Publikationen Hierarchiestufe höher Vorherige Seite

BIBLIOTHEKSDIENST Heft 11, 99

Eine göttliche Komödie in Gelsenkirchen: was Dante der BIS-LOK-User-Group zu sagen hat

Wolfgang Paulus, Karin Weishaupt

 

1. Die 10. BIS-LOK-Tagung und ihre Vorgeschichte

Die 10. BIS-LOK-Tagung, die am 23./24. September 1999 im Institut Arbeit und Technik mit 100 Teilnehmern unter Beteiligung von sechs Bibliotheks-EDV-Firmen stattgefunden hat, stellt einen Einschnitt in der Geschichte der BIS-LOK-User-Group dar.

Während auf den ersten fünf Tagungen 1992 bis 1996 Fehler- und Wunschlisten für die Weiterentwicklung von BIS-LOK erarbeitet worden waren, wurden im März 1997 in Berlin die Weichen anders gestellt, als erstmalig Firma DABIS neue Produkte vorstellte und damit die Frage aufgeworfen wurde, inwieweit die Diskussion der Weiterentwicklung von BIS-LOK noch Relevanz für die Zukunft hat.

Kurz darauf erfolgte der Konkurs von DABIS und die Übernahme durch Ex Libris, eine international tätige Firma mit Stammsitz in Jerusalem und Tel Aviv. Im September 1997 beschäftigte sich die BIS-LOK-User-Group auf der größten BIS-LOK-Tagung mit über 150 Teilnehmern erstmals mit Aleph500. Seitdem werden immer wieder Zweifel an der Zukunft von BIS-LOK laut, wenn auch die Ex Libris (Deutschland) GmbH mit steigender Intensität versucht, diese Zweifel auszuräumen.

1998 kam auf der Tagung in Speyer, die nur Fremdprodukten gewidmet war, eine gewisse Euphorie auf, weil sich diverse Alternativen zu bieten schienen. Bis zur nächsten Tagung im September wurde diese wieder relativiert durch die intensivere Beschäftigung mit einzelnen Systemen, die eher ernüchternd wirkte. Trotzdem haben sich seitdem immer wieder Mitglieder der User-Group abgemeldet mit der Begründung, wegen des beabsichtigten Wechsels auf ein anderes System sei BIS-LOK für sie nicht mehr relevant; es gab aber nur wenige Erfolgsmeldungen über einen vollzogenen Umstieg.

Vor diesem Hintergrund erschien "BIS-LOK und mögliche Ablösesysteme" das einzig mögliche Motto für die 10. Tagung der BIS-LOK-User-Group. Dieses Thema war nicht zu verstehen als Rat zum Absprung, sondern eher als Frage, ob es wirkliche Alternativen gibt oder ob die Notwendigkeit der Ablösung tatsächlich besteht.

2. Die Strategie von Ex Libris bezüglich BIS-LOK

Mit ihrem Produkt Aleph500 hat Ex Libris auf dem internationalen Markt und inzwischen auch in Deutschland große Erfolge, daher ist die wirtschaftliche Situation der Firma ausgesprochen gut. Aleph wird u. a. beim Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen in Köln als Verbundsystem eingesetzt, ein Projekt in Österreich wurde innerhalb von elf Monaten abgewickelt.

BIS-LOK soll in eine andere Richtung weiterentwickelt werden als Aleph. Auf der Basis der neuen Version BIS-LOK 5.0 wurde ein Konzept für ein neues Produkt mit grafischer Oberfläche und vereinfachter Systemadministration erarbeitet. Die endgültige Entscheidung über die Umsetzung, für die ein Zeitraum von 18 Monaten geplant ist, wird noch im Jahre 1999 fallen. Der Wechsel auf eine Standard-Datenbank ist wegen des hohen Aufwandes nicht vorgesehen, sondern die DABIS-II-Datenbank soll weitergeführt und optimiert werden. Eine Zeitschriften- und Fortsetzungsverwaltung soll zwar grundsätzlich in die Planung, aber nicht in die erste Entwicklungsphase einbezogen werden.

