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Ad-hoc-AG "Zukunft des Deutschen Bibliotheksinstituts" der Ständigen Konferenz der Kultusminister in der Bundesrepublik Deutschland

 

Konzept zur Sicherung
der unverzichtbaren überregionalen
bibliothekarischen Serviceleistungen
- Schlußbericht-


vom 3. August 1999

 

1. Auftrag

Die Prüfung des Kerns unverzichtbarer überregionaler bibliothekarischer Serviceleistungen geht auf eine Empfehlung des Wissenschaftsrates zurück, der in seiner wissenschaftspolitischen Stellungnahme zum Deutschen Bibliotheksinstitut (DBI) vom 14. November 1997 konstatierte, daß

"in einem föderal strukturierten Staat ... mit einem stark ausdifferenzierten Bibliothekswesen Serviceleistungen, die sich an den länderübergreifenden Interessen der deutschen Bibliotheken und damit auch an den Bedürfnissen des Gesamtsystems der überregionalen Literatur- und Informationsversorgung ausrichten, unerläßlich sind. Er empfiehlt daher Bund und Ländern, unverzichtbare Dienstleistungen wie zum Beispiel die Zeitschriftendatenbank mit den Dokumentlieferdiensten DBI-Link und SUBITO in anderer Trägerschaft fortzuführen. ... Angesichts der rasch fortschreitenden technischen Entwicklungen im Bereich der Information und Dokumentation empfiehlt der Wissenschaftsrat, die Chance zu einer organisatorischen Erneuerung der überregionalen Koordinierung und Entwicklung des Bibliothekswesens zu nutzen."

Die Amtschefskonferenz der KMK hat diese Empfehlung sowie die detaillierten Ausarbeitungen1) einer von ihr beauftragten Ad-hoc-Arbeitsgruppe aufgenommen und in der 155. Sitzung am 17./18. September 1998 folgenden Grundsatzbeschluß gefaßt:

"Der Empfehlung der Ad-hoc-AG, für die Durchführung von zentral und gebündelt zu erledigenden unverzichtbaren überregionalen bibliothekarischen Dienstleistungen eine Gemeinschaftseinrichtung zu errichten, wird zugestimmt."

Die darüber hinaus beschlossenen Prüfaufträge beantwortete die Ad-hoc-AG der KMK in einer Vorlage an die Amtschefskonferenz für ihre 158. Sitzung am 17./18.04.19992). Die Ergebnisse der daraufhin erbetenen zusätzlichen Abstimmungsgespräche sind Bestandteil der nachstehenden Konzeption für eine neue bibliothekarische Serviceeinrichtung bei der Stiftung Preußischer Kulturbesitz ab dem Jahre 2002.

2. Die neue Einrichtung

Aus den Evaluierungsergebnissen des Wissenschaftsrats sowie Expertenanhörungen leitet die Arbeitsgruppe weiterhin folgende Prämissen ab, die für das "Konzept zur Sicherung der unverzichtbaren überregionalen bibliothekarischen Serviceleistungen" in seiner nunmehr vorliegenden Form bestimmend ist:

  • Ein programmatischer, innovativer und nachfrageorientierter Neuanfang muß das gesamte Aufgabenspektrum des bisherigen DBI in Frage stellen und grundlegend neu definieren. Dies gilt ebenso für die künftige organisatorische Anbindung dieser Aufgaben (unter Beachtung des Subsidiaritätsprinzips).
  • Dabei wird die Fortführung der bisherigen Aufgaben und Dienstleistungen in nur unwesentlich veränderter Form an einem Nachfolge-DBI definitiv ausgeschlossen.

Geleitet von diesen Prämissen schlägt die Arbeitsgruppe vor:

Die unverzichtbaren überregionalen bibliothekarischen Serviceleistungen werden in einer neuen gemeinschaftlich zu finanzierenden Einrichtung zusammengefaßt, die sich auf länderübergreifende Aufgaben von vorrangiger Bedeutung konzentriert.

