Informationen zu den regionalen und überregionalen
Verbundsystemen in Deutschland

Hessisches
Bibliotheks-Informationssystem

HeBIS

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1.    Der Verbund im Überblick

HeBIS ist der elektronische Dienstleistungsverbund aller großen wissenschaftlichen Bibliotheken in Hessen und Rheinhessen (Kooperationsvertrag). Der Verbund ging 1987 als dienst-interner Katalogisierungs- und Recherche-Verbund in Produktion ("HeBIS-KAT"). Seit Umstieg auf das aus den Niederlanden adaptierte integrierte Bibliothekssystem PICA (Project for Integrated Catalogue Automation) im Oktober 1995 wird der Verbund in enger Kooperation mit den Pica-Partnern schrittweise ausgebaut zu einem umfassenden Online-Dienstleistungsverbund mit allen modernen Service-Funktionen für Bibliotheken und Bibliotheksbenutzer.
Basis aller Serviceleistungen sind eine zentrale Verbunddatenbank und z.Z. sechs lokale Datenbanken als Subsysteme mit allen lokal benötigten Daten aus der zentralen Verbunddatenbank (Online-Update).
Als integriertes Gesamtsystem stellt HeBIS unter einer einheitlichen Oberfläche eine umfassende Funktionalität für alle Dienstleistungen auf zentraler und lokaler Ebene bereit.

Literaturdatenbank mit breitem Spektrum
Die HeBIS-Datenbanken bieten sowohl dem Bibliotheksbenutzer als auch dem Bibliothekar breit gefächerte Möglichkeiten der Literaturrecherche.

Derzeit sind mit Bestand nachgewiesen:

• Alle in den Verbundbibliotheken verfügbaren Bücher mit Erscheinungsjahr 1986 ff.
• Bücher mit früheren Erscheinungsjahren aus Altbestands-Konversionen und soweit sie nach 1986 erworben wurden
• Alle in den Verbundbibliotheken verfügbaren Zeitschriften.
• Über 4 Mio Aufsatznachweise aus 14.000 wissenschaftlichen Zeitschriften der Jahrgänge 1998-2000

auf der Basis von Zeitschrifteninhaltsdiensten (SWETSCAN u.a.).
• Elektronische Hochschulschriften und Zeitschriften.
• Zur Zeit im Aufbau: eine im Scan-/OCR-Verfahren erstellte Datenbank der Zettelkataloge der

8 größten wissenschaftlichen Bibliotheken Hessens mit ca. 8 Mio Bestandsnachweisen für Literatur vor 1986
(HeBIS-Retro: http://www.hebis.de/retro).

Zugriff über WWW-OPAC: Recherche, Bestellung, Fernleihe
Für den Zugriff auf die HeBIS-Datenbanken steht ein komfortabler Online-Katalog (WWW-OPAC) mit folgenden benutzerfreundlichen Funktionen zur Verfügung:

• Online-Recherche - auch vom persönlichen Arbeitsplatz aus.
• Online-Bestellungen auf Bestände der eigenen Bibliothek über den OPAC des jeweiligen Lokalsystems.
• Online-Fernleihe mit automatisierter Weiterleitung der Bestellung an besitzende Bibliotheken innerhalb des HeBIS-Verbundes über den OPAC des HeBIS-Zentralsystems.
• Online-Zugriff auf Abstracts und Volltexte elektronischer Dokumente und Zeitschriften für berechtigte Benutzer.
• Recherche über Autoren und Titel sowie sachlich über Schlagworte.

Bibliotheksverwaltung: Erwerbung, Katalogisierung, Ausleihe

• Erwerbung von der Bestellung bis zur Rechnungsbearbeitung einschließlich Zeitschriftenverwaltung mit dem lokalen ACQ-Modul.
• Zentrale Bereitstellung aktueller Neuerscheinungslisten aus USA und UK

(Blackwell's New Titles Announcement Service / NTAS mit wöchentlichem Update).
• Zentrale Bereitstellung der Titelaufnahmen der Deutschen Nationalbibliographie (DNB) ab Erscheinungsjahr 1972 (wöchentliches Update).
• Zentrale Bereitstellung überregionaler Normdateien. Zur Verfügung stehen die GKD

(Gemeinsame Körperschaftsdatei) und die SWD (Schlagwort-Normdatei).
• Zeitschriften-Katalogisierung in enger Kooperation mit der ZDB (Zeitschriftendatenbank).
• Verbundsacherschließung gemäß RSWK/SWD mit aktiver Teilnahme an der SWD.

