"Schulbibliothek aktuell" 3/94

Pflichtenheft für die Auswahl von Hard- und Software für die Verwaltung von Schulbibliotheken

Die nachfolgend aufgeführten Punkte orientieren sich

• am derzeitigen Stand der Computertechnik (Sommer 1999),
• am derzeitigen Stand der Entwicklung von Computerprogrammen,
• an Grundanforderungen für alle Bibliotheksgrößen,
• an Optionen für große Schulbibliotheken und Lernmaterialsammlungen.

• vor spielerischer Neugier
• vor dem Bedürfnis, das System knacken zu wollen
• vor zerstörerischer Wut

• Vorgabe fester Masken
• Erklärung bibliothekarischer Fachbegriffe durch Online-Hilfe

• Vertraute Benutzeroberfläche
• weitestgehende Fehlertoleranz

• schrittweiser Ausbau (Software), sehr preiswerte Software (~250,- DM) oder zentrale Softwarebeschaffung mit teilweiser Übernahme der Kosten durch das Ministerium
• einmalig: Hardware (möglichst komplett, möglichst betriebssicher)
• Folgekosten: möglichst nur Verbrauchsmaterial (Karteikarten / Etiketten)
• Software möglichst mit kostenlosem oder preiswertem Service
• Update-Garantie über einige Jahre

• begrenzte Bestandsgröße (< 30.000 Medien in der Schulbibliothek, < 100.000 Medien in Lernmaterialsammlungen)
• begrenzte Benutzerzahl (< 2.000 Benutzer)

• schnellste Sprungmöglichkeit von einer Funktion zur nächsten: (Ausleihe <--> Katalog <--> Recherche <--> Ausleihe)
• Abwicklung von Stoßgeschäften (Ausleihe / Rücknahme) in sehr kurzen Schulpausen

• Windows 95/98 oder Windows NT
• Pentium II oder besser
• möglichst schnell
• mindestens 32 MB RAM, bei NT mindestens 64 MB RAM
• schnelle Festplatte (< 15 ms mittl. Zugriffszeit)
• große Festplatte (> 2GB, abhängig vom Datenumfang)
• 3,5 Zoll-Diskettenlaufwerk
• mindestens 1*parallel + 2*serieller Anschluß oder USB-Anschluß
• schnelle Grafikkarte mit viel Grafikspeicher und sehr guter Auflösung
• strahlungsarmer Farbmonitor (min. 17 Zoll)
• schnelles CD-ROM-Laufwerk

Strichcodelesegerät (CCD-Handscanner für Strichcodes, möglichst > 80 Scans/sec)

Externer oder eingebauter Streamer, Wechselplatte oder ZIP-Laufwerk mit benutzerfreundlicher Bedienung zur täglichen Datensicherung (muß möglichst schnell sein)

Hardware weitestgehend abschließbar / eingeschlossen / abgesichert (Möbel)

Netzwerkkarte, Verkabelung und Netzwerkbetriebssystem (technische Spezifikationen für OPAC-Rechner und Netzwerk-Software nach den Anforderungen der Bibliothekssoftware)

Internetanschluß über externes Modem oder eingebaute ISDN-Karte (Anschluß an Telefondose notwendig)

• Online-Hilfe-Funktion (kontextabhängig)
• leichte Installierbarkeit
• aussagekräftiges, gut strukturiertes Handbuch als gedrucktes Exemplar oder auf CD-ROM
• Einstellbarkeit der Software auf individuelle Bedürfnisse
• Systemdokumentation in deutscher Sprache

Betreuung: Zentrale Stelle als Ansprechpartner

• für die bibliothekarische Betreuung
• für die Beratung bei der Umorganisation des Bibliotheksbetriebes auf EDV
• für die EDV-Betreuung bei Problemen zwischen Hardware und Software
• für die Sammlung, Aufbereitung und Weitergabe von Informationen und Daten
• möglichst ohne zusätzliche Kosten für die einzelne Schule

Zentrales Schulungsangebot für Bibliotheksmitarbeiter/innen (Schüler/innen, Eltern, Lehrer/innen) ohne zusätzliche Kosten für die Schule

Textverarbeitung (Option, da auch mit handelsüblichem Textprogramm möglich, sofern vom Bibliotheksprogramm aus Exportmöglichkeiten bestehen)

• Schriftverkehr mit Benutzern / Händlern / anderen Bibliotheken
• Werbematerial
• Serienbriefe
• freie Gestaltung der Mahnbrieftexte
• Datenübergabe Katalogisierung / Recherche èTextverarbeitung

Interne Bibliotheksverwaltung (Grundanforderungen)