Die Bearbeitung und Weiterentwicklung der Deutschen Bibliotheksstatistik (DBS) sowie die länder- und institutionsübergreifende bibliothekarische Auslandsarbeit bedürfen einer ständigen Bearbeitung durch das neue Institut.

Die folgenden vorrangigen Aufgaben sind entsprechend der aktuellen Situation, der konkreten Nachfrage und der finanziellen Möglichkeiten zu definieren und fortzuschreiben:

  • Wissenstransfer

Der zunehmenden Vernetzung im nationalen und internationalen Bibliothekswesen muß durch anwendungsorientierten Wissenstransfer Rechnung getragen werden. Dabei steht die Auswertung internationaler Entwicklungen für die bibliothekarische Praxis in Deutschland im Vordergrund. Aufgabe der neuen Einrichtung ist es, vorhandenes Wissen zu aggregieren und zielgruppenorientiert verfügbar zu machen. Entsprechend wird sich ihre Arbeitsweise maßgeblich auf die Erarbeitung von regelmäßigen Fortschrittsberichten und deren aktuelle Dokumentation über das Internet, die Initiierung von internationalen Konferenzen, Workshops, Messen konzentrieren. Die Nachnutzung innovativer Entwicklungen und Projekte ist verstärkt zu unterstützen und damit die Nachhaltigkeit von Projektfinanzierungen zu sichern.

  • Projektmanagement

Die neue Einrichtung soll nicht nur anhand von konkreten Bedarfslagen Projekte initiieren, sondern auch deren Controlling übernehmen, für das Marketing der Projektergebnisse sorgen und sich aktiv um deren systematische Nachnutzung bemühen.

  • Moderationsfunktion

Durch Aufträge an Expertengruppen oder über Projektarbeit soll das neue Institut darüber hinaus maßgeblich zur Lösung anstehender Probleme des deutschen Bibliothekswesens (spartenunabhängig) beitragen.

  • Dienstleistungsfunktion

Neben der laufenden Betreuung der Deutschen Bibliotheksstatistik (s.o.) soll sich das Dienstleistungsangebot der neuen Einrichtung maßgeblich auf die Vermittlung von Informationen und Projektergebnissen konzentrieren. Sie sollte sich dabei der verfügbaren Internet-Instrumente bedienen bei gleichzeitigem Verzicht auf eigene verlegerische Aktivitäten, die künftig privatwirtschaftlichen Verlagslösungen vorbehalten bleiben sollen.

  • Steuerungsfunktion

Für die Vertretung des deutschen Bibliothekswesens im europäischen - und darüber hinaus- gehend internationalen - Kontext ist eine Steuerungsfunktion zu übernehmen. Das neue Institut hat primär die Aufgabe, deutsche Interessen in die (internationalen) Gremien einzubringen, die Entsendung von Experten in übergreifende (nationale wie internationale) Fachgremien zu steuern und sicherzustellen. Von besonderer Relevanz sind dabei absehbar Bereiche wie 'Urheberrecht', 'Metadaten' und 'digitale/virtuelle Bibliothek'.

Arbeitsweise der neuen Einrichtung

Die Arbeit des neuen Instituts soll einem laufenden Controlling ebenso wie einer regelmäßigen Programmevaluation unterliegen, für die neben dem Stiftungsrat der Stiftung Preußischer Kulturbesitz ein eigener Fachbeirat mit entsprechenden Beratungs- und Aufsichtsfunktionen vorzusehen ist. Die konkrete Definition der im Rahmen zur Verfügung stehender Ressourcen vorrangig zu bewältigenden Aufgaben ist in Jahresprogrammen in den Gremien abzustimmen und auf seine Ergebnisse hin zu überprüfen. Im Rahmen der Möglichkeiten können nach Abstimmung in den Gremien auch neue Aufgaben vom Institut aufgegriffen werden, sofern sich im Bibliothekswesen nachweisbar entsprechende Bedürfnisse abzeichnen.