Die Version BIS-LOK 5.0, die im Frühjahr 2000 ausgeliefert wird, unterscheidet sich in der Oberfläche nicht wesentlich von den zur Zeit eingesetzten Versionen 3.1 und 4.0. Verbesserungen gibt es in der Systemverwaltung, in der Statistik und in den Retrieval-Funktionen. Außerdem wurde Wert auf die Weiterentwicklung des WWW-OPAC gelegt. Ins Ausleih- und Erwerbungsmodul sind die Umstellung auf den EURO integriert; ein Jahr-2000-Problem gibt es schon ab der Version BIS-LOK 3.0 nicht.

Eine Befragung des größten Teils der BIS-LOK-Kunden im Sommer 1999 zeigte ein hohes Maß an Zufriedenheit. Sowohl die Programmfunktionalität als auch die Betreuung durch die Firma bekamen gute Noten. Unzufrieden sind nach Aussagen der Firmenleitung nur die, denen ein modernes Outfit wichtiger ist als Funktionalität. Ein erheblicher Teil will weiter bei BIS-LOK bleiben oder diese Entscheidung von der Weiterentwicklung des Systems abhängig machen.

3. Gründe für den Wechsel von BIS-LOK auf andere Systeme

Trotz dieses recht positiven Bildes ist nicht zu übersehen, dass die BIS-LOK-User-Group kleiner wird. Was hat dazu geführt, dass diverse Bibliotheken schon abgesprungen sind oder gerade im Umstieg begriffen sind?

Es gibt eine Reihe von BIS-LOK-Anwendern, die noch ältere Versionen von BIS-LOK einsetzen, die nicht Jahr-2000-fähig sind. Sofern keine Pflegeverträge mehr bestehen, die den Anspruch auf ein Update beinhalten, muss rechtzeitig vor dem Jahreswechsel der Umstieg vollzogen sein.

Weiterhin gibt es Bibliotheken, die mehr oder weniger unfreiwillig keinen Pflegevertrag mehr für BIS-LOK haben. Ein Beispiel dafür ist die Stadtbücherei Stuttgart, die sich 1994 für das System BIS-LOK entschieden hatte. Bereits nach zwei Jahren zeigten sich erhebliche Probleme wie Server-Instabilität und Performance-Unzulänglichkeiten, die sich trotz intensiver Gespräche mit Firma DABIS nicht lösen ließen. Ein externes Gutachten stellte fest, dass BIS-LOK bei der vorhandenen Hardware-Ausstattung für ein System in der Größenordnung der Stadtbücherei Stuttgart nicht geeignet war und ein möglicher Ausgleich nur durch Investitionen größeren Ausmaßes hätte geschaffen werden können. Als dann 1997 Firma DABIS in Konkurs gehen musste und von Ex Libris aufgekauft wurde, lehnte ExL als Nachfolgefirma eine Weiterführung des Vertrages ab. Somit war die Stadtbücherei Stuttgart endgültig gezwungen, sich schnellstmöglich nach einem neuen Bibliothekssystem umzuschauen.

Einige Bibliotheken hatten nach dem Konkurs von DABIS das Vertrauen in die Zukunft von BIS-LOK verloren und suchten seitdem nach einer zukunftsoffenen Lösung. Diese Zweifel sind dabei zum Teil nicht auf die Firmenstrategie bezogen; sondern der Vergleich mit anderen Produkten zeigt eindeutig, dass BIS-LOK nicht mehr "state of the art" und damit kein System für die Zukunft ist.

