Aktuelle Entwicklungen in britischen Bibliotheken
Alison Wilson *)

Ausgangssituation

Zunächst soll die Ausgangssituation für diejenigen, die mit britischen Bibliotheken nicht vertraut sind, dargelegt werden. Bibliotheken werden in Großbritannien normalerweise in zwei Hauptgruppen unterteilt. Es gibt wissenschaftliche Bibliotheken, eine Kategorie, bestehend aus den fünf copyright libraries (Pflichtexemplarbibliotheken), den Universitätsbibliotheken, deren Anzahl durch die vielen ehemaligen technischen Fachhochschulen erhöht wurde, denen der Universitätsstatus verliehen wurde, und den Bibliotheken der Colleges of Further Education. Diese werden alle vom Higher Education Funding Council (HEFCE) finanziert. Zweitens besteht eine lange Tradition von öffentlichen Bibliotheken. Ein Gesetz von 1850 legt das Recht auf ein freies Ausleih- und Informationsangebot für Bücher fest, so daß, obgleich zusätzliche Dienstleistungen heute entgeltpflichtig sind, die Hauptfunktionen weiterhin entgeltfrei sind. Öffentliche Bibliotheken werden von der Kommune finanziert. Eine dritte Kategorie beinhaltet die sogenannten special libraries (Spezialbibliotheken), die meistens private, von Firmen unterhaltene Bibliotheken sind, die deren spezialisierten Informationsbedarf decken. In einigen Fällen ist eine öffentliche Nutzung gegen Bezahlung möglich. Ferner gibt es eine Reihe von Bibliotheken, die nicht in dieses Schema passen, wie historische Kirchenbibliotheken, Bibliotheken von Hilfsorganisationen, Schulen und Landhäusern.

Hier soll es vorwiegend um wissenschaftliche Bibliotheken gehen, aber vieles wird sich auf das gesamte Bibliothekswesen beziehen. In Großbritannien wurden wir alle, ungeachtet in welcher Bibliothek wir beschäftigt sind, mit Änderungen und Herausforderungen in den letzten 20 oder 30 Jahren konfrontiert, und das Tempo der Veränderung ist nun schneller als je zuvor. Die aktuellen Probleme stehen vor diesem geschichtlichen Hintergrund. Rückblickend auf den Beginn meiner eigenen Karriere in den späten Sechzigern, bin ich in der Lage, diesen Zeitraum des Wandels besser einzuschätzen. Damals war das Bibliothekswesen charakterisiert durch: garantierte Anstellung für qualifiziertes Personal; langfristige Verträge, meistens lebenslang; unflexibles Personal, das aber sehr loyal gegenüber der Organisation war; stark hierarchische Strukturen; konstante Arbeitsinhalte; eine technische Ausstattung, die auf Schreibmaschinen und Mikrofilmlesegeräte beschränkt war; und externe, garantierte Finanzierung.

Was ist nun dieser Welt passiert?

Änderungen im politischen und wirtschaftlichen Bereich führten dazu, daß die Leistungsfähigkeit und Wirksamkeit der Bibliotheken bezweifelt und evaluiert wurden. Wenn vorher angenommen wurde, daß mehr Geld in Bibliotheken deren Standard verbessern und Benutzungsraten erhöhen würde, dann führte die neue "Geschäftskultur" der Thatcher-Jahre die Bibliotheken dazu, ihre Existenz rechtfertigen zu müssen. In den 80ern wurden wissenschaftliche und öffentliche Bibliotheken finanziell sehr stark eingeschränkt, und viele special libraries mußten schließen.