Die Gremien sollten dem spartenübergreifenden Auftrag des neuen Instituts entsprechend besetzt werden. Die bibliothekarischen Interessenverbände sind zwar zu berücksichtigen, sollen aber nicht die Mehrheit der Mitglieder stellen. Diese Praxis der Vergangenheit war vom Wissenschaftsrat nachdrücklich kritisiert worden - vielmehr sollen Unterhaltsträger und externer, auch internationaler Sachverstand (auch aus benachbarten Disziplinen) zusammengeführt werden.

Organisation der neuen Einrichtung

Nach intensiver Prüfung verschiedener Optionen (u.a. Neugründung als Körperschaft, Anbindung an eine Bibliothek oder die Einkaufszentrale für Bibliotheken GmbH) wird die Anbindung der unverzichtbaren überregionalen bibliothekarischen Serviceleistungen an die bundesunmittelbare Stiftung Preußischer Kulturbesitz vorgeschlagen.

Dort ist eine (außerhalb des Finanzierungsabkommens der Stiftung Preußischer Kulturbesitz) gesondert zu finanzierende, gesamtstaatlich und spartenübergreifend zuständige und neutrale Sondereinrichtung zu schaffen, die sich rechtlich systemkonform in die Stiftung Preußischer Kulturbesitz einpaßt (vergleichbar dem Institut für Museumskunde). Die Einrichtung muß durch eine vom Stiftungsrat zu beschließende Satzung fachlich und fiskalisch weitgehende Autonomie erhalten.

Diese Lösung bietet insbesondere folgende Vorteile:

  • Die politische Präferenz einiger Länder für eine Auffanglösung, die die unverzichtbaren Serviceleistungen einer bestehenden Einrichtung zuordnet, wird erfüllt.
  • Die Nähe zu bedeutenden Bibliotheken und Archiven sowie den Museen der Stiftung garantiert Praxisbezug und in vielen fachlichen Belangen 'kurze Wege'.
  • Die Einbeziehung in die vorhandenen Verwaltungsstrukturen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz vermeidet zusätzliche Overhead-Kosten im engeren Verwaltungsbereich.

Der Präsident der Stiftung Preußischer Kulturbesitz hat sein großes Interesse an dieser Lösung im Sinne einer zukunftsorientierten Bibliothekspolitik bereits im Januar d.J. bekundet und der Stiftungsrat sein grundsätzliches Einverständnis erklärt. Voraussetzung für die Realisierung einer stiftungskonformen Sondereinrichtung ist jedoch, dass eine finanzielle Belastung der Stiftung durch die Arbeit der Sondereinrichtung ausgeschlossen wird, die Besetzung der Stellen der neuen Sondereinrichtung ausschließlich auf der Basis der erforderlichen Qualifikation erfolgen kann und die Finanzierung der Sondereinrichtung längerfristig gesichert ist.

Aus der Sicht des Präsidenten der Stiftung hat die aufgezeigte Lösung insbesondere folgende Vorteile:

  • Durch die inhaltliche Verzahnung mit dem gleichfalls bundesweit Serviceleistungen offerierenden Institut für Museumskunde wird es mittelfristig möglich, Innovationen zu bündeln.
  • Durch die stärkere Vernetzung von Museums-, Bibliotheks- und Archivbereich besteht die Möglichkeit, künftig noch effektiver Drittmittel, insbesondere aus EU-Programmen einzuwerben und anwendungsorientiert umzusetzen.