Ein Kollege führte technische Mängel von BIS-LOK als Gründe für seinen Migrationswunsch an: Sperrungen der Datenbank, Inkonsistenzen in den Daten (Abhängigkeiten zwischen Datensätzen gehen verloren), Systemabstürze bei Verlängerungen im Ausleihsystem. Hinzu kommen Mängel im Funktionsumfang wie fehlende Schnittstellen zur Datenübernahme aus Fremddatenbanken und die Zeitschriften- und Fortsetzungsverwaltung, die auch nach den neuesten Planungen der Firma nicht so schnell zu erwarten ist.

Eine andere Kollegin nannte Umstiegsgründe, die in keinem direkten Zusammenhang mit BIS-LOK stehen. In ihrem Hause wurde ein Hardware- und Betriebssystemwechsel angestrebt, um die gesamte Systemarchitektur zu vereinfachen; in die neue Umgebung passte BIS-LOK nicht mehr so recht hinein.

Es ist bemerkenswert, dass mehr äußere Sachzwänge als Gründe für den Umstieg auf eine andere Software genannt wurden als wirkliche Unzufriedenheit mit BIS-LOK. Allerdings war die Stimmung auf der BIS-LOK-Tagung eher von Ermüdungserscheinungen geprägt und lethargisch, es kamen kaum Diskussionen auf. Vielleicht ist es für Bibliotheken, die acht oder zehn Jahre dieselbe Software eingesetzt haben, an der Zeit, sich auf Neuland zu wagen und nach neuen Möglichkeiten zu suchen.

4. Die Einführung einer neuen Bibliotheks-Software - Hölle, Fegefeuer oder Paradies?

So leicht ist der Schritt in eine neue Software-Welt allerdings nicht. Auf der Tagung wurde Dantes "Göttliche Komödie", ein Opus aus 100 Gesängen, das den Weg von der Hölle durch das Fegefeuer in das Paradies beschreibt, zum Leitfaden für den Übergang von einem Bibliothekssystem zu einem neuen.

4.1 Die Hölle der Ungewissheit

Zu Beginn verirrt sich Dante in einem dunklen Wald, es scheint keinen Weg hindurch zu geben. Die Situation scheint vergleichbar mit dem Stand der BIS-LOK-User-Group vor zwei Jahren - wie sollte es weitergehen?

Der Eingang der Hölle ist überschrieben mit: "Lasst jede Hoffnung, wenn ihr eintretet". So oder so ähnlich erging es denjenigen, die näher sich mit den verschiedensten Fremdsystemen befassten. Die anfängliche Euphorie über grafische Oberflächen und vermeintliche Verbesserungen gegenüber BIS-LOK wich bei genauerer Betrachtung schnell. Damit entstand für viele die äußerst unbefriedigende Situation, gern wechseln zu wollen, aber kein Ziel für die Migration zu finden.

Wer es trotz aller Bedenken wagte, sich auf eines dieser Produkte einzulassen und damit die Hölle der Ungewissheit zu verlassen, landete nicht gleich im Paradies, sondern vielmehr im Fegefeuer.

4.2 Das Fegefeuer des Umstiegs

Das Fegefeuer oder auch der Läuterungsberg ist geografisch antipodisch zu Jerusalem angesiedelt. Die Frage, in welchem Verhältnis die Jerusalemer Produkte zum Fegefeuer stehen, soll unbeantwortet bleiben. Verdächtig ist, dass im Fegefeuer so oft von "Sonnenaufgängen" (englisch: sunrise) die Rede ist...

Warum ist der Umstieg zu einem neuen Bibliothekssystem am ehesten mit dem Fegefeuer zu vergleichen? Dies lässt sich anhand von drei Problemkomplexen erklären.

4.2.1 Der Problemkomplex der Verluste

Der umfassendste ist der Problemkomplex der Verluste. Ganz oberflächlich geht es zunächst um einen Verlust an Geld: Der Umstieg auf ein neues Bibliothekssystem erfordert erhebliche Neuinvestitionen, die sich eine Bibliothek leisten können muss. Dabei beeinträchtigen die zur Verfügung stehenden Geldmittel die Entscheidungsfreiheit oft ganz erheblich.