Ausleihe einschließlich Benutzerdatenverwaltung, Ausleihverbuchung (auch Selbstverbuchung), Leihkontenführung und Mahnwesen mit dem Modul OUS.

2.    Allgemeine Angaben zum Verbund
 

Verbundname / Kurzbezeichnung	Hessisches Bibliotheks-Informationssystem (HeBIS)
Postanschrift	Hessisches Bibliotheks-Informationssystem (HeBIS)  Hessischer Zentralkatalog Bockenheimer Landstr. 134-138 60325 Frankfurt a.M.
Lieferanschrift	s. Postanschrift
Standortanschrift	s. Postanschrift
Telefon	(069) 212 - 39 226 / 39 227
Fax	(069) 212 - 39 062
URL/Homepage des Verbundes	http://www.hebis.de/index.html
Rechenzentrum	Hochschulrechenzenztrum  der J. W. Goethe-Universität Abt. Bibliotheks-Datenverarbeitung PF 111 932 60054 Frankfurt a. M.

Leitung	Bernd Dugall (Vorsitz HeBIS-Verbundrat / StUB-FfM) Tel.: (069) 212-39230 Fax: (069) 212-39062 E-mail: dugall@stub.uni-frankfurt.de Rolf-Dieter Saevecke (Leiter Abt. Hess. ZK / StUB FfM)  Tel.: (069) 212 - 39226  Fax: (069) 212 - 39062 E-mail: saevecke@stub.uni-frankfurt.de  Hanspeter Schneider (Leiter Abt. Bibliotheksdatenverarbeitung im Hochschulrechenzentrum der J.W.Goethe-Univ. Frankfurt a.M.) Tel.: (069) 798 22 782 Fax: (069) 798 28 313 E-mail: schneider@rz.uni-frankfurt.de
Beamte / Angestellte	HZK/Verbundzentrale: 13,5  HRZ/BDV (Zentralsystem): 7
Sachetat	Im Etat d. StUB Frankfurt / im Etat des HRZ FfM
Personaletat	Im Etat d. StUB Frankfurt / im Etat des HRZ FfM

3.    Entwicklung und Aufgaben des Verbundes
 

Gründungsjahr	1986
Routine (offline/online)	Seit 1987
Erste Verbundpartner mit Beitrittsjahr	Alle Universitäts- und Landesbibliotheken, 1987
Früherer Name	HeBIS-KAT (1987 - 1995);  1995 Umstellung auf das Pica-System
Aufgaben der Verbundzentrale	Verbundzentrale: Die zentralen Verbundaktivitäten werden wahrgenommen vom Hessischen Zentralkatalog bei der StUB Frankfurt a.M. als bibliothekarische Verbundzentrale und dem Hochschulrechenzentrum / Abteilung Bibliotheksdatenverarbeitung der J.W.Goethe-Universität Frankfurt a.M. als technische Verbundzentrale und Verbundrechenzentrum für das Zentralsystem HeBIS-CBS. Für die Verbundaufgaben beim HZK existiert ein eigenes Sachgebiet „Verbundzentrale", zu dessen Aufgaben (immer in Abstimmung mit verbundinternen und überregionalen Gremien, Institutionen und Konventionen sowie den PICA-Partnern) insbesondere die Mitarbeit in folgenden Bereichen gehört: Umsetzung bibliothekarischer Anforderungen bei System-  und Formatentwicklungen und -anpassungen Entwicklung von Format-Schnittstellen für Datenimport und Datenexport Vorbereitung und Test neuer Programm-Versionen Programmentwicklungen in Zusammenarbeit mit BDV Erstellung und redaktionelle Betreuung von Arbeits-, Schulungs- und Informationsmaterialien Anwenderberatung im Einzelfall Durchführung von Schulungsmaßnahmen, Workshops, Informationsveranstaltungen Verbundorganisation und Öffentlichkeitsarbeit Die technisch-orientierten Verbundaufgaben werden vom HRZ/BDV  in Abstimmung mit Pica und den Lokalsystemen wahrgenommen: Betreuung der eingesetzten Hard- und Systemsoftware (Tandem) sowie der Netzkomponenten Anpassung der Pica-Software an die Anforderungen des Verbundes Programmentwicklung in Zusammenarbeit mit HZK/Verbundzentrale Datenkonversion und Datentausch Betreuung der Client-Applikationen

