Elektronische Publikationen besetzen ein wachsendes Segment im Erwerbungsetat der wissenschaftlichen Bibliotheken: Wurden 1991 in den Universitätsbibliotheken der alten Bundesländer noch durchschnittlich DM 35.000 für diesen Medientyp aufgewendet, so stieg der gleiche Wert bis 1995 auf DM 134.500.1) Unter den Bibliotheken besteht dabei weiterhin ein beträchtliches Binnengefälle. Während einige Häuser auch 1995 bei einem Erwerbungsvolumen von unter DM 50.000 blieben, lagen die Ausgaben der UB Heidelberg deutlich über dem Durchschnitt. Angesichts der Tatsache, daß sich allein das Angebot an wissenschaftlich relevanten CD-ROMs immer noch jährlich nahezu verdoppelt2), fällt es indes selbst relativ leistungsstarken Bibliotheken zunehmend schwerer, der Marktentwicklung zu folgen. Dies gilt auch dann, wenn man einen gewissen Einspareffekt durch Abbestellungen von Printversionen mitberücksichtigt.3) Die genannten Fakten erzwingen mehr denn je eine möglichst rationale, ökonomisch durchdachte Auswahl aus dem bestehenden Angebot. Nach einer näheren Bestimmung des Themas skizzieren die folgenden Zeilen grundlegende Probleme des Bestandsaufbaus und der Bestandsevaluierung bei elektronischen Publikationen. Anschließend wird eine Checkliste vorgestellt, die die Erwerbungsarbeit an der UB Heidelberg erleichtern soll.
Als elektronische Publikationen bezeichnen wir gemeinhin "alle Dokumenttypen, die den Einsatz eines Computers voraussetzen und nicht nur vorübergehender oder interner Kommunikation dienen."4) Innerhalb des vielseitigen Spektrums an wissenschaftlich relevanten elektronischen Publikationen dominieren hinsichtlich des Trägermediums derzeit noch die CD-ROMs. Hinsichtlich der Inhalte sind in erster Linie Bibliographien und Faktensammlungen (Formeln, Wirtschaftsinformationen, Gerichtsentscheidungen u. a.) interessant. Die oft recht kostspieligen Bibliographien und Faktendatenbanken auf CD-ROM müssen folglich im Zentrum der Überlegungen stehen.
Neben einer entsprechenden planvollen Erwerbung erfordert das Gebot der Wirtschaftlichkeit grundsätzlich auch die Beseitigung von bereits vorhandenen, redundanten Informationsangeboten. Zu denken ist hier in erster Linie an Druckschriften, die durch die Erwerbung von elektronischen Publikationen eventuell entbehrlich geworden sind. Eventuell hält andererseits aber auch nicht jedes eingekaufte elektronische Produkt einem nüchternen Kosten-Nutzen-Vergleich mit der Printversion stand. Geht man den Wirtschaftlichkeitsaspekt konsequent an, gehören außerdem technische Grundaufgaben (Serverbetrieb, Retrievaloptimierung u. a.) und der Bereich der Medienbearbeitung bzw. Geschäftsgangsorganisation zum Thema. Auf dem Gebiet der technischen Dienstleistungen wären z. B. Modelle eines (partiellen) Outsourcing mittels Privatunternehmen oder im Wege regionaler Kooperation von Bibliotheken zu prüfen.5) Im Interesse eines rationelleren Geschäftsgangs wäre vor allem zu fragen, ob elektronische Publikationen weiterhin innerhalb der verschiedenen klassischen Abteilungen oder etwa mit Hilfe eines spezialisierten Querschnittsreferats bearbeitet werden sollen. Aus praktischen Erwägungen empfahl der Bibliotheksausschuß der Deutschen Forschungsgemeinschaft bereits 1995 eine "stärker funktionale Integration von Abläufen", ohne indes nähere Vorschläge anzufügen.6) Trotz der engen Verzahnung der genannten Felder schien es in Heidelberg bearbeitungstechnisch sinnvoll, Wirtschaftlichkeitsüberlegungen zunächst auf den Bereich Bestandsentwicklung, d. h. Bestandsaufbau und -evaluierung, zu konzentrieren. Die Reorganisation des Geschäftsgangs soll den nächsten Schritt bilden.