Die Auswirkung auf das Bibliothekswesen war tiefgreifend. Die meisten Bibliotheken waren gezwungen, die Zahl ihrer Angestellten zu reduzieren, insbesondere die Anzahl von professionellen Angestellten, da "Paraprofessionelle" angelernt werden konnten, die Teile der Arbeit zu niedrigeren Kosten erledigen konnten. Eine einheitliche Managementstruktur wurde bevorzugt, und "Restrukturierung" wurde zum Synonym für Entlassungen, oft über Vorruhestandsregelungen. Dadurch verlor die Berufswelt viele wissenschaftliche Bibliothekare und Experten von Sammlungen, Angestellte zeigten weniger Loyalität ihrer Organisation gegenüber, waren mehr um die Sicherheit ihrer Stelle besorgt, und tendierten dazu, Stellen zu wechseln. Der Verlust hausinterner Fachkenntnisse führte dazu, daß Berater engagiert wurden, um spezielle Probleme zu lösen, und daß für Projekte Personal mit befristeten Verträgen angestellt werden mußte. In einigen Fällen wurden Teile der Bibliothek, wie z.B. die EDV oder bibliographische Dienste, an andere, private Organisationen vergeben, und Buchhändler übernahmen mehr und mehr Arbeiten, die von Bibliothekaren ausgeführt worden waren, wie Buchbearbeitung und Katalogisierung. Bibliotheken entwickelten Wege, Einnahmen durch Gebühren für besondere Dienstleistungen zu erzielen, wie z.B. für die Ausleihe von CDs, die Vermietung von Räumen an Firmen zum Betrieb von Fotokopiergeräten oder Paßfotokabinen oder sogar kleine "Geschäfte" für Artikel wie Karten, Poster und Bilder. Meine eigene öffentliche Bibliothek vergab ihre Informationsdienste an Unternehmen, die für Information und Beratung Gebühren verlangen.

Eine Atmosphäre steigenden Wettbewerbs entwickelte sich, mit starker Akzentuierung des Kundenbedarfs, da Bibliotheken ständig ihre starke Benutzung mit Statistiken beweisen mußten. "Kundenbetreuung" wurde vom Einzelhandel übernommen, um die optimale Kundenorientierung zu sichern. Zur gleichen Zeit begannen die neuen Technologien sich auszuwirken. Zuerst schien eine Chance zur Leistungssteigerung durch die Reduzierung der Büroarbeit zu bestehen. Das automatisierte Bibliotheksmanagementsystem half Bibliotheken, die steigenden Anforderungen an schnellere Kataloganfragen und Ausleihe zu bewältigen. Es lieferte auch nützliche Managementinformationen in einer Atmosphäre, wo Kosteneffektivität mehr und mehr zum Mittelpunkt wurde. Ende der 80er Jahre wurden jedoch einige Probleme mit der Informationstechnik deutlich, Probleme, die heute noch existieren.

Für Direktoren von Bibliotheken ist das Schritthalten mit Entwicklungen in der Informationstechnik eines der Probleme, weniger ihr eigenes Verständnis und das Treffen von Entscheidungen als vielmehr das Management des Wandels betreffend, den die neue Technologie unweigerlich mit sich bringt. Das Personal muß für das neue System angelernt und ermutigt werden, flexibel zu sein, neue Fähigkeiten zu entwickeln und sich an einer verbesserten Organisation zu beteiligen. Serviceorientierung bedeutet, daß die Bibliothek neue Dienste für ihre Benutzer entwickelt. Dies kann zu Benutzerumfragen führen, um den Stand und den Bedarf zu ermitteln, und wenn neue Angebote wie CD-ROMs eingeführt werden, wird die Schulung der Benutzer notwendig sein. Die größte Sorge der leitenden Bibliothekare sind die Finanzen: der ständige Zwang, neue Mittel zu finden oder das existierende Budget für die Hardware, die seit drei oder vier Jahren veraltet ist, zu strecken, oder für Software, für Ausbildung, für Online-Subskriptionen, und für neue Gebäude oder Erweiterungen, um all dies unterzubringen. Dort, wo die Annäherung von Bibliotheks- und EDV-Diensten schon stattfindet (wie in vielen Universitätsbibliotheken), existiert auch die Herausforderung, mit Computerexperten, die vielleicht ganz andere Vorstellungen haben, zusammenzuarbeiten. Schließlich ist es wegen der Unvermeidbarkeit der Veränderungen notwendig, Prioritäten zu setzen und auf diese ständig hinzuarbeiten, ein Prozeß, der mit dem Begriff "Strategisches Planen" beschrieben wird.

Dies also sind unsere aktuellen Probleme: gutes Management, die Einführung neuer Technologien, strategisches Planen und Budgetkontrolle.

Qualitätsmanagement

Seit den 80er Jahren existiert ein steigendes Interesse an Leistungen des öffentlichen Dienstes. Wie andere Organisationen, die mit öffentlichen Geldern finanziert werden, müssen auch Bibliotheken ihr Engagement für Effizienz und Effektivität beweisen. Bibliothekare wurden dadurch gezwungen, Managementmethoden, wie sie in Betrieben bekannt sind, zu übernehmen, auch wenn sie nicht immer ideal geeignet sind. Hauptaspekte sind: Leistungsziele setzen, Personalbewertungen einführen und Dienstleistungen als Reaktion auf Kundenbedürfnisse entwickeln. Der Follet-Bericht (1993) befürwortete diese Einstellung und stellte eine Liste von Leistungsindikatoren oder Methoden, die die Bibliotheksdienstleistungen messen, zusammen. Das Ziel ist, Qualitätsdienst zu leisten.