4.   Grundlagen, Struktur und Teilnahmebedingungen
 

Rechtliche oder vertragliche Gundlagen des Verbundes	Organisationserlaß des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst vom 8.12.1988 (HeBIS-KAT) Organisationserlaß des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst vom 26.4.1995 (HeBIS/PICA)
Trägerschaft	Land Hessen
Kooperationen und ihre rechtlichen/vertraglichen Grundlagen	Kooperationsvertrag zwischen dem Land Hessen und der PICA-Stiftung vom 14.9.1994  Kooperationsvertrag zwischen dem Land Hessen und dem Land Rheinland-Pfalz vom 1.12.1995 Weitere Kooperationsverträge mit Bibliotheken unterschiedlicher Trägerschaft
Zuständigkeit	Der HeBIS-Verbund stellt insbesondere für die wissenschaftlichen Bibliotheken in Hessen und Teilen von Rheinland-Pfalz ein umfassendes Angebot bibliothekarischer Funktionen und Dienstleistungen zur Verfügung. In zunehmendem Maße werden auch Serviceleistungen für Endnutzer angeboten. Öffentliche Bibliotheken nutzen das HeBIS-Angebot in erster Linie für Direktbestellungen im Fernleihverkehr.
Zulassungsvoraussetzungen/Teilnahmebedingungen	Der HeBIS-Verbund steht prinzipiell allen wissenschaftlichen Bibliotheken - auch ausserhalb des Geschäftsbereichs des HMWK - sowie den öffentlichen Bibliotheken in Hessen zur aktiven Teilnahme zur Verfügung. Für die aktive Verbundkatalogisierung werden hinreichende Kenntnisse und praktische Erfahrungen mit den im Verbund eingesetzten Regelwerken gefordert. Die Zulassung erfolgt durch das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst in Absprache mit dem HeBIS-Leitungsteam und dem HeBIS-Verbundrat
Zugriffsmöglichkeiten für Nichtangehörige des Verbundes	OPAC-Zugang übers Internet http://webcbs.rz.uni-frankfurt.de
Entgeltordnung	Aktive Verbundbibliotheken außerhalb der Zuständigkeit des Landes Hessen werden z.Z. an den Kosten des Zentralsystems mit einer anteiligen Pauschalsumme für Investitionen, Betriebs- u. Folgekosten sowie Basisdienstleistungen beteiligt. Schlüsselzahlen werden aus den jeweiligen Bestandszahlen ermittelt. Das Modell hat vorläufigen Charakter und soll schrittweise umgestellt werden auf nutzungsorientierte Verrechnungspreise.  Reine Recherchen in den Verbunddatenbanken werden nicht berechnet.
Verbundgremien und ihre Funktion	Der HeBIS-Verbundrat ist das zentrale Entscheidungs-, Beratungs- und Steuerungsgremium des Verbundes. Er ist repräsentativ besetzt mit 20 Vertretern aller am Verbund beteiligten Gruppierungen. Beschlüsse sollen entsprechend dem Verbundcharakter kooperativ und in weitgehendem Konsens getroffen werden. Mehrheitsentscheidungen sind möglich. Der HeBIS-Verbundrat tagt in der Regel zweimal im Kalenderjahr. Geschäftstelle ist die Stadt- und Universitätsbibliothek Frankfurt a.M.  Das Leitungsteam besteht aus dem Direktor der STUB Frankfurt a.M. (Verbundleitung), dem Leiter des Hessischen Zentralkatalogs (bibliothekarische Leitung) und dem Leiter der Abteilung Bibliotheksdatenverarbeitung beim HRZ der JW Goethe-Universität Frankfurt a.M. (technische Leitung): Es ist verantwortlich für die Umsetzung der Beschlüsse des HeBIS-Verbundrats und die Koordinierung der Aktivitäten der einzelnen Institutionen; steuert die Arbeit der Ständigen Arbeitsgruppen.