Nicht zu unterschätzen ist der Verlust an Know-How: Zwar gestaltet sich die Anwendung eines neuen Systems nicht unbedingt als schwieriger als der Umgang mit BIS-LOK, aber im Allgemeinen ist die Bedienung einer völlig anderen Logik unterworfen. Das in der Vergangenheit erarbeitete Wissen geht damit verloren, wenn auch die allgemeine Erfahrung im Umgang mit einem elektronischen Bibliothekssystem erhalten bleibt. Vergleichbar ist dieser Wechsel mit dem Problem des Umstiegs von einem Textverarbeitungssystem auf ein anderes. Die gewohnten Griffe, über die man nicht mehr nachdenkt, funktionieren plötzlich nicht mehr, so dass das neue System höchstwahrscheinlich als schwierig und unkomfortabel empfunden wird, auch wenn es objektiv nicht schwieriger in der Bedienung als das alte ist.

Weiterhin ist der Verlust an eigenen Anpassungen zu verschmerzen. Alle Anwender haben an ihrem BIS-LOK eigene Einstellungen vorgenommen, ob sie sich nun auf die Ebene der Datenbank-Generierung begeben oder lediglich Brieftexte angepasst haben. All diese Anpassungen sind verloren.

Nicht übersehen sei auch, dass die BIS-LOK-User-Group Erfolge ihrer Arbeit zu verzeichnen hat in dem Sinne, dass die Software entsprechend den auf den Tagungen zusammengetragenen Wünschen weiterentwickelt wurde. Ein Beispiel aus der frühen Zeit ist die Abschaffung des Passwords für jedes einzelne Modul. Wer nun in seinem neuen Bibliothekssystem erlebt, dass bei jedem Modulwechsel erneut eine Authentifizierung erfolgen muss, hat zunächst das Gefühl, um Jahre zurückgeworfen zu sein, auch wenn dadurch vielleicht benutzerspezifische Einstellungen ermöglicht werden, die die tägliche Arbeit erleichtern sollen.

Besonders schwerwiegend ist der Verlust an Daten. Von denen, die im Migrationsprozess schon relativ weit fortgeschritten sind, wurde fast ausnahmslos berichtet, dass eine hundertprozentige Datenübernahme nicht möglich ist. Jedes System ist nach einer anderen Logik aufgebaut; und es gibt kaum eine Konstellation, bei der eine Eins-zu-eins-Übertragung funktioniert. Besonders kritisch sind Erwerbungs- und Ausleihdaten, die bekanntlich nicht standardisiert sind.

Manche Anbieter versuchen gar nicht ihr Glück mit der Konvertierung, sondern empfehlen, Schnitte zu setzen, zum Beispiel bei den Ausleihdaten. Eine Strategie besteht darin, eine gewisse Zeit das alte und das neue System parallel zu betreiben, alle Verbuchungen im alten System zurückzubuchen und ab einem bestimmten Tag parallel dazu Neuverbuchungen im neuen System vorzunehmen. Damit erübrigt sich eine Konvertierung der Ausleihdaten. Die Erwerbungsdaten stellen ein noch viel größeres Problem dar.

Leider betreffen die Datenverluste nicht nur die Daten zur Bibliotheksverwaltung wie Ausleihe und Erwerbung, sondern zum Teil auch bibliographische Daten. Mehrere Bibliotheken mussten erleben, dass von ihren regelgerechten Körperschafts-Aufnahmen lediglich die Ansetzungsformen übrig blieben und alle Verweisungsformen verloren waren. Das ist natürlich bitter bei RAK-gerechter Körperschaften-Katalogisierung! Bei den Personennamen stellte sich dasselbe Problem und Schlagwortketten werden von kaum einem System regelkonform verarbeitet.