Paßwort:

• Vergabe
• Hierarchisierung von Zugangsmöglichkeiten zu Programmteilen
• Änderungsmöglichkeiten

• Peer-to-Peer-Netzwerk möglich
• Client-Server-Netzwerk möglich
• Novell NetWare-tauglich
• Windows95/98 bzw. NT-Netzwerk möglich
• mindestens 20 Arbeitsplätze möglich
• unterschiedliche Zugriffsrechte bei einzelnen Arbeitsplätzen

Nutzung von Fremddaten (Grundanforderungen)

Ersterfassung

• Übernahme von anderen Schulbibliotheken mit demselben Programm per Diskette / ZIP-Diskette / Internet-Download
• Übernahme aus älteren Vorgänger-Programmen (Import z.B. aus dBase-Dateien)
• Selektion und Recherche in den Fremddaten vor der eigentlichen Übernahme in den eigenen Bestand
• Übernahme aus kommerziellen Dateien im MAB-Format
• Übernahme aus kommerziellen Dateien in proprietären Formaten

Exportmöglichkeiten der eigenen Daten in verschiedensten Formaten

Erwerbung (Option für große Schulbibliotheken)

• Erfassen von Bestelldaten
• in derselben Art wie die eigentliche Titelaufnahme
• Übernahme von Fremddaten von CD-ROM oder aus dem Internet im MAB-Format
• Übernahme von Fremddaten im speziellen Format der Bibliothekssoftware von anderen Nutzern desselben Programms
• Dublettenkontrolle
• Ausdruck der Bestellunterlagen
• Budgetüberwachung
• bezogen auf die Systematik
• bezogen auf die Buchhändler
• Anzeige bestellter Titel bei der Recherche

Katalogisierung (Grundanforderungen)

• Umfang des Erfassungsformates: mindestens folgende Felder sollten vorhanden sein: Autor; Koautoren; Titel; Untertitel; Ort; Verlag; Ausgabe; Umfang; Jahr; Reihe; Systematik; Preis; Schlagwort 1 bis 12; ISBN; Anschaffungsdatum; Eigentumsvermerk; Art des Mediums.
• Regelgerechte Erfassung von Büchern
• Schlagwortverwaltung:
• ausreichende (möglichst unbegrenzte) Zahl von Schlagworten
• ausreichende Länge des einzelnen Schlagwortfeldes
• Datei der schon vergebenen Schlagworte mit direkter Übernahmemöglichkeit in die Medienmaske
• Berücksichtigung unterschiedlicher bibliografischer Daten:
• Mehrfachexemplare -> Duplizierung (auf > 100 Exemplare)
• mehrfache Löschung von Duplikaten in einem Arbeitsgang
• mehrbändige Werke
• Sammelbände
• Signaturverwaltung
• Online-Hilfe bzgl. örtlicher Signatur (Signaturdatei)
• Flexibilität bei der Anwendung unüblicher / erweiterter Signaturen
• Bedienerfreundlichkeit
• übersichtlicher Bildschirmaufbau
• möglichst wenige Bildschirme pro Medium
• Feldbezeichnungen im Klartext
• maskenbezogene Erfassung mit Prüffunktionen
• Copyfunktion von einem bereits eingegebenen Medium
• Ausgabemöglichkeiten
• Druck von Zettelkatalogen auf Karten im IB-Format
• Druck Buchkarten
• Druck Strichcode für Medien (mit Bibliotheksname / Eigentumsvermerk / Systematik / Autor / Titel / Buchnummer im Klartext)
• Druck Neuerwerbungslisten
• Druck Handapparatelisten
• Druck Listen nach Regalaufstellung
• Druck Verbleiblisten bezogen auf Leser / Lesergruppe / Titel
• Druck Titellisten mit Exemplarzahl pro Titel
• Druck Zugangs- / Abgangsbuch in beliebigen Intervallen
• Druck Signatur-Rückenschilder auf Etiketten (mit großen Schrifttypen)
• Anpassung der Ausgabeformate, Ausgabeinhalte, Ausgabereihenfolge, Formatierungen
• Druckeranpassung
• Druckertype
• Papierformat
• Druckqualität
• Bestandsstatistik
• Integration Katalogmodul / Ausleihmodul / Recherchemodul (sehr schnelles Umschalten zwischen den einzelnen Programmteilen)

Recherche (Verwalter / OPAC) (Grundanforderungen)