Vorteile für die Bibliotheken

Für die Bibliotheken in der Bundesrepublik Deutschland ergeben sich insbesondere folgende Vorteile:

  • Ein solches Institut, das aktuelle Informationen über die wichtigen Entwicklungen im nationalen und internationalen Bibliothekswesen sowie ausgewiesenes Know-how an zentraler Stelle spartenübergreifend bündelt und schnell verfügbar macht, ist für die Bibliotheken selbst ein unverzichtbarer Partner, weil sie mit seiner Unterstützung/Assistenz insbesondere
  • Doppelarbeiten und Entwicklungssackgassen vermeiden und damit Ressourcen schonen können;
  • nicht von der Weiterentwicklung des Bibliothekswesens ausgeschlossen werden, sondern mittelbar auf ein enormes Informations-und Innovationspotential zurückgreifen können, das allein mit eigenen Kapazitäten (auch bei größeren Einrichtungen) weder qualitativ noch quantitativ erreichbar wäre;
  • in ihrer eigenen Innovationsfähigkeit gefördert werden;
  • sich den neuen Anforderungen und Chancen, die aus der zunehmenden Europäisierung und Globalisierung sowie der rasanten technischen Entwicklung resultieren, professionell stellen können;
  • an der EU-weiten und ggf. international vernetzten bibliothekarischen Projektarbeit partizipieren und diese Ergebnisse in die Fläche bringen können.

Für Bund, Länder und Gemeinden als Träger der Bibliotheken ist die neue Einrichtung als 'Infrastruktur-Einrichtung' auch kostenrechnerisch begründet, weil mit einem vergleichsweise geringen finanziellen Beitrag ein Leistungsumfang für die Gesamtheit der eigenen Bibliotheken erzielt wird, der auf regionaler Ebene mit den gleichen Mitteln auch nicht annähernd erreicht werden könnte. Hinzu kommt als weiterer Vorteil, dass auf diese Weise ohne zusätzlichen Aufwand auch kommunale Bibliotheken und wissenschaftliche Spezialbibliotheken unterschiedlicher Trägerschaft in das Gesamtsystem der überregionalen Literatur-und Informationsversorgung (einschließlich der Leistungskennzahlen - hier: Deutsche Bibliotheksstatistik) einbezogen werden, die ansonsten allenfalls an regionalen Entwicklungen teilnehmen könnten.

Finanzierung

Die Berechnung des jährlichen Finanzbedarfs der Sondereinrichtung (ohne Zeitschriftendatenbank, Normdateien sowie SUBITO) im Verbund der Stiftung Preußischer Kulturbesitz ist im Einvernehmen mit dem Präsidenten der Stiftung erfolgt und basiert auf folgender Prämisse:

Personal-und Sachmittelausstattung müssen so geartet sein, dass sie der neuen Einrichtung ein Höchstmaß an Flexibilität garantieren und dem innovativen Charakter ihrer Aufgaben gerecht werden.

Vor diesem Hintergrund empfiehlt die Arbeitsgruppe für das neue Institut:

  • eine Personalausstattung von 12 festen Stellen - pauschal je 100.000 DM
  • Für Werkverträge und befristete Beschäftigungsverhältnisse und ggf. Outsourcing ist ein Betrag von pauschal 1,0 Mio. DM anzusetzen.
  • Die erforderlichen Sachmittel betragen pauschal 1 Mio. DM.

Angesichts der besonderen Verflechtung des neuen Instituts im europäischen und internationalen Kontext ist die Beschäftigung von Fachleuten aus dem Ausland ausdrücklich vorzusehen. Außerdem sollte die befristete Delegation von engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus Bibliotheken der unterschiedlichen Sparten im Rahmen von Projektstellen möglich sein, um den Praxisbezug der neuen Einrichtung zu stärken.

Denkbar ist darüber hinaus auch die Besetzung der Leitungsfunktionen (höherer Dienst) auf Zeit mit entsprechender Verlängerungsoption.