4.2.2 Der Problemkomplex der Simultanität

Neben dem Problemkomplex der Verluste stellt sich der der Simultanität. Während viele der BIS-LOK-Anwender die einzelnen Module nacheinander eingeführt haben, wird von einem neuen System erwartet, dass zum Zeitpunkt der Migration alle Module und Funktionen gleichzeitig lauffähig sind. Dadurch kommt es zu einer immensen Arbeitsbelastung. Je flexibler das neue System an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann - was eigentlich ein Vorteil ist! -, desto höher ist der Aufwand, alle diese Anpassungen quasi gleichzeitig zu erledigen.

Ein Kollege aus der Fraunhofer-Gesellschaft berichtete, dass beim Übergang des alten TINLib auf STAR/Libraries von GLOMAS acht Personenmonate für die Konfiguration des neuen Systems aufgewendet werden mussten. Das war leistbar, weil eine zentrale Stelle diese Aufgabe für einen Großteil der Bibliotheken der Fraunhofer-Gesellschaft übernahm. Wer ein neues System für eine einzelne Bibliothek anpassen muss, sollte mit einem hohen Arbeitsanfall in der Umstellungsphase rechnen, der kurzfristig Kapazitäten bindet und erst mittelfristig zu einer Serviceverbesserung führt.

4.2.3 Der Problemkomplex der Vergleiche

Der dritte Problemkomplex wirkt zunächst besonders demotivierend, nämlich der Problemkomplex des Vergleichs. Bei der Prüfung diverser Produkte zeigte sich, dass jedes einzelne System seine Stärken, aber auch Schwächen aufweist, sodass letztlich kein System perfekt ist. Ein System, das alle positiven Features der verschiedenen Einzelprodukte vereint, existiert nicht. So entsteht bei der Entscheidung für jedes beliebige System der Eindruck, dabei auf Vorteile anderer Systeme verzichten zu müssen.

Noch härter trifft die Erkenntnis, dass in jedem neuen Produkt Dinge auftauchen, die in BIS-LOK eindeutig besser gelöst sind. In vielen Produkten gibt es Probleme bei der Verwaltung von mehrbändigen Werken und Serien. Wie gut andere hierarchische Verknüpfungen wie zum Beispiel die von unselbstständigen Werken (Aufsätzen aus Büchern) zur übergeordneten bibliographischen Einheit realisiert sind, sei dahingestellt. Wenn es bibliothekarisch schwierig wird wie zum Beispiel bei der korrekten Sortierung des Ansetzungssachtitels, müssen die meisten Systeme passen - wenn sie überhaupt eine Kategorie für die Erfassung haben.

BIS-LOK kann all das! Die Abbildung der bibliothekarischen Katalogisierungsregeln ist in BIS-LOK gut gelöst; das müssen alle zugeben, die sich mit diesem und anderen Systemen ernsthaft befasst haben. Auch das Handling der Katalogisierung spricht für sich. Das Prinzip, eine Erfassungsmaske mit Standard-Kategorien anzubieten, die jederzeit dynamisch durch zusätzliche Kategorien erweiterbar ist, stellt eine weitaus bessere Lösung dar als die Datenerfassung mit verschiedenen starren Masken oder gar die manuelle Eingabe von MAB-Kategorie-Nummern.

4.3 Ratschläge für den Weg in den Himmel

All diese Probleme führen dazu, dass die Migration zu einer neuen Bibliotheks-Software mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit durchs Fegefeuer führt. Aber das sollte nicht der Endzustand sein!

Wie gelangt man nun in den Himmel? Fest steht, dass der Himmel keineswegs schnell zu erreichen ist; auch bei Dante dauerte der Weg 100 Gesänge. Dazu einige Ratschläge:

4.4 Der gesamte IT-Bereich als Hölle, Fegefeuer und Paradies

Das Bild von Hölle, Fegefeuer und Paradies kann allgemein auf den IT-Bereich bezogen werden. Niemand, der im Bereich der Informationstechnik tätig ist, befindet sich ganz an einem dieser Orte; niemand befindet sich auf Dauer am selben Ort. Wer gerade eine Höllen-Phase durchmacht, kann hoffen, in absehbarer Zeit zum Paradies oder zumindest ins Fegefeuer aufzusteigen; das Umgekehrte gilt allerdings auch.