Hat das Problem eines methodisch fundierten Bestandsaufbaus in Deutschland bislang schon im konventionellen Bereich zu wenig Beachtung gefunden, so liegen für den weit komplexeren Fall der elektronischen Medien noch weniger Lösungsansätze vor. Eine zusammenfassende Betrachtung ist überhaupt nicht in Sicht und wird angesichts der Vielzahl von relevanten Aspekten wohl auch nur sukzessive erreicht werden können.7) Einer gewissen Wertschätzung erfreut sich momentan das Teilgebiet der Bestandsevaluierung. Speziell für elektronische Medien gibt es allerdings ebenfalls noch keine wegweisenden Arbeiten.8) Infolge der mangelnden theoretischen Vorbereitung beinahe zwangsläufig, war der CD-ROM-Bestand der Universitätsbibliotheken zumindest noch Anfang der 90er Jahre durch "ein erstaunlich heterogenes Bild" bestimmt. Einer Rundfrage zufolge, gab es neben den absolut unumstrittenen Spitzentiteln wie Medline oder Wiso nur wenige große Datenbanken, die mehr als einmal installiert worden waren. An manchen Standorten schien es zugleich "eine regelrechte Sammelleidenschaft von vor allem kostengünstigen CD-ROMs gegeben zu haben". Selbst geringe Nutzungszahlen veranlaßten nicht immer dazu, "über die Angebotsstruktur nachzudenken".9)
Bestandsaufbau
Wie bei den konventionellen Medien sollte die Erwerbung von elektronischen Publikationen zunächst auf einem gesicherten Gesamtprofil der Bibliothek basieren. Darin ist zu klären, welchen Ansprüchen die Bibliothek nach Bedeutung und Aufgabenstellung gerecht werden muß, wo ggf. Schwerpunkte gesetzt und welche Bereiche als nachrangig betrachtet werden. So gilt etwa im Falle der Universitätsbibliothek Heidelberg, daß sich das Haus weitgehend auf wissenschaftsrelevante Werke beschränkt und die zahllosen "populärwissenschaftlichen Datenbanken" auf CD-ROM außer Acht läßt. Genauso unbestritten ist, daß die Zentralbibliothek stets längerfristige Forschungs- und Ausbildungstitel bevorzugt, während für den Bedarf an speziellen und tagesaktuellen Werken vornehmlich die Heidelberger Institute zuständig sind. Je nach örtlichen Verhältnissen und finanziellen Möglichkeiten sind weitere Grundsatzentscheidungen denkbar (z. B. Schwerpunkt auf Geisteswissenschaften bzw. Naturwissenschaften, Verzicht selbst auf die Grundversorgung in einem Fach zu Lasten einer leistungsfähigen Bereichs- oder Nachbarbibliothek, generelle Priorität für Referenzdatenbanken gegenüber Volltextdatenbanken).
Abgesehen von derlei Rahmenvorgaben ist jeder relevante Einzelfall durch ein dichtes Netz von objektiven, konstanten Entscheidungsparametern sorgfältig zu prüfen. Dabei muß beachtet werden, daß für unterschiedliche Wissenschaftsfächer auch unterschiedliche Preisniveaus10) und inhaltliche Anforderungsprofile gelten können. Vor allem in den Naturwissenschaften mit ihrem besonderen Bedarf an aktueller Fakteninformation sind einige Datenbanken trotz eklatanter Preissteigerungen praktisch unverzichtbar. In diesen Fällen ist allenfalls über die ökonomisch vernünftigste Bereitstellungsform (Offline als CD-ROM o. a. oder online über einen Host o. a.) nachzudenken, wobei allerdings auch offenkundige Leistungsunterschiede zwischen Offline- und Online-Version einfließen müssen. So bieten CD-ROMs gegenüber der Online-Recherche bekanntlich meist klare Nachteile hinsichtlich Aktualität und Vollständigkeit.11) Andererseits kann sich die CD gegenüber einem auswärtigen Host durch höhere Zugriffsstabilität und komfortableres Retrieval auszeichnen. Soweit wie irgend möglich ist bei allen Kostenkalkulationen auch der jeweils zu erwartende Personalaufwand mitzuveranschlagen - ein bedeutender, jedoch immer noch häufig vernachlässigter Rechnungsfaktor.12) Im übrigen sollte die weiter bestehende Preisunsicherheit bei elektronischen Publikationen berücksichtigt werden. Während die lange umstrittenen Text-CD-ROMs des Beck-Verlags nach neuester Rechtsprechung preisbindungsfähig sind, können die Preise für andere Produkte zum Teil noch erheblich differieren.13) Das geltende Umsatzsteuerrecht (Einsparung bei Direktimport aus Nicht-EU-Ländern u. a.) erschwert die Lieferantenwahl zusätzlich.