Viel wurde über Qualitätsmanagement in der Wirtschaft geschrieben. Es wird generell akzeptiert, daß die Hauptmerkmale die Transparenz der Abläufe, Kundenorientierung und der effiziente Einsatz der Mittel sind. Was nun ist Qualität? Elemente sind zum einen Zweckmäßigkeit, welche durch die Einhaltung von Standards erreicht wird, und Befriedigung von Kundenerwartungen. Für einen Qualitätsdienst braucht man Qualitätspersonal, was ständige Ausbildung bedeutet; Qualitätsplanung setzt eine Zielstrategie voraus; Qualitätssicherung sorgt mit den richtigen Abläufen für das Erreichen des Ziels, und durch Qualitätskontrolle wird das Ganze im Griff gehalten.

Ein Zugang zur Entwicklung dieser Qualitätssicherung ist der Internationale Standard ISO 9000. Das Prinzip des Standards ist, daß Abläufe festgelegt und dokumentiert werden, Personal geschult und für die Einhaltung der Abläufe motiviert wird. Anhand von Leistungsindikatoren wird die Dienstleistung überwacht. Organisationen werden von einem unabhängigen Inspektor geprüft, der Personaltreffen arrangiert, Aktivitäten beobachtet und Verbesserungen vorschlägt. Die Zertifizierung kann sehr teuer werden. Nur eine kleine Anzahl von Bibliotheken haben diesen Standard erprobt, aber viele haben sich für Total Quality Management (TQM) entschieden, das sich auf die laufende Verbesserung der ganzen Organisation konzentriert. In allem, was das Personal leistet, wird Qualität betont: die Mitarbeiter werden ermutigt, Verbesserungen vorzuschlagen, und eine Qualitätssicherung ist etabliert. Dies ist eine Managementmethode ohne offizielle Zertifizierung, aber die Vorteile sind am Arbeitsplatz spürbar.

"Investors in People" ist ein staatliches Programm, das die Qualität des Personals in Betrieben verbessern soll. Fortbildung und Entwicklung von Personal muß einen nationalen Standard von best practice erreichen. Ziel ist, Moral und Leistungsfähigkeit zu steigern. Die Regierung bietet Berater und zum Teil freie Fortbildung an, verlangt aber Gebühren für Mitgliedschaft und Anerkennung. Einige Bibliotheken fanden es nützlich, an diesem Programm teilzunehmen. Die Regierung fördert auch Kunden-Charters, die den Dienstleistungsstandard, den Kunden erwarten können, sowie die Behandlung von Beschwerden veröffentlichen. Die meisten öffentlichen Bibliotheken besitzen eine solche Charter, die ihre Verpflichtung zur Qualität beweist.

Kritiker des Qualitätsmanagement behaupten, daß die Methoden bürokratisch und unflexibel sind, und daß das sture Befolgen festgeschriebener Abläufe nicht unbedingt zur Verbesserung führen wird. Qualitätsmanagement sollte eigentlich eine mentale Einstellung sein, die aus gutem Management resultiert, das Einfühlungsvermögen für seine Arbeitsumgebung hat. Allerdings können Bibliothekare einige Kenntnisse und Methoden anwenden, ohne gleich die gesamte Methodik zu übernehmen. Dieser Managementstil fördert die Team-Idee, die das Personal am Entscheidungsprozeß beteiligt. Es ist eine nützliche Methode, Leuten ihren Wert zu zeigen, und führt so zu stärkerer Loyalität zur Bibliothek. Strategisches Planen ist ebenfalls notwendig, und eine klare Zielsetzung erleichtert die Argumentation für mehr Mittel. Durch die Leistungskontrolle ist Qualitätsmanagement gut für die Öffentlichkeitsarbeit, da die Bibliothek ihren hohen Standard und ihre Sensibilität für die Kundenbedürfnisse zeigt.