Auf dieser Grundlage ergibt sich folgende Berechnung für das Basisjahr:

12 Stellen à 100 TDM
Mittel für Werkverträge und befristete Beschäftigungsverhältnisse
Sachmittel

Gesamtkosten

1.200.000 DM
1.000.000 DM
1.000.000 DM

3.200.000 DM

Unter Einbeziehung der grundsätzlichen Finanzierungszusage des Beauftragten der Bundesregierung für Angelegenheiten der Kultur und der Medien ergibt sich die Verteilung des Zuschußbedarfs auf Bund und Länder ab dem Jahr 2002 wie folgt:

Betrag in DM

Gesamtzuschußbedarf

3.200.000

davon Bund (25%)

800.000

verbleiben für die Länder (75%)

2.400.000

davon Berlin als Sitzlandquote (25%)

600.000

verbleibender Länderbeitrag

(Verteilung nach Königsteiner Schlüssel)

1.800.000

 

Die Höhe der einzelnen Finanzierungsbeiträge der Länder ist der beigefügten Aufstellung (Anlage 1) zu entnehmen.

3. Abgabe von Serviceaufgaben an bestehende Einrichtungen

3.1. Fortführung der Zeitschriftendatenbank (ZDB)

Zur Fortführung der bisher vom DBI technisch betreuten Zeitschriftendatenbank und der Normdateien hat die Kultusministerkonferenz entsprechend dem Vorschlag der Arbeitsgruppe im verkürzten Verfahren folgenden Beschluss gefasst (RS Nr. 317/99 v. 02.08.1999, Beschluss vom 01.06.1999):

"Es besteht Einvernehmen, dass die Zeitschriftendatenbank (ZDB) möglichst noch vor Ende des Jahres 1999 vom DBI an die Staatsbibliothek zu Berlin - Preußischer Kulturbesitz (SBB) sowie die Normdateien zum nächstmöglichen Termin vom DBI auf die Deutsche Bibliothek übergehen sollen.

3.2. Dokumentlieferdienste

Hinsichtlich der Angliederung der auf der ZDB aufsetzenden Dokumentlieferdienste, insbes. SUBITO, ist die Arbeitsgruppe der Auffassung, daß sie nicht zwingend im Zusammenhang mit einer neu zu schaffenden Sondereinrichtung zu denken ist, sondern im Grundsatz eine Konsortiallösung (Bund - Länder) sinnvoll macht (vgl. 3. Sitzung der AG Bibliotheken am 28./29.4.1999), deren konkrete Bedingungen noch von den Beteiligten zu klären sind.


KMK-Ad-hoc-AG

Anlage 1

 

Zuwendungsbedarf der vorgeschlagenen Einrichtung
für unverzichtbare überregionale bibliothekarische Serviceaufgaben
im Jahr 2002

 

in %

Anteile am Zuschußbedarf

Zuschussbedarf insgesamt

100%

3.200.000

Davon ab: Quote Bund

25%

800.000

Verbleibend: Länder

75%

2.400.000

Davon ab: Sitzlandquote Berlin

25%

600.000

Verbleibender Länderanteil

1.800.000

Davon entfallen auf:
Baden-Württemberg


12,43


223.669

Bayern

14,55

261.912

Berlin

5,01

90.104

Brandenburg

3,13

56.363

Bremen

0,97

17.528

Hamburg

2,48

44.621

Hessen

7,22

129.889

Mecklenburg-Vorpommern

2,25

40.535

Niedersachsen

9,11

163.946

Nordrhein-Westfalen

21,58

388.496

Rheinland-Pfalz

4,70

84.628

Saarland

1,28

22.956

Sachsen

5,59

100.533

Sachsen-Anhalt

3,35

60.256

Schleswig-Holstein

3,29

59.216

Thüringen

3,07

55.347

Hinweis: Die Berechnung basiert auf dem Königsteiner Schlüssel für 1999

 

 

 


1) Vgl. Konzept über unverzichtbare überregionale bibliothekarische Serviceleistungen - Teil I - vom 6. April 1998 (RS 171/98 vom 7. April 1998) und
2) Vgl. Konzept zur Sicherung der unverzichtbaren überregionalen bibliothekarischen Serviceleistungen vom 22. März 1999 (Anlage zu RS 131/99 vom 31. März 1999).