Nach prinzipiell positivem Beschluß über den Erwerb bzw. die Bereitstellung einer Publikation ist meist noch der Grad der Verfügbarkeit festzulegen (einfache oder Mehrplatz-Lizenz). Falls identische Printversionen bzw. inhaltlich eng verwandte Druckausgaben vorhanden sind, stellt sich darüber hinaus die Frage, ob die elektronische Publikation ein Ersatz- oder ein Ergänzungsmedium zum bestehenden Angebot sein soll. Überzeugende Einsparmöglichkeiten im Printmedienbereich können die Erwerbungsentscheidung zweifellos günstig beeinflussen. Entsprechend dem Grundsatz, daß der Personalaufwand nie von vornherein eine quantité négligeable sein darf, müssen auch personelle Entlastungen (durch Wegfall von Nachlege-, Bindearbeiten u. a.) in diese Rechnung miteinfließen.
Inwiefern auch die Papierausgaben von Instituten in die Kostenabwägung einbezogen werden dürfen, hängt nicht nur von den technischen Zugriffsmöglichkeiten, sondern auch von der Kooperationsbereitschaft des jeweiligen Instituts ab. Konsequent gedacht, müßten aber dort eingesparte Mittel in angemessenem Umfang zur Mitfinanzierung der zentral vorgehaltenen elektronischen Publikation eingesetzt werden. Daß die örtlich vorhandenen Ressourcen bislang de facto noch höchst unzureichend gebündelt werden, ist in den jüngsten bibliothekspolitischen Empfehlungen der Deutschen Forschungsgemeinschaft leider erneut quasi amtlich bestätigt worden.14) Auf Grund der grundsätzlich beliebigen Verfügbarkeit elektronischer Medien sollten die Überlegungen hinsichtlich Erwerbungsabstimmung und koordinierter Beschaffung im zweiten Schritt noch über den lokalen Rahmen hinausreichen. Angesichts eines rasch wachsenden, komplizierten Marktes werden Insellösungen immer seltener möglich sein. Zunehmend wird nicht mehr der tatsächlich vorhandene Bestand, sondern das Gesamtangebot aus physisch vorhandenen und zugreifbaren Publikationen (virtueller Bestand) die Qualität einer Bibliothek ausmachen.15)
Neben inhaltlichen und beschaffungspolitischen Gesichtspunkten spielen bei der Erwerbung von elektronischen Publikationen selbstverständlich immer auch die technischen Aspekte eine bedeutende Rolle. Eine inhaltlich hervorragende und in der Erwerbung relativ preiswerte CD-ROM leidet eben eventuell darunter, daß zu ihrem Gebrauch eine höchst komplizierte, aufwendig zu pflegende Software erforderlich ist. Der Abschluß eines günstigen Vertrages mit einem Datenanbieter geht bei mangelnder Betriebs- und Zugriffssicherheit ebenso fehl. Da elektronische Publikationen häufig nicht als Eigentum erworben werden und im Prinzip vielfältige Nutzungsmöglichkeiten bieten, erhalten zusätzlich neue rechtliche Probleme Gewicht. Zu restriktive Nutzungsbedingungen können etwa ein sonst attraktives Angebot wesentlich entwerten.16)
Bestandsevaluierung
