab es eine Bibliothek; Literatur war auch bei den anderen Einrichtungen vorhanden, die aber nicht professionell bibliothekarisch betreut wurde.
Die Bibliotheken Essen und Düsseldorf wurden zu einer Organisationseinheit, sind aber nach wie vor auf zwei, d. h. ihre ursprünglichen Standorte verteilt, da eine Versorgung der Mitarbeiter vor Ort (d. h. Essen: Sammelschwerpunkt Immissions- und Bodenschutz und Düsseldorf: Sammelschwerpunkt Wasser und Abfall) nötig und wichtig ist.
Nun galt und gilt es, einheitliche Arbeitsweisen und eine gemeinsame Struktur zu finden, denn viele Bereiche waren sehr unterschiedlich organisiert.
Im Spätherbst 1994, mit Auslieferung der BIS-LOK-Version 2.1a, haben wir, d. h. die Bibliothek Essen, von der DOS-Version auf ein Novell-Netz umgestellt. Lizenzen für einen LAN-OPAC wurden zusätzlich erworben, so daß, sobald die hausinternen technischen Voraussetzungen geschaffen sein werden, die Mitarbeiter die Möglichkeit der Recherche von ihrem Arbeitsplatz aus haben sollen. Auch News-Office wurde auf Netz-Betrieb umgestellt.
Bereits vorher hatten wir uns darauf verständigt, daß die Bibliothek Düsseldorf sich BIS-LOK (und auch News-Office) anschließen würde. Diese Entscheidung war nicht problematisch, da dort noch kein EDV-System eingesetzt wurde.
Aber auch diese Entscheidung hat für unsere weitere Arbeit nachhaltige Konsequenzen: Die Schlagwortvergabe, bisher nach SWD und "frei", mußte vereinheitlicht werden, ebenso natürlich Notationen und Signaturen. Wir entschieden uns für die Übernahme des Umwelt-Thesaurus des Umweltbundesamtes. Leider empfahl sich keine unserer beiden vorhandenen Systematiken für die Anwendung in der gemeinsamen Bibliothek, sie waren grob und deckten bestimmte Bereiche nicht ab. Auch hier einigten wir uns auf die Übernahme der Systematik der Zentralen Fachbibliothek des UBA. Diese Systematikstellen werden durch formale Anhänger ergänzt und so zur Individualsignatur. Die Folge ist, daß unsere Signaturen vollkommen neu aufgebaut sind bzw. sein werden.
Aber auch nicht primär bibliothekarische Bereiche blieben von Änderungen und Neuerungen nicht verschont: Da wir unseren Etat selbständig verwalten und auch buchungstechnisch abwickeln, mußten wir uns ab Januar 1995 mit dem Einsatz eines neuen Etatverwaltungsprogramms (HKR-TV) auseinandersetzen.
Das sollte für 1995 aber nicht das einzige Novum bleiben. Die Sanierungsarbeiten neigten sich allmählich dem Ende zu, und für die Bibliothek Essen stand ein erneuter Umzug an. Es ging jedoch nicht zurück in die alten Gemächer, hatte man doch durch die Umgestaltung der ehemaligen Kantine einen Raum geschaffen, in dem endlich genug Platz zur Verfügung stand. Diesen Umzug nahmen wir dann zum Anlaß, um die bereits erwähnte neue Aufstellungssystematik in der Bibliothek Essen in die Tat umzusetzen. So wurde ein Bereich der Bibliothek für die bisher genutzte Klassifikation eingerichtet. Dieser war auf Grund der genauen Kenntnis der Bestandsgröße (ca. 36.000 Bände) gut kalkulierbar. Die Regale für die neue Systematik bzw. die neuen Signaturen bilden ebenfalls einen Bereich; wir haben hier genügend Zuwachsmöglichkeiten. Diese Situation ist für unsere Benutzer sicherlich nicht einfach, aber wir versuchen, durch gezielte Informationen (Hausmitteilungen, Übersichtspläne etc.) Transparenz herzustellen. Auf Grund der Personalstärke (inzwischen 3 Stellen) sind wir nicht in der Lage, den gesamten bisherigen Bestand neu zu systematisieren, aber welche Bibliothek kann das schon?
Laufende Fortsetzungen und Serienaufstellungen werden aber grundsätzlich komplett zu der neuen Signatur gestellt.
Waren die Wehen des Umzugs gerade überwunden, standen die nächsten Arbeiten schon vor, nein, in der Tür, und zwar in Form der Übernahme und Eingliederung der Bestände unserer Vorläufereinrichtungen FIZ, BSZ und LÖLF.
Die Verwaltung dieser Bestände ist auf die Bibliothek Essen übergegangen. Seit Januar 1995 betreuen wir bereits die Verpflichtungen (Fortsetzungen, Zeitschriften und Loseblatt-Ausgaben), so wie natürlich auch die sich daraus ergebende Profilerweiterung unserer Themen-/Sammelschwerpunkte. Auf Grund des Platzproblems in unserem Ausweichquartier konnte die bereits vorhandene, nicht ausgeliehene Literatur nicht benutzt werden. Im November 1995 wurden diese in Umzugskartons verpackten und zwischengelagerten Bestände an die Bibliothek Essen überstellt. Wir haben nun begonnen, diese Bestände zu integrieren. Integration heißt in diesem Fall: Komplettbearbeitung von der Akzession bis zum Zugriff.
Zum größten Teil gibt es dort nämlich weder Inventarisierung, Verschlagwortung noch eventuelle Konvertierungsmöglichkeiten, sofern überhaupt maschinenlesbar erfaßt worden war. Es handelt sich hier um eine Größenordnung von ca. 2.000 Titeln, die neben dem laufenden Zugang nach und nach bearbeitet werden wollen. Die davon ausgeliehenen Bestände werden zuletzt bearbeitet, da es hierfür immerhin einen Nachweis in Art von Ausleihlisten gibt. Dieses wird uns sicherlich noch eine ganze Weile beschäftigen. Trotzdem möchte ich die Perspektive nicht aus dem Auge verlieren.
Näherliegende Ziele sind für die Bibliothek dabei zunächst einmal der Einsatz von CD-ROMs, die für uns leider bisher auch noch kein Standard sind. Auch die Retrokonversion unseres Zettelkatalogs steht oben auf der Wunschliste, wobei hier allerdings der finanzielle Aspekt entscheidender ist als der personaltechnische.
1996 wird sicherlich der Anschluß der Bibliothek Düsseldorf an BIS-LOK erreicht, was organisations- und arbeitstechnisch ein weiterer Zukunftsschritt sein wird. Wir hoffen, daß sich die (dv-)technischen Kinderkrankheiten, die wir schon fast erwarten, nicht als Epidemien entpuppen werden.
Der Weg bis hierher war sicherlich hart und lang, das Ergebnis nicht revolutionär, aber wir sind trotzdem oder gerade deshalb stolz auf das Erreichte, eine Basis, auf der nun neue Schienen gelegt werden können.
Da war nämlich noch die Sache mit dem Internet ...
