Helga Rönsch
Retrokonversion in der Zentral- und Landesbibliothek Berlin
In der Zentral- und Landesbibliothek Berlin steht ab 1. Juli 1998 ein Image-Katalog mit 2,4 Mio. Karten im Internet zur Verfügung, der ausschließlich über das Blättern in den Images die alphabetische, systematische und Schlagwortrecherche ermöglicht. Bei minimaler bibliothekarischer Vorbereitung, ohne Nachbearbeitung, ohne Unterbrechung des Bibliotheksbetriebes wurde ein preisgünstiger (ca. 0,20 DM pro Karte) und komfortabler Weg gefunden, den Bestand elektronisch im Internet anzubieten, die Kartenkataloge zu makulieren bei gleichzeitiger Langzeitsicherung durch Scannen/Filmen in einem Arbeitsgang. Als Kernpunkt der Retrokonversion kann so in Verbindung mit weiteren Maßnahmen erreicht werden, daß ab dem Jahr 2000 der Gesamtbestand der Zentral- und Landesbibibliothek Berlin elektronisch im Internet verfügbar ist.
Ausgangssituation
Die Berliner Stadtbibliothek (BStB) - gegründet 1901 - ist seit Oktober 1995 mit der Amerika-Gedenkbibliothek (AGB) vereinigt zur Zentral- und Landesbibliothek Berlin (ZLB), Stiftung des Öffentlichen Rechts.
1994 wurde das URICA-System der AGB übernommen. Damit war auch in der BStB die Online-Katalogisierung möglich, und die Zettelkataloge konnten abgebrochen werden. Im Frühjahr 1995 wurden die Online-Kataloge beider Bibliotheken "zusammengespielt", so daß trotz der getrennten Häuser eine einheitliche Katalogrecherche möglich wurde, jedoch die BStB nur mit einem geringen Teil ihres Bestandes im OPAC vertreten war.
Die Retrokonversion des Bestandes von ca. 1,2 Mill. Medieneinheiten (einschließlich Spezialbereiche wie Berlin-Bibliothek, Musikbibliothek, Ärztebibliothek, Artothek, Historische Sondersammlungen) war also dringend erforderlich.
Wir haben uns für folgende Schritte entschieden:
1. Scannen des Alphabetischen Katalogs der Hauptbibliothek
Der Alphabetische Katalog besteht aus drei Teilen:
AK1 und AK 2 sind PI-Kataloge, d. h. erfaßt und geordnet nach Preußischen Instruktionen, AK 3 ist ein RAK-Katalog. Alle Karten sind im internationalen Bibliotheksstandardformat, in sehr unterschiedlicher Qualität - von handgeschrieben über Ormig-Abzug bis Laserdrucker, Karten von glatt und fest bis stark abgegriffen und aufgerauht, von weiß über vergilbt bis braun.
Gesamtumfang: 850.292 Karten.
1.1. Bibliothekarische Vorbereitung
Keine. Der Benutzungskatalog wurde so gescannt, wie er war, unmittelbar aus der laufenden Benutzung ohne jede Bearbeitung, d. h. Einstellfehler im Zettelkatalog sind auch im Image-Katalog widergespiegelt. Die Dreiteilung wurde beibehalten.
Anmerkung:
In Kenntnis aller Probleme, die ein Benutzungskatalog hat, wurde trotzdem die Entscheidung getroffen, diesen und nicht den Dienstkatalog zu scannen:
Das Scannen erfolgte mit firmeneigener Technik und firmeneigenem Personal durch die Mikro-Univers GmbH, Berlin-Marzahn, bei laufendem Bibliotheksbetrieb vor Ort in einem Arbeitsraum unmittelbar hinter dem Katalograum mit gleichzeitiger Sicherungsverfilmung in einem Arbeitsgang bei einem Tagesdurchsatz bis zu 40.000 Karten.
Die Images stehen auf 27 CD-ROM zur Verfügung. Die 48 Sicherungsfilme gewährleisten als analoges Backup zugleich die Langzeitarchivierung des Katalogs.