Bei bereits erworbenen elektronischen Medien sollte die Richtigkeit der einmal getroffenen Entscheidung durch eine regelmäßige Evaluierung überprüft werden. Fällt das Ergebnis ungünstig aus, wäre das Angebot durch eine Verringerung der Nutzungslizenzen zu beschneiden bzw. ganz einzustellen. Bei der Wirtschaftlichkeitsüberprüfung einer Datenbank ist der Nutzungsgrad sicher der wichtigste, aber wohl nicht der einzige Wertfaktor, zumal die zentrale Frage, welche Nutzungszahl eigentlich befriedigend ist, bislang keineswegs einheitlich beantwortet wird.17) Eine zusätzliche Umrechnung der Zahl der Aufrufe auf die Erwerbungskosten, d. h. die Ermittlung von Kosten pro Datenbankaufruf, ergibt auch noch kein hinreichendes Bild. Über die Nutzung hinaus ist vielmehr erneut der erforderliche Handlingsaufwand mitzubetrachten, der nun auf Grund konkret vorliegender Erfahrungen mit Installation, Updates oder Fehlerbereinigung sogar genauer fixiert werden kann. Bei gut genutzten, aber sehr pflegeintensiven Datenbanken auf eigenem Server sollte im Grunde immer nach attraktiven Alternativen gesucht werden. In Nutzungsstatistiken prinzipiell mitzuerfassen sind die Durchschnittsdauer des einzelnen Aufrufs je Datenbank und möglichst auch die angewandten Suchstrategien. Erlauben doch diese Fakten wieder gewisse Rückschlüsse auf die inhaltliche Qualität und die Benutzerfreundlichkeit der entsprechenden Publikation. Beide Aspekte können vor dem praktischen Einsatz des Mediums evtl. falsch eingeschätzt worden sein (auf Grund überhöhter Ansprüche an den technischen Verstand des Durchschnittsbenutzers, irriger Abfrageerwartungen o. a.).
Ausgehend von der bisherigen Problemskizze wurde versucht, eine praktikable Checkliste für die Neuerwerbung wie für die Evaluierung bereits vorhandener elektronischer Publikationen zu entwerfen. Der folgende Fragebogen, der in intensiven Kollegengesprächen seine vorläufige Gestalt gewann, wird in Heidelberg derzeit erprobt. Entsprechend können Neuerwerbungen nur noch mit ausgefülltem Bogen beantragt werden. Zugleich steht das bestehende Angebot an teuren periodischen Datenbanken auf CD-ROM auf dem Prüfstand. Die ausführliche Beschäftigung mit Kosten und Qualitätsmerkmalen des elektronischen Informationsangebots bedeutet für die Fachreferenten zweifellos eine zusätzliche Arbeitsbelastung. Allein schon die gegenwärtige Etatentwicklung macht vermehrte Anstrengungen zu einer rationalen, ressourcenschonenden Bestandsentwicklung jedoch unumgänglich.
1) Vgl. R. Griebel/U. Tscharntke: Etatsituation der wissenschaftlichen Bibliotheken in den alten und neuen Bundesländern 1996, in: ZfBB 43 (1996), S. 525-577, 557; R. Griebel, Etatsituation der wissenschaftlichen Bibliotheken in den alten und neuen Bundesländern 1992, in: ZfBB 39 (1992), S. 484-524, 504.
2) Vgl. B. Dugall/B. Dudensing/E. Picard: Möglichkeiten und Auswirkungen der Einbeziehung von CD-ROM in den Sondersammelgebietsplan der DFG, in: ABI-Technik 15 (1995), S. 107-119, 108.
3) Nach übereinstimmender Ansicht der Experten wird der Substitutionseffekt vielfach überschätzt. Bereits 1993/94 existierte für knapp die Hälfte der wissenschaftlich bedeutsamen CD-ROM-Produkte keine Parallelausgabe. Vgl. Dugall/Dudensing/Picard, S.110.