Arbeitsgemeinschaften	Der HeBIS-Verbundrat und das Leitungsteam werden von zwei ständigen Arbeitsgruppen unterstützt, deren Zusammensetzung der HeBIS-Verbundrat festgelegt hat und nach sachlicher Notwendigkeit ändern kann. Dabei wurde insbesondere darauf geachtet, daß Fachexperten aus allen Lokalsystemen vertreten sind. Die ständigen Arbeitsgruppen bereiten Problemlösungen in enger Abstimmung mit dem Leitungsteam vor. Sie tagen in der Regel zweimal pro Kalenderjahr.  Als ständige Arbeitsgruppen wurden eingerichtet:  AG Medienbearbeitung Diese Arbeitsgruppe soll sich vor allem mit der Automatisierung bibliothekarischer Geschäftsgänge und der Standardisierung bibliothekarischer Regeln und Formate unter PICA befassen. Schwerpunkte sind: Benutzerorientierte Online-Dienste; verbundübergreifende Kooperationen; Regelwerks- und Standardisierungsfragen; verbundinterne Organisations- und Arbeitsverfahren. Vorsitz und Geschäftsführung der AG Medienbearbeitung liegen beim Hessischen Zentralkatalog.  Zur Unterstützung der AG Medienbearbeitung hat der HeBIS-Verbundrat für folgende Sachbereiche fachlich spezialisierte Unter-AG eingesetzt: UAG Alphabetische Katalogisierung  UAG Zeitschriftenkatalogisierung  UAG Sacherschließung  UAG Ortsausleihe UAG Fernleihe UAG Elektronische Medien UAG Benutzung AG Technik Diese Arbeitsgruppe soll insbesondere die Aktivitäten der lokalen Pica-Betreiber koordinieren und mit dem zentralen Bibliotheksrechenzentrum HRZ/BDV und den Pica-Partnern abstimmen. Darüber hinaus soll kontinuierlich nach Lösungen für eine Optimierung des Systembetriebs gesucht werden, insbesondere im Hinblick auf Netzstabilität und Systemsicherheit. Weiterhin hat sich die AG Technik aktiv an der Evaluierung neuer Pica-Software zu beteiligen. Außerdem soll sie die Einbindung des Pica-Systems in heterogene Netze und Systeme auf Basis von Standarddiensten voranbringen.  Vorsitz und Geschäftsführung liegen beim HRZ/BDV der JW Goethe-Universität Frankfurt a.M.  Lokale Arbeitsgruppen Sie haben die Aufgabe, den Einsatz der lokalen Pica-Module zu koordinieren und die Abstimmung zwischen den einzelnen Bibliotheken eines Lokalsystems und den örtlichen Rechenzentren zu gewährleisten. Sie sollen auch als Ansprechpartner für Benutzerinteressen fungieren. Die lokalen Arbeitsgruppen konstituieren sich eigenverantwortlich.  Nutzerversammlung Einmal im Jahr beruft das Leitungsteam Nutzerversammlungen ein. Dabei handelt es sich um informelle Treffen, die der Information und dem Meinungsaustausch dienen.