• ausreichende Zugriffsmöglichkeiten / Suchbegriffe (mindestens nach Autor / Titel / Schlagwort / Systematik)
• ausreichende Verknüpfungsmöglichkeiten verschiedener Suchbegriffe
• Anzeige Rechercheergebnis
• Trefferanzahl
• Übersichtsanzeige
• Ausleihstatus
• Einzelanzeige im Katalogformat
• Vor- und Zurückblättern im Rechercheergebnis
• Suche mit Wortteilen möglich (Trunkierung)
• Ausdruck in verschiedenen Formaten / Sortierungen
• Zusätzliche Besonderheiten Benutzerrecherche (OPAC)
• übersichtlicher Maskenaufbau
• evtl. reduzierte Feldzahl in der Maske
• Anzeige Ausleihstatus
• verständliche Benutzerführung
• Schutz des Gesamtsystems vor unzulässigen Zugriffen !!!
• schnelles Rechercheergebnis
• Druckmöglichkeit des Rechercheergebnisses

Ausleihverbuchung (Grundanforderungen)

• effektiver Ausleihvorgang
• schnell
• Anwahl Benutzer / Medien über Strichcodelesegerät
• Vormerken möglich
• Quittungsdruck möglich
• Ausleihfristen einstellbar / überschreibbar
• Ausleihfristen in Abhängigkeit von der Art des Mediums
• Rückgabetermin auch über Datum fixierbar (in Abhängigkeit von der Art des Mediums)
• Sonderausleihe
• Blockausleihe
• Klassenausleihe
• Druckmöglichkeiten (Ausleihprotokoll)
• Auskunft über Ausleihstand am Rechner im Schulsekretariat wg. Schülerabmeldung
• Auskunft über Ausleihstand am OPAC-Rechner (ohne direkte Angabe des Ausleihers!)
• Rücknahme (notfalls) auch im Sekretariat
• Ausleihe von Schulbüchern (Lernmaterialsammlung)
• Benutzerdatei mit mindestens folgenden Feldern: Name; Vorname; Klasse; Postleitzahl; Straße; Ort; Telefon; Schülernummer
• Benutzerstatus
• aktuelle Ausleihdaten auf den einzelnen Leser bezogen (ohne Historie)
• Druck Benutzerdatei
• Druck Strichcode für jeden einzelnen Benutzer und/oder für eine ganze Benutzergruppe (Klasse) auf Etiketten
• Verknüpfung mit der landesüblichen Schülerdatei (Hessen: SID; LUSD; Gelos; ...) im Sekretariat mit der Möglichkeit des jährlichen / halbjährlichen / häufigen Datenabgleichs / der jederzeitigen Datenübernahme in den Bibliotheksrechner
• Verlängerungen
• Sicherung bei Sperren
• Vormerkungen
• Pauschalverlängerungen
• Quittungsdruck
• Mahnungen
• Mahnablauf an Schulbibliothek / Lernmaterialsammlung anzupassen
• Druck Benachrichtigungen einzeln / listenweise nach Klassen
• Gebührenverwaltung
• Benutzerstatistiken
• wählbare Intervalle
• verschiedene auswählbare Merkmale (z.B. Alter, Ausleihen, Anmeldungen, Abmeldungen, ... ) entpersonalisiert!
• Löschroutinen für Medien- / Benutzerdaten
• Berücksichtigung aller Vorschriften der Datenschutzgesetze

1. EDV-Rundbrief 1/90 der Staatlichen Fachstellen für das öffentliche Bibliothekswesen Baden-Würtemberg
2. Hütter, Bernhard (FH Bibliothekswesen, Stuttgart): EDV-Bibliothekssysteme: Neun Fragen als Hilfe zur Systemauswahl; Stuttgart, 03.02.92
3. Hütter, Bernhard (FH Bibliothekswesen, Stuttgart): EDV in Schulbibliotheken: Kriterienkatalog für Bibliothekssoftware; Stuttgart, 07.10.92
4. Laasch, Rolf-Reiner: Konzepte für EDV in Schulbibliotheken; in: sba 2/93 S.186ff
5. Laasch, Rolf-Reiner: Kultusministerium empfiehlt EDV-Programm für Schulbibliotheken; in: sba 4/93 S.379ff.
6. Laasch, Rolf-Reiner: Pflichtenheft für die Auswahl von Hard- und Software in Schulbibliotheken; in: sba 3/94 S.224ff.

(Rolf-Reiner Laasch ist Schulleiter der Weidigschule (Gymnasium) in Butzbach und zugleich Leiter der "Servicestelle für EDV in Schulbibliotheken" des Hessischen Kultusministeriums.

Anschriften: Im Vogelsang 8, 35510 Butzbach, Tel: (06033) 911755, Fax: (06033) 191733, E-Mail: Schulleitung@Weidigschule.de )