Die Qualitätskontrolle wurde durch Mikro-Univers während des Scannens auf dem Bildschirm und danach anhand der Filme vorgenommen, die Testergebnisse wurden von Hand und automatisch protokolliert. Unabhängig davon wurden in einer Testinstallation Stichprobenkontrollen nach dem "Zufallsprinzip" durchgeführt.
1.3. Technische Daten
Für das Scannen/Filmen wurde ein Kodak Imagelink 990 D eingesetzt.
Gescannt wurde mit 200 dpi bitonal. Diese Auflösung wurde gewählt, weil sie ein optimales Verhältnis von Erfassung, Bildschirmauflösung, Speicherplatzbedarf und damit Zugriffszeit bietet. Die Bildschirmauflösung liegt sowieso nur bei ca. 100 dpi. Die Sicherungsverfilmung liegt auf Kodakfilm Imagelink HQ 1461, 16 mm/65 m vor.
Die Image-Verwaltung erfolgt auf einer Access-Datenbank. Ca. jede 200. Karte wurde so indexiert, daß eine eindeutige Zuordnung erfolgt (max. 50 Zeichen, durchschnittlich 12 Zeichen).
Die Images sind auf CD-ROM in TIFF/G 4 gespeichert. Für die Nutzung wurden sie auf die Festplatte des Zentralrechners überspielt (Windows NT-Server), die Clients müssen über Windows 3.11 oder höher verfügen. Da eine Einbindung des graphisch orientierten Frontend in die URICA-Oberfläche nicht möglich ist, konnte nur eine Stand-alone-Lösung gewählt werden.
1.4. Benutzungsoberfläche
Die Benutzungssoftware "CardView" wurde von Mikro-Univers und WIS (Wiesinger & Schenk, München) entwickelt. Für die Abbildung der Images wurde eine optimale Größe für hochauflösende Monitore ausgewählt, Zoom-Funktionen wurden nicht installiert. CardView ist vollständig über die Tastatur bedienbar. Maus-Bedienung ist möglich, wir haben aber keine Mäuse installiert.
Eine Druckfunktion ist integriert, wurde aber nicht belegt, da zwischenzeitlich auch in der BStB die automatische Ausleihverbuchung in Betrieb genommen werden konnte (der auszudruckende Slip war als Ausleihformular gedacht).
Ca. jede 200. Karte ist indexiert, nach Eingabe des Verfassers wird der Nutzer auf die nächstindexierte Karte geführt und kann von dort aus in Einer-, Zehner- und Fünfzigerschritten vorwärts und rückwärts blättern.
1.5. Fehlerkorrektur
Da AK 1 und AK 2 nach Preußischen Instruktionen geordnet sind (I und J nicht unterschieden), wurde zunächst auch der AK 3 so angezeigt, das wurde über eine Softwareprogrammierung gelöst.
Sehr vereinzelt sind Signaturen nicht mehr lesbar, weil die Ecken der Karten abgebrochen waren. In diesen Fällen werden die Signatur im Dienstkatalog ermittelt und das Buch online katalogisiert.
Nach einer Testphase, in der Image-Katalog (IPAC) und Zettelkatalog parallel zur Verfügung standen, wurde der gesamte alphabetische Benutzungskatalog makuliert. Die Nutzer haben den Image-Katalog gut angenommen, eine gesonderte Nutzerschulung ist nicht erfolgt (und war auch nicht erforderlich). Selbstverständlich haben die Bibliothekare Hinweise zur Nutzung gegeben, wo es nötig war oder galt, "PC-Schwellenangst" überwinden zu helfen. Dann die vertrauten Karten wiederzusehen, war vielen Lesern sympathisch.
2. Scannen des Systematischen Katalogs
Für die weitere Profilierung der beiden Häuser der Zentral- und Landesbibliothek bei optimaler Nutzung des Erwerbungsetats beschloß der Stiftungsrat im Herbst 1997, daß wir unsere Bestände nach Fächern teilen. Dieser Umzug ist seit Mai 1998 im Gang bei laufendem Bibliotheksbetrieb und soll Ende des Jahres 1998 abgeschlossen sein.
Das bedeutet für die BStB, die bisher eine reine Magazinbibliothek war, umfangreiche Freihandbestände aufzustellen, um den Lesern in beiden Häusern annähernd gleiche Nutzungsbedingungen zu bieten. Dafür wird auch der bisherige Katalograum genutzt, also mußte der Systematische Zettelkatalog weggeräumt werden.