5.    Hardware, Betriebssystem, Kommunikationsanschlüsse
 

Rechnertyp	CBS (Zentralsystem) Das Zentralsystem basiert z.Z noch auf TANDEM-Himalaya-Rechnern. Installiert sind z.Z. ein Produktionsrechner K 2004 (mit 4 Prozessoren à 128 MB Hauptspeicher und 100 GB Plattenspeicher/gespiegelt) sowie ein Testrechner K 202.  LBS (Lokalsysteme) Die Lokalsysteme basieren auf DEC-Alpha-Rechnern mit UNIX-Betriebssystem. Die Rechnerkapazität in den Lokalsystemen ist unterschiedlich in Abhängigkeit von Datenmenge, Zahl der Datenendgeräte und der Nutzungsfrequenz.
Betriebssystem	Zentralsystem: z.Z. TANDEM/Guardian (die Umstellung auf UNIX ist in Vorbereitung)  Lokalsysteme: True64 UNIX (DEC)
Standort	Zentralsystem: Hochschulrechenzentrum der J.W.Goethe-Universität Frankfurt a.M. Lokalsysteme: Darmstadt: RZ TH Darmstadt Frankfurt a.M.: HRZ J.W.Goethe-Universität Frankfurt a.M. Gießen/Fulda: HRZ Universität Gießen Kassel: GHB Kassel Mainz: UB Mainz Marburg: UB Marburg
Eigentümer	Land Hessen
Rechnerspezifische Schnittstellen	Keine
Standardisierte Kommunikationsschnittstellen	TCP/IP
Netz-Anschlüsse des Verbundrechners	Internet / WWW  OPAC: http://webcbs.rz.uni-frankfurt.de Homepage:http://www.hebis.de

6.    Softwareausstattung
 

Anwendungssoftware	Pica-Software
Fremdentwicklung	Pica B.V., Leiden (NL)
Eigenentwicklung	Pica-Klasse 2-Software
Pflege des Systems	in Zusammenarbeit mit den Pica-Partnern

7.    Datenbanken, Fremddaten, Normdateien
 

Datenbanken und ihre Betriebs- und Wartungszeiten	Betriebszeit: Produktionssystem rund um die Uhr; Zentralsystem-Wartung 14-täglich (ab 15 Uhr)
Fremddaten	DNB: Reihen N, A, B, C (1972 ff.)  GKD: aktueller Gesamtbestand  SWD: aktueller Gesamtbestand PND: in Planung  ZDB: Aktueller Gesamtbestand/Titel in HeBIS vorgehalten (wöchentliches Update per File-Transfer) und i.d.R. Primärerfassung in HeBIS (mit anschließendem Update der Bestandsdaten zur ZDB)
Intern als Normdateien geltende Dateien	z.Z. DNB, GKD, ZDB, SWD
Rücklieferung zu überregionalen Normdateien	GKD, ZDB, SWD

8.    Datenformate / Eingang
 

Verarbeitungsformat	PICA + / PICA 3
Ein-/Mehrdateiensystem	Mehrdateiensystem
Lieferung der Daten im MAB-Format	MAB1- und MAB2-Eingangsschnittstelle
Online-/Offline-Verbund	Online-Verbund (mit Offline-Schnittstellen für Fremddaten)
Art des Offline-Eingangs, der Bearbeitung	FTP-Server

9.    Verbundstatistik (Stand der Angaben: 31.12.2000)

10.    Bibliothekarische Grundlagen
 

Zentralredaktion	Fällt in die Zuständigkeit der HeBIS-Verbundzentrale beim Hessischen Zentralkatalog. Ist insbesondere bei Normdaten relevant.  Ansonsten Einzelfallentscheidung aufgrund Anfrage. Generelle Regelfestlegungen erfolgen nach Beratung in den Arbeitsgruppen des Verbundes
Regelwerk Formalkatalogisierung	RAK-WB (mit verbundspezifischen Festlegungen)
Regelwerk Sacherschliessung	Auf Verbundebene RSWK / SWD; auf lokaler Ebene frei
Katalogisierungsniveaus / Berechtigungsstufen	Katalogisierungsniveau ergibt sich aus Herkunft der Daten (Normdaten, Autopsie-Neukatalogisierung, Retro-Konversion ohne Autopsie); in der Regel keine systemseitigen Berechtigungsstufen; Funktionsbeschränkung nur betr. Bearbeitung von Normdaten
Korrekturrecht	In der Regel nicht eingeschränkt (Ausnahme: Normdaten)
Verzeichnete Materialien	Ohne Einschränkung
Kennzeichnung von Sondermaterialien u. Konversionsdaten	Ja

11.    Dienstleistungen für Online-Kataloge
 

Online-Rückführung von Katalogdaten in lokale Systeme / zeitlicher Rhythmus	System-immanentes Online-Updating zwischen Zentralsystem und den einzelnen Lokalsystemen
Offline-Rückführung von Katalogdaten in lokale Systeme / zeitlicher Rhythmus	möglich / in Absprache