Bei allen Software-Präsentationen sollte berücksichtigt werden, dass immer eine gehörige Diskrepanz zwischen dem glatten Erscheinungsbild während der Präsentation und der Realität besteht und dass Mängel bei einer detaillierteren Betrachtung oder sogar erst in der praktischen Arbeit zu Tage treten.

Wichtig ist gerade in einer so schwierigen Phase wie einer Software-Umstellung eine gute Zusammenarbeit zwischen Bibliotheks- und EDV-Personal. Dabei ist nicht einseitig die Bibliothek von der EDV abhängig, sondern die Abhängigkeit besteht auch umgekehrt, indem die Bibliothek der Technik die Inhalte liefert, die über die Leitungen transportiert werden.

Dantes Weg durch Hölle, Fegefeuer und Paradies wird in der "Göttlichen Komödie" beschrieben. Da sich eine Kömodie bekanntlich von einer Tragödie durch ihren guten Ausgang unterscheidet, sollte man nicht nur die Probleme sehen, sondern auch die Hoffnung aufbringen, irgendwann im Software-Himmel anzukommen. Am Schluss ist bei Dante von der Kraft die Rede, die Sonne und Sterne bewegt; viel Kraft muss für den Migrationsprozess aufgebracht werden!

5. Wie geht es weiter mit der BIS-LOK-User-Group?

Das Institut Arbeit und Technik reiht sich in den Kreis derer ein, die seit dem DABIS-Konkurs keine rechte Zukunft mehr für BIS-LOK sehen, plant den Umstieg auf SunRise von SISIS und verabschiedet sich daher mit der Ausrichtung der 10. Tagung von der BIS-LOK-User-Group. Dieser Abschied fällt nicht leicht, da die Arbeit mit der Gruppe die gesamte Zeit über als sehr angenehm empfunden wurde.

Unter der WWW-Adresse <http://iat-info.iatge.de/abteil/sik/blume.html> steht ein ausführliches, illustriertes Tagungsprotokoll, das kommentiert und ergänzt werden kann, zur Verfügung. Hier finden sich auch detaillierte Aussagen der verschiedenen Referenten zu den spezifischen Vor- und Nachteilen diverser Software-Produkte und den jeweiligen Migrations-Problemen.

Die Ex Libris (Deutschland) GmbH bot an, die nächste BIS-LOK-Tagung im Herbst 2000 in Hamburg durchzuführen, gab aber zu bedenken, dass eine User-Group sinnvollerweise immer aus dem Kreis der Anwender heraus organisiert werden muss. Die Frage blieb auf der Tagung offen, wer die Koordination künftig übernehmen kann.

Wer sich dazu bereit findet, kann die bestehende Adressenliste und den E-Mail-Verteiler übernehmen. Nach Vorstellungen der Firmenleitung ist eine Neukonstitution der Gruppe notwendig und es sollte wieder eine Rückkehr zu den BIS-LOK-Treffen erfolgen, bei denen gemeinsam die Weiterentwicklung des Systems geplant wird und nicht mehr diskutiert wird, ob BIS-LOK überhaupt eine Zukunft hat.

Richtig ist, dass die Ausstellungsstände der Firmen, die Fremdprodukte präsentierten, auf der 10. BIS-LOK-Tagung wenig Zulauf fanden, weil sich kaum jemand für deren Software interessierte. Ob das erneute Aufstellen von Fehler- und Wunschlisten eine zukunftsträchtige Aufgabe darstellt, sei dahingestellt. Wünschen wir der BIS-LOK-User-Group, dass sie ihren Weg aus dem dunklen Wald Dantes herausfindet und nicht in Hölle oder Fegefeuer verbleibt!


Stand: 4.11.99
Seitenanfang