Wie kann dann eine systematische Recherche in den BStB-Beständen ermöglicht werden?
Die Qualität unserer Katalogkarten hat die derzeit verfügbare OCR hoffnungslos überfordert, so daß dieser Weg ausschied. Aus Kostengründen kamen weder manuelle Nachbearbeitung in irgendeiner Form noch Abschreibenlassen in Frage. Die schnellste und preiswerteste Lösung war für uns, auch den Systematischen Katalog scannen zu lassen und über eine hierarchische Suchstruktur, nach der jede Wissenschafts- und Bibliothekssystematik aufgebaut ist, das Blättern in einem systematischen Imagekatalog anzubieten.
2.1. Bibliothekarische Vorbereitung
Die gesamte Systematik wurde in einer EXCEL-Datei erfaßt und damit die hierarchische Struktur eindeutig abgebildet, die numerische Kennung der Systemstellen wurde beibehalten. Soweit sinnvoll und anhand der Systematik erkennbar, wurde auf der Grundlage der Schlagwortnormdatei sofort verschlagwortet. Damit ist die Zuordnung der Schlagwörter zu den einzelnen Systemstellen über die EXCEL-Struktur gewährleistet, einschließlich erforderlicher Verweisungen. In das Schlagwortregister wurden auch alle Begriffe der Systematik mit eingeordnet, so daß bereits eine umfangreiche Schlagwortrecherche möglich ist, die jedoch weiter vertieft werden muß.
Sehr häufig auftretende Begriffe werden mit Generalverweisungen versehen, z. B. Geschichte s. Fach Geschichte, Geschichte des Faches s. beim jeweiligen Fach. Daß nicht alle Systematikbegriffe normgerecht benannt sind, wird in Kauf genommen.
Die Erstellung der EXCEL-Datei lag ausschließlich in einer Hand, damit wurden eine weitgehende Einheitlichkeit in der Struktur gesichert und "ausgeuferte" Hierarchiestufen nach gleichen Prinzipien "gekappt" ohne Qualitätsverlust.
In allen Systemstellen wurden die Karten mit Nachweisen ab Erscheinungsjahr 1995 gezogen (der Systematische Katalog war später abgebrochen worden als der Alphabetische, so konnten wir aber Kosten sparen), Ausnahmen können vorkommen bei alphabetisch geordneten Sachverhalten innerhalb einer Systemstelle.
Die datenbanktechnisch und in geringem Umfang auch scantechnisch bedingten Bezeichnungs- und Strukturänderungen innerhalb der Systematik sind in der abschließend korrigierten Datenbank (vgl. Realisierung) dokumentiert, die auf dem Dienst-PC des Referatsleiters Retrokonversion zur Verfügung steht und zu jeder Zeit die Konkordanz zur gedruckten Systematik ermöglicht (falls erforderlich).
2.2. Realisierung
Auf der Grundlage der EXCEL-Datenbank wurde für jede Systemstelle ein Barcode-Etikett gedruckt, das als "Leitkarte" vor dem jeweiligen Kartenstapel gescannt wurde und als Indexierung die Verknüpfung zur Datenbank herstellt.
Das Scannen erfolgte mit firmeneigener Technik und firmeneigenem Personal durch die Mikro-Univers GmbH wieder bei laufendem Bibliotheksbetrieb vor Ort mit gleichzeitiger Sicherungsverfilmung in einem Arbeitsgang. Die 1.191.762 Images stehen auf 20 CD-ROM und 65 Sicherungsfilmen für die Langzeitarchivierung zur Verfügung.
Der Tagesdurchsatz war unterschiedlich entsprechend der Qualität und Struktur der einzelnen Kataloge. Da die Datenbank anhand der gedruckten Systematik erstellt worden war, gab es wiederholt Abweichungen zu den in den Katalogkästen "operativ" veränderten/ergänzten Systemstellen, so daß Barcode-Etiketten geändert bzw. neue herstellt werden mußten. Anhand der gescannten Etiketten wurden von Mikro-Univers die Datenbankeintragungen korrigiert.