Informationstechnik

Ein weiteres Gebiet ist die Informationstechnik. Da es weitumfassend ist, habe ich ein oder zwei Themen ausgesucht, die meine eigene College-Bibliothek betreffen. Ich betrachte den Follet-Bericht über wissenschaftliche Bibliotheken als einen Durchbruch, als die Erkenntnis der Regierung über die Bedeutung des Informationszeitalters. Bis 1993, als der Bericht veröffentlicht wurde, waren die Bibliotheksetats auf das Notwendigste eingeschränkt, und trotzdem gab es mehr und mehr Studenten in der Hochschulausbildung. Konnte Informationstechnik die Probleme lösen? Zitat aus dem Vorwort: "Über das letzte Jahrzehnt mußten Bibliotheken sich neuen Forderungen stellen, die aus dem starken Anstieg der Studentenzahlen, der Inflation im Preis von gedruckten Materialien und aus den zusätzlichen Möglichkeiten und Kosten, die die Informationstechnik bewirkte, resultierten." Der Bericht empfahl dringende Maßnahmen und zusätzliche Mittel: mehr Fläche / Räumlichkeiten, längere Öffnungszeiten und Investition in Technologie. Die Zuweisung von 15 Millionen Pfund über drei Jahre ermöglichte über sechzig Projekte seit 1995. Von diesen eLib-Projekten möchte ich gerne ein paar vorstellen, die zentrale Themen behandeln: die Zukunft von elektronischen Zeitschriften, Fortbildung für den optimalen Einsatz von Informationstechnik und Zugang zu vernetzten Quellen.

Elektronische Zeitschriften sind ein Bereich von wachsender Bedeutung für wissenschaftliche Bibliotheken. Gedruckte Zeitschriften sind inzwischen so teuer, und die Mittel so reduziert, daß viele Bibliotheken einen Teil ihrer Abonnements abbestellen mußten. Den neueren Universitäten fehlen die bereits erschienenen Ausgaben, wie sie in etablierten Bibliotheken gehalten werden, und alle leiden unter Beschädigungen und Diebstahl von Ausgaben. Elektronische Alternativen bieten daher mögliche Lösungen: neue Zeitschriften, die nur im Internet veröffentlicht sind, sowie elektronische Versionen von bestehenden Titeln. eLib-Projekte streben an, Verlage mit einzubeziehen, da diese die Schlüsselrolle für die zukünftige Entwicklung haben.

In dem Superjournal-Projekt stellen zwanzig Verlage den Inhalt vieler ihrer Zeitschriften über das Internet bereit, und neun Universitäten werden kostenlosen Zugang zu diesen "Journalgruppen" haben. Dies ist eine Möglichkeit, die Bedürfnisse der Benutzer zu erforschen - die Suchschnittstelle und technischen Möglichkeiten - sowie auch die Grenzen des Engagements der Verlage. Auf jeden Fall stellt der Umgang mit elektronischen Zeitschriften den Bibliothekaren viele Fragen. Die Verwaltung von Paßwörtern kann problematisch sein: sollten sie benutzerdefiniert oder mit der Domain registriert sein? Die richtige Hard- und Software muß zusammen mit geeigneter technischer Unterstützung geliefert werden. Das Information-Retrieval könnte Volltextsuche oder durch ein Schlagwortregister indexiert sein. Die Schnelligkeit des Retrievals könnte ein Problem darstellen und setzt die Spiegelung von Sites aus Übersee in Europa voraus. Die Kosten von Abonnements und Campus-Lizenzen, die möglicherweise bis zum Wohnort des Studenten erweitert werden, bereiten viele Besorgnisse. Der Bibliothekar muß auch die Entwicklung der Sammlung berücksichtigen. Um Geld und Platz zu sparen, könnte man sich ganz auf das elektronische Format beschränken, aber ist man sich über die Archivierung der alten Ausgaben im klaren? In meiner Bibliothek werden wir den Fortschritt der Forschungen genau beobachten.

Zugang zu elektronischen Zeitschriften und allen anderen Online-Hilfsmitteln, die es inzwischen gibt, kann sehr erschreckend sein. Zwei eLib-Projekte konzentrieren sich auf Weiterbildung und Bewußtseinsbildung in der Informationstechnik. Netskills ist ein Projekt, das der Hochschulgemeinschaft hilft, effektiven Gebrauch des Internet für die Lehre, die Forschung und die Administration zu machen. Vernetzte Information wird immer mehr zum Mittelpunkt für die Arbeit von Angestellten und Studenten. Beide müssen Datenbanken, elektronische Zeitschriften und die weltweite Informationssuche im World Wide Web benutzen. Netskills bietet auch landesweit persönliche Lehrgänge an, die sich auf die Weiterbildung von Multiplikatoren spezialisieren. In achtzehn Monaten wurden 5.000 "Trainer" weitergebildet. Es werden auch vernetzte Lehrmaterialien und Tutorien angeboten, die "den kulturellen Wandel zur vernetzten Informationsquelle fördern" sollen.