12.    Dienstleistungen Offline-Kataloge
 

Gesamtkataloge des Verbundes	werden nicht mehr produziert
Unregelmäßig für einzelne Verbundbibliotheken produzierte Kataloge	werden nicht mehr produziert

13.    Weitere Dienstleistungen, Internet-Angebote, Projekte
 

Offline-Verfahren	In Absprache (insbesondere Altdatenübernahme)
ZK-Ablösung	Projekt zum Aufbau einer Informationsdatenbank HeBIS-Retro durch Scannen lokaler Kataloge (8 Mio TK/Bestände vor 1986) einzelner HeBIS-Verbundbibliotheken mit OCR-Retrieval (1999-2001)
Internet-Angebote / OPAC	Homepage HeBIS mit weiterführenden Links zu allen Angeboten unter  http://www.hebis.de/index.html OPAC Zentralsystem und alle Lokalsysteme über: http://webcbs.rz.uni-frankfurt.de HeBIS-Retro: http://www.hebis.de/retro

14.    Weiterentwicklung und Planungen des Verbundes
 

Organisatorische Weiterentwicklung	Erfolgt gem. Neustrukturierung des Verbundes nach Übernahme des PICA-Systems; Zielrichtung ist die Gesamtfunktionalität des Verbundes im Zusammenspiel von Zentralsystem und den einzelnen Lokalsystemen
Hard- und Softwareausstattung	Entwicklung in Abstimmung mit den Pica-Partnern; Fortsetzung aller Entwicklungsmaßnahmen im Hinblick auf offene Schnittstellen und technische Standards; u.a. Umstellung des Zentralsystems auf Betriebssystem UNIX (bis 2002); Ausbau graphischer Bedieneroberflächen
Dienstleistungen	Entwicklungen in Abstimmung mit den Pica-Partnern; insbesondere Erweiterung von Endnutzer-Funktionen. Vorrangig weiterer Ausbau der Online-Fernleihe mit Direktlieferung und Einrichtung von elektronischen Dokument-Lieferdiensten für Zeitschriftenaufsätze; verstärktes Angebot von elektronischen Volltext- Dokumenten aller Art.
Zusammenarbeit mit anderen Verbünden, Bibliotheken, privaten oder kommerziellen Einrichtungen	Zusammenarbeit mit der PICA B.V. in Leiden (NL) und den PICA-Partnern (Gemeinsamer Bibliotheks-Verbund, Göttingen und Der Deutschen Bibliothek (Frankfurt, Leipzig) bei der Weiterentwicklung des PICA-Systems bis hin zu vernetzten Datenbanken. Ausbau der Kooperation u.a. mit ZDB, GKD; SWD. Entwicklung einer verbundübergreifenden Fernleihkomponente in Kooperation mit weiteren regionalen Verbundsystemen. Intensivierung der Zusammenarbeit mit einzelnen Verlagen zwecks Nachweises elektronischer Daten (Current Contents; Volltexte).  Ausbau offener Kommunikationsschnittstellen.

15.    Information und Dokumentation
 

Informationsmöglichkeiten	Informationen zum HeBIS-Verbund über HeBIS-Homepage  (http://www.hebis.de/index.html)
Publikationen der Verbundzentrale	Materialien zu HeBIS-PICA (u.a. Alphabetische Katalogisierung; Fernleihe)
Laufende Veröffentlichungen des Verbundes einschl. elektronischer Publikationen	HeBIScocktail (ab 6/2000 / vorher: HeBIS-INFO)

16.   Teilnehmerbibliotheken
 
 

Aktive Direkt-Teilnehmer (in Auswahl)

Darmstadt HLHB

Frankfurt a.M. StUB

Frankfurt a.M. SeB

Frankfurt a.M. FHB

Frankfurt a.M. Philos. Theol. HS St. Georgen

Fulda HLB

Gießen UB

Gießen-Friedberg FHB

Kassel UB

Mainz UB

Mainz StB

Marburg UB

Marburg BdJ.G.Herder-Institut

Wiesbaden HLB

Wiesbaden FHB

Worms StB

 

Teilnehmer in Planung

Darmstadt FHB