2.3. Technische Daten
wie Alphabetischer Katalog
2.4. Benutzungsoberfläche
siehe 4. Internet-Anbindung
3. Spezialbereiche
Da auch die Musikbibliothek und die Ärztebibliothek vom Umzug betroffen sind, haben wir entschieden, auch diese Kataloge - alphabetische und systematische - mit zu scannen.
Musikbibliothek
Der Alphabetische Katalog und der Interpretenkatalog wurden indexiert wie der Alphabetische Katalog der Hauptbibliothek. Das Katalogkartenformat weicht vom Standardformat ab (größer). Für die Wiedergabe auf dem Bildschirm wurde eine dem Standardformat entsprechende Wiedergabemöglichkeit gefunden.
Die Systematischen Kataloge
Analog wurde mit den Katalogen der Ärztebibliothek verfahren, wobei der Alphabetische Katalog nur den Zeitraum bis 1975 umfaßt, die Bestände danach sind bereits online katalogisiert, im Systematischen Katalog war diese Trennung nicht möglich.
4. Internet-Anbindung
Der OPAC der ZLB steht bereits seit einiger Zeit im Internet zur Verfügung, wenn auch vorerst als Offline-Version. Deshalb haben wir entschieden, uns von CardView zu "verabschieden" und die Benutzungssoftware für alle Image-Kataloge internetfähig zu gestalten. Die Entwicklung dafür wurde von Schneider Mikrocomputertechnik GmbH - Systempartner von Mikro-Univers - realisiert. Für die systematische Recherche wird der Nutzer von einer Hierarchiestufe zur nächsttieferen geführt bis zum jeweiligen Kartenstapel, in dem er blättern kann. Die Anzeige der im jeweiligen Stapel enthaltenen Anzahl der Images erleichtert ihm die Suche. Jedes Blättern endet an der nächsten Systemstelle, die nicht überblättert werden kann, damit der Leser jederzeit weiß, wo er sich befindet. Er kann jede Katalogseite einzeln rückwärts blättern und so seinen Weg steuern. Über die Schlagwortsuche landet er direkt in dem Kartenstapel, dem das Schlagwort zugeordnet ist und kann dann blättern. Der "Umstieg" in einen anderen Katalog, z. B. vom Systematischen in den Alphabetischen ist mit einem einzigen "click" möglich.
Für die Distribution im Internet wird als Plattform ein Windows NT-Server genutzt mit einer Festplattenkapazität von gegenwärtig 22 Gbyte, im Endausbau wird mit 30 Gbyte gerechnet. Die Images wurden von TIFF in GIF konvertiert und verkleinert, um das Laufzeitverhalten im Internet zu optimieren. Die "Runterskalierung" wurde erzielt ohne Beeinträchtigung der Lesbarkeit und zwar soweit, daß auch auf kleinen Monitoren die Ansicht möglich ist. Das Design wurde den vorhandenen ZLB-Webseiten angepaßt.
Der Test erfolgte mit Netscape und Microsoft Internet-Explorer, der Zugriff sollte aber auch mit jedem anderen Internet-Browser realisiert werden können. URL: <http://www.kulturbox.de/berlin/zlb>
Die Bibliotheksinstallation läuft unter der Internet-Oberfläche aber ohne Internet-Anbindung. Damit wollen wir erreichen, daß diese PC wirklich nur für die Katalogrecherche genutzt werden und nicht der Katalog nur der Einstieg ist zum Surfen im Internet. Aber auf unseren Internet-PC kann man natürlich auch unserem Katalog ansteuern.
5. Fazit
Nach den guten Erfahrungen mit dem alphabetischen Image-Katalog wurde in einem Zeitraum von nur sechs Monaten das Scannen des Systematischen Katalogs und der Kataloge der Fachbereiche einschließlich Erstellen der Datenbank und Internet-Anbindung realisiert.
Unter einer einheitlichen Benutzungsoberfläche stehen damit die genannten Image-Kataloge im Internet und als In-house-Version mit einem Gesamtumfang von 2.417.519 Karten zur Verfügung.