4) DFG/Bibliotheksausschuß: Elektronische Publikationen im Literatur- und Informationsangebot wissenschaftlicher Bibliotheken, in: ZfBB 42 (1995), S. 445-463, 447.
5) Zu kooperativen Ansätzen von bibliothekarischer Seite vgl. z. B. H.-A. Ruppert: Das Konzept regionaler Informationsserver - eine Machbarkeitsstudie, in: Modelle der universitären Informationsversorgung, hrsg. von G. Schirdewahn u. B. Schubel (1996) (URL: http://www. ub.uni-freiburg.de/workshop/tagungsband">http://www. ub.uni-freiburg.de/workshop/tagungsband); Ders./W. Sühl-Strohmenger: Kooperation beim Angebot von elektronischer Fachinformation und die Erwartungen der Nutzer in Universitäten, in: ZfBB 43 (1996), S. 423-439.
6) Vgl. DFG/Bibliotheksausschuß, Elektronische Publikationen, S. 449f.: "Die klassische Dreiteilung Erwerbung, Katalogisierung und Benutzung wird in dieser Form nicht fortgeführt werden können." Einen wegweisenden Geschäftsgang hat jüngst z. B. die Stadt- und Universitätsbibliothek Frankfurt am Main erarbeitet (Geschäftsgang für Nichtbuchmaterialien, Stand: 1.1.1997).
7) Zum konventionellen Bereich vgl. R. Griebel/A. Werner/S. Hornei: Bestandsaufbau und Erwerbungspolitik in universitären Bibliothekssystemen. Versuch einer Standortbestimmung (Berlin 1994). Die Autoren präsentieren hier die ernüchternde Bilanz einer 1993 durchgeführten Umfrage. Neuerdings bemüht sich die DBI-Expertengruppe "Bestandsaufbau in wissenschaftlichen Bibliotheken II", zu Fortschritten zu gelangen. Beabsichtigt ist u. a. die kollektive Erarbeitung fachspezifischer Erwerbungsprofile. Hinsichtlich der elektronischen Publikationen bieten zur Zeit besonders die öffentlich zugänglichen Protokolle der Kommission für Erwerbung bei der Generaldirektion der Bayerischen Bibliotheken eine Auswahl der auftretenden Probleme sowie nützliche Denkanstöße (URL: http://www.bibliothek.uni-augsburg.de/ke). Zum (insgesamt fortgeschritteneren) Stand im amerikanischen Bibliothekswesen vgl. z. B. Collection development and collection evaluation. A sourcebook, hrsg. v. Michael R. Gabriel (Metuchen, N.J. u. a. 1995).
8) Vgl. z. B. H. Kowark: Bestandsevaluierung bei Zeitschriften, in: Bibliotheksdienst 30 (1996), S. 461-466; Rolf Griebel u. a.: Ausleihanalysen als Instrument der Bestandsevaluierung, in: ebd., S. 668-682.
9) Vgl. H.-Chr. Hobhohm/R. Ohly: Sozialwissenschaften auf CD-ROM: eine Nutzungsanalyse, in: Deutscher Dokumentartag 1995: Zukunft durch Information, hrsg. v. W. Neubauer (Frankfurt/M. 1995), S. 245-260, 250f.
10) Zur jüngsten Preisentwicklung bei den Zeitschriften vgl. Griebel/Tscharntke, S. 531; R. Griebel/M. Wiesner: Harrassowitz-Preisindex: Zeitschriften, in: Bibliotheksdienst 30 (1996), S. 2043-2049. Demnach ist die Preisstruktur auch "dadurch gekennzeichnet, daß sich die Durchschnittspreise der geistes- und naturwissenschaftlichen Zeitschriften immer weiter auseinanderentwickeln." (Griebel/Wiesner, S. 2048).
