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Diese Kommunikationsstruktur ist ein Bestandteil der vielfältig
vernetzten Interaktions- und Kooperationsbeziehungen in der Stadtbücherei
Stuttgart.
Die Stadtbücherei Stuttgart versteht sich als lernende Organisation,
die offen ist für Wandel und Veränderung. Als lernendes
Unternehmen schult die Bibliothek die Wahrnehmungsfähigkeit,
entwickelt Instrumentarien wie Beobachtung von Kundenbedürfnissen
und qualitative Auswertung ihrer Nutzung, um neue Angebote und Dienstleistungen
zu entwickeln.
Erprobung und Experiment sind Leitbegriffe der lernenden Organisation
Bibliothek.
Niemand weiß, ob sich Neues bewährt. Nur im Ausprobieren
läßt sich dies erfahren.
Evaluation des Erfahrenen, Optimierung des Weges prägen die
lernenden Organisation.
Dies gilt nicht nur für Kundenangebote. Es gilt auch für
die Organisationsstruktur selbst.
Wir schaffen eine Kultur des Lernens als bewußte Wahrnehmung
dessen, was um uns herum sich entwickelt, als Wahrnehmung dessen,
was wir initiieren. Dies setzt eine Gesprächs- und Denkkultur
im Unternehmen voraus. Dazu gehört eine ausgebaute Informations-
und Kommunikationsstruktur, die ebenfalls ständig der Entwicklung
und dem Wandel unterliegt.
In Stuttgart gibt es Braintrusts mit unseren Experten, ein jährliches
Gipfelgespräch für alle Mitarbeiter, themenorientierte
Arbeitsgruppen, Gremien , deren Ziel es ist, zunächst ohne
Ergebnisorientierung miteinander über Themen der Zukunft nachzudenken.
Mitarbeiter bereiten das Thema vor, wir diskutieren, schulen unsere
Wachsamkeit für neue Entwicklungen. Am Jahresende kristallisieren
sich neue Ziele und Projekte aus dem Gedankenaustausch heraus.
Regelmäßige Dienstbesprechungen sichern den Informationsfluß,
das Intranet bietet neue Möglichkeiten.
Qualitätszirkel zur Optimierung von Arbeitsabläufen
sind inzwischen etabliertes Instrument. Die Analyse von Ablaufprozessen,
die Optimierung von Schwachstellen - in Eigenregie und Selbstregulierung
der Mitarbeiter - auch dies initiiert Lernprozesse.
AQUA - Qualitätszirkel Auskunftsdienst oder Vormerkungen
oder Einstellen - die Qualitätszirkel thematisieren den Alltag.
In Eigenregie und Eigeninitiative haben Assistenten den Qualitätszirkel
Ausbildung gegründet. Gestützt und gefördert von
der Direktion, aber eigenverantwortlich in seiner Arbeit, hat dieser
Zirkel nicht nur die Ausbildung optimiert, sondern das Zusammenspiel
zwischen Zentralbücherei und Stadtteilbüchereien wesentlich
verbessert.
Durch die Einführung der EDV ist zunehmend eine Abstimmung
und Standardisierung der Arbeitsabläufe im gesamten System
erforderlich - systemübergreifende Qualitätszirkel werden
im Forum Arbeitsmethoden zusammengefaßt.
Mitarbeitergespräche zur Zielplanung und Zielkontrolle sind
etabliertes Instrument.
Vernetzung ist ein Stichwort, das Ziele und Inhalt der Bibliothek
bestimmt. Vernetzung ist aber auch ein Stichwort für die Organisation
- die Intensivierung des Zusammenspiels zwischen allen Abteilungen,
zentralen Diensten, Zentralbücherei, Stadtteilbüchereien
und Mediothek tägliche Aufgabe. Die Informations- und Kommunikationsstruktur
spiegelt auch die Vernetzung, sie geht quer durch die Hierarchien
und Abteilungen, orientiert sich an Zielen und Aufgabenfeldern,
verbindet strategische und operative Planung und Optimierung in
Braintrusts und Qualitätszirkeln.
Schnittstellen zwischen den Teams und den Abteilungen sind ständig
neu zu definieren.
Die lernende Organisation ist dynamisch, im Fluß. An den Schnittstellen
entsteht manchmal kreatives Chaos - das Chaos ist neu zu ordnen,
doch die Ordnung hält nur kurze Zeit. Eine kreative Organisation
läßt sich kaum mit Organisationschemata oder Arbeitsplatzbeschreibungen
festhalten. Die traditionellen Instrumente sind viel zu starr und
unflexibel.
Das führt manchmal zu Irritation, Unsicherheit - Wandel und
Veränderung muß ausgehalten werden und bedarf starker
und flexibler Persönlichkeiten.
Die lernende Organisation schafft eine Kultur, in der die Entfaltung
der Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter gefördert
und gestützt wird. Maßnahmen zur Mitarbeiterqualifizierung
- von der traditionellen Fortbildung bis zum Learning on the job
oder dem Studienaufenthalt im Ausland gehören genauso dazu
wie die vielfältige Informations- und Kommunikationsstruktur.
Dezember 1999 I.Bussmann
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