Einschließlich Software, Internet-Anbindung, Sicherungsverfilmung und komplett geladenem Server liegen die Kosten bei ca. 0,20 DM pro Karte. Die bibliothekarische Vorbereitung bleibt auf ein Minimum beschränkt, es ist keinerlei Nachbearbeitung erforderlich (die noch zu empfehlende Nachverschlagwortung ist dem Umzugszeitdruck geschuldet, sie kann in der Regel beim Erstellen der Datenbank vollständig mit erledigt werden). Trotz Scannens der Benutzungskataloge gab es keine Unterbrechungen des laufenden Bibliotheksbetriebs. Alle gescannten Kartenkataloge konnten makuliert werden.
Die einheitliche Benutzungsoberfläche mit einfacher und übersichtlicher Benutzerführung bietet eine komfortable Recherche in allen genannten Katalogen.
6. Ausblick
Im nächsten Jahr sollen die Kataloge der ehemaligen Ratsbibliothek (jetzt Bereich Recht und Wirtschaft) gescannt und mit "angehängt" werden in einem geschätzten Umfang von ca. 300.000 Karten.
Die Retrokonversion der Berlin-Bibliothek, die seit 1996 mit der Berlin-Abteilung der AGB im "Zentrum für Berlin-Studien" vereinigt ist, erfolgt durch ABM-Kräfte und wird Mitte 1999 abgeschlossen sein.
Die Historischen Sondersammlungen werden mit personeller und finanzieller Unterstützung durch die Streitsche Stiftung von Bibliothekspersonal konvertiert.
In der AGB wird die Konversion mit ABM-Kräften ebenfalls Mitte 1999 im wesentlichen abgeschlossen sein.
Damit ist der Gesamtbestand der ZLB von ca. 2,4 Mio. Medieneinheiten ab dem Jahr 2000 vollständig elektronisch verfügbar.
Welche Perspektive haben die Image-Kataloge?
Auch in der BStB wird mit ABM-Kräften online retrokatalogisiert. Dabei gehen wir aus vom aktiven Bestand und parallel dazu nach Jahren rückwärts. Da unser Alphabetischer Katalog nach Jahren "geteilt" ist, können wir - wenn z. B. bis zum Jahr 1975 retrokatalogisiert ist - den gesamten AK 3 "abhängen".
Innerhalb der Systemstellen im Systematischen Katalog ist der Bestand ebenfalls chronologisch geordnet (aktuell rückwärts), auch dort kann über ein Administratur-Modul gesteuert werden, welche Karten nicht mehr angezeigt werden.
Für den ausleihbaren Bestand (ab Erscheinungsjahr 1956) werden Barcode und Exemplardaten (ABM-Projekt) für die automatische Ausleihverbuchung eingegeben.
Mit der Ablösung von URICA durch die Software der Verbundes der Öffentlichen Bibliotheken Berlins (VÖBB) wird es möglich sein, auf die Image-Kataloge unter der OPAC-Oberfläche "durchzugreifen".
Die Nutzungsstrategie sehen wir so, daß der Leser seine Recherche im OPAC beginnt und, wenn er dort nichts findet, auf den IPAC "durchgreift". Im Laufe der Zeit wird sich das Mengenverhältnis der Daten immer weiter zugunsten des OPAC verschieben, der IPAC wird also an Bedeutung verlieren, vielleicht eines Tages reduziert sein auf den nichtausleihbaren Bestand. Nach unserer Auffassung bleibt er aber in der Kombination von alphabetischer, systematischer und Schlagwortsuche ein gleichwertiges Recherche-Instrument. Diese absehbare Nutzungsentwicklung rechtfertigt unser Bemühen, eine kostengünstige Variante zu finden mit einem Minimum an zusätzlichem Arbeitsaufwand für die Bibliothek.
Nach Abschluß des Scannens wird ein Image-Katalog von ca. 2,8 Mio. Karten im Internet zur Verfügung stehen, für den wir nicht mehr als ca. DM 560.000,- ausgegeben haben. Wir wollen gern die Online-Retrokonversion mit ABM-Kräften fortsetzen - unsere bisherigen Erfahrungen mit Leistungsbereitschaft und Qualität sind sehr gut - aber wir sind nicht davon abhängig.