11) Für die Medline-CD wurde z. B. 1991 ein Zeitverzug von zwei bis sechs Monaten festgestellt. Außerdem standen für dasselbe Berichtsjahr 219.279 Datensätzen auf der CD 364.545 Treffer bei der Online-Recherche gegenüber. Dabei ergab eine nähere Prüfung, daß die fehlenden Datensätze nicht nur aus dem Berichtsraum stammten, der für die CD-Produktion zu spät gekommen war. Vgl. M. Heinz/H. Vogt: Inhaltliche und formale Unzulänglichkeiten bei CD-ROMs: eine Gewichtung, in: Deutscher Dokumentartag 1992: Technik und Information - Markt, Medien und Methoden, hrsg. v. W. Neubauer u. K.-H. Meier (Frankfurt/M. 1993), S. 143-164, 148f. Ein Gegenbeispiel wäre das VLB, das auf CD-ROM der WWW-Version bekanntlich (noch) klar überlegen ist.
12) Vgl. z. B. P. Stadler/M. Gretz/M. Thomas: Die leise Revolution in der Bibliothek: elektronische Medien lösen Printprodukte ab, in: Bibliotheksdienst 29 (1995), S. 940-951, 944. Grob vereinfachend, werden hier die Preise für den fünfjährigen Bezug einer Papierausgabe mit der entsprechenden CD-ROM verglichen. Die Handlingskosten schlagen auf keiner Seite zu Buche.
13) Zur Preisbindungsfähigkeit von CD-ROMs vgl. das Urteil des Bundesgerichtshofs vom 11.03.97 (Pressemitteilung unter http://www.jura.uni-sb.de/Entscheidungen/Bundesgerichte/BGH/zivil/cd_rom.html). Z. T. beträchtliche Preisunterschiede bestehen dagegen z. B. im Bereich der Online-Datenbanken. Vgl. etwa den Bericht der Sachverständigenkommission "Elektronische Fachinformation (EFI) an den Hochschulen in Bayern" vom Sommer 1995, der v. a. zwischen europäischen und amerikanischen Hosts starke Abweichungen feststellt (URL: http://www11.informatik.tu-muenchen.de/EFI).
14) Vgl. Neue Informations-Infrastrukturen für Forschung und Lehre. Empfehlungen des Bibliotheksausschusses und der Kommission für Rechenanlagen [der DFG], in: ZfBB 43 (1996), S. 133-155, 145: "Die wachsende Bedeutung des Faktors Information erfordert integrierte, wirtschaftliche Versorgungskonzepte, insbesondere an den Hochschulen. Die verschiedenen, heute überwiegend nebeneinander arbeitenden Informations- und Serviceeinrichtungen - zentrale/dezentrale Bibliotheken, Rechenzentren und Einrichtungen an den Fachbereichen - müssen ihre Ressourcen in neuer Weise zusammenführen und in neuen Kooperationsformen produktiv zur Geltung bringen."
15) Vgl. schon DFG/Bibliotheksausschuß, Elektronische Publikationen, S. 449.
16) Einige Fallstricke nennen. z. B. R. Albrecht/M. Wiesner: Checkliste für den Abschluß von CD-ROM-Lizenzverträgen, in: Bibliotheksdienst 29 (1995), S.1653-1656; M. Rasche/K. Peters: Informationen der Rechtskommission [des Deutschen Bibliotheksinstituts], in: Bibliotheksdienst 30 (1996), S. 2065-2073.
17) Für die Bewertung der Nutzungshäufigkeit legt z. B. H.-A. Ruppert: Das Konzept regionaler Informationsserver (wie Anm. 5) folgende Skala zugrunde:
Schwache bis mittlere Nutzung = zwischen 100 und 200 Aufrufen pro Jahr
Mittlere Nutzung = zwischen 200 und 500 Aufrufen pro Jahr
Stärkere Nutzung = zwischen 500 und 1.000 Aufrufen pro Jahr
Sehr starke Nutzung = mehr als 1.000 Aufrufe pro Jahr
Von 84 Heidelberger Datenbanken auf CD-ROM erreichten 36 schon in einem Vierteljahr (April - Juni 1996) Rupperts Jahresanforderungen einer mittleren Nutzung. Immerhin noch 18 durften nach Ablauf der drei Monate als stärker bis sehr stark genutzt gelten.