Dies überschneidet sich teilweise mit dem Edulib-Projekt, das sich auf die Weiterbildung von Bibliothekaren konzentriert. Ziel ist es, Bibliothekare mit Netz-Informationskenntnissen (z.B. im Netz zu recherchieren) und Lehrfähigkeiten auszurüsten. Bibliothekare sind als Schlüsselfiguren in der Förderung von elektronischen Medien erkannt worden. Sie werden daher wahrscheinlich in Zukunft die Lehrrolle übernehmen. Edulib wurde kürzlich auf nationaler Ebene vorgestellt, mit Workshops für Bibliothekare über einige Monate hin verteilt, um sie als Ausbilder für Angestellte und Studenten vorzubereiten.

Eine andere Art, die globalen Quellen im Internet zugänglich zu machen, ist es, Zugänge für einzelne Fächer anzubieten, um so den Akademiker direkt zu hilfreichen Materialien zu führen. Es gibt eine Anzahl von eLib-Projekten, die Fächerquellen vorwiegend auf britischen Sites beurteilen und strukturieren. Im folgenden werde ich zwei Beispiele geben, die meine Studenten sehr hilfreich finden.

SOSIG ist das Social Science Information Gateway (Sozialwissenschaftliches Informations-Gateway): ein ehrgeiziger Katalog von hunderten von Quellen von Anthropologie bis hin zur Statistik. Durch die Quellen-Beschreibung in lokalen Datenbanken spart der Benutzer Zeit bei der Suche nach Links für seine Anfrage. Dies ist schon ein gut entwickelter Service, der auf einen bestimmten Teil der wissenschaftlichen Gemeinschaft zielt. Es ist auch der Prüfstand für die Entwicklung von vernetzten Quellen und bietet außerdem auch Lehrgänge und Dokumentation an. Wiederum handelt es sich darum, den Kulturwechsel für Akademiker zu vereinfachen.

EEVL, die Edinburgh Engineering Virtual Library, ist ein anderes Gateway zu Internet-Quellen. Der Startpunkt ist wiederum eine Datenbank mit Quellenbeschreibungen, von welcher der Benutzer die Verbindung zu anderen Sites wählen kann. Zusätzlich sind die Quellen klassifiziert und mit einem Stichwortverzeichnis versehen. Zur Zeit sind sechs Universitäten, die die Dauerhaftigkeit und Verläßlichkeit der Quellen erforschen, an diesem Projekt beteiligt. Sie schließen Zeitschriften, Datenbanken, Verzeichnisse, Lehrmaterial, Stellenanzeigen, Diskussionslisten und Bibliothekskataloge und auch Sites von privaten Firmen mit ein. EEVL bezieht den Benutzer mit ein, und bittet ihn, Sites vorzuschlagen und Kommentare per E-Mail zu schicken, damit die Ingenieurgemeinschaft sich bei der Entwicklung des Gateways mitbeteiligt fühlt. Dies scheint eine nützliche Methode, einen kleinen Teil der verwirrenden Netzes zu strukturieren und zu organisieren.

Es wurde soweit sicherlich ausreichend erläutert, daß viele der aktuellen Themen in britischen Bibliotheken mit denen in Deutschland identisch sind. In Großbritannien hat sich vieles verändert, wenn auch über einen längeren Zeitraum. Wir mußten uns an sehr unterschiedliche Managementmethoden und neue technische Geräte gewöhnen; und obwohl Veränderungen sehr anstrengend sind, können sie auch sehr lohnend sein. Das Internet hat das Leben von uns allen verändert, und Bibliothekare sind weltweit bestrebt, es zu meistern und es zu einem Vorteil anstatt einer Belastung zu machen. Wir haben große Möglichkeiten vor uns, wenn wir es schaffen, Pfade durch dieses globale Netz zu schlagen und die Führung bei der Vereinfachung von Informationsrecherchen zu übernehmen.

*) Der Beitrag ist die überarbeitete Fassung eines Vortrags vor Fachreferenten der Universitäts- und Landesbibliothek Sachsen-Anhalt