Die Bereitstellung und Lieferung vollständiger Texte von Aufsätzen oder Buchbeiträgen (Volltexten) gehört zu den Kernaufgaben jeder Spezialbibliothek der Industrie, weil der Bedarf dafür in allen Unternehmensbereichen beträchtlich ist. Nicht nur Mitarbeiter in Forschung und Entwicklung brauchen Volltexte, sondern gleichermaßen auch in Management, Verwaltung, Produktion und Vertrieb.

Seit der flächendeckenden Einführung der Kopiergeräte in den siebziger Jahren werden die benötigten Volltexte in Form von Kopien von den Nutzern selbst oder von Bibliothekspersonal unter Verwendung der eigenen Zeitschriften- oder Buchbestände hergestellt. Nicht vorhandene Volltexte werden von auswärtigen Bibliotheken bestellt und in der Regel in Form von Kopien geliefert. Dieser Zustand stellte bis in die neunziger Jahre eine adäquate Problemlösung dar, zumal die verwendeten Kopiergeräte Schritt für Schritt vereinfacht und verbessert wurden und für den Routinebetrieb durchaus geeignet sind.

Mitte der neunziger Jahre zeichneten sich neue Entwicklungen in der Reproduktionstechnik und der Datenübermittlung ab. Diese Entwicklungen läuteten eine neue Ära der Literaturversorgung mit Volltexten ein. 1) Für innovationsabhängige Unternehmen ist die Versorgung mit Volltexten äußerst wichtig und jede Qualitätsverbesserung muss genutzt werden. Auf diese Weise kann Innovation mit dem Rohstoff Information gefördert werden. Scannen und Electronic Mail lauten die beiden Begriffe, die die neuen Technologien umschreiben.

Diese Entwicklungen hat sich auch die Zentralbibliothek der Roche Diagnostics GmbH, Mannheim, zunutze gemacht, eine eigene Lösung entwickelt und eingeführt, die im Folgenden dargestellt werden soll.

Die infrastrukturellen Voraussetzungen für den Einsatz moderner Technologien sind in einem modernen Unternehmen wie Roche Diagnostics gegeben. Netze, Server, elektronische Mail-Systeme, PCs und Acrobat Reader Software von Adobe sind fast flächendeckend an allen Werksstandorten verfügbar.

Da die Bibliothek mit Xerox-Kopiergeräten ausgestattet ist, bot es sich an, diesen Hersteller in die Vorauswahl der möglichen Lieferanten des Scanners einzubeziehen. Das in Frage kommende Xerox-Produkt "Book Eye" konnte zum Zeitpunkt des Projektes nur anhand von Prospekten beurteilt werden. In einem Kundengespräch erwies es sich als schwierig, den beabsichtigten Zweck des Scannens verständlich zu machen, da Xerox von Bildbearbeitung ausging. Scannen zum Zweck der Volltextversorgung wurde zunächst nicht als primäres Einsatzfeld gesehen.

Durch den Aufsatz von Tangen und Radestock 1) und vielfältige Kontakte mit Kollegen in subito-Bibliotheken wurde Minolta mit dem Bookscanner PS 3000 ins Spiel gebracht und als vielversprechende Alternative zu Xerox Book Eye eingeschätzt. Ein Minolta-Händler war bereit, das System probeweise aufzustellen. Nachdem die Funktionsfähigkeit geprüft und der Nutzen offensichtlich war, wurde das Minolta-System gekauft.

Die mitgelieferte Scanner-Software (Minolta Image and Information Communication System MI2 CS 3000, Version 1.1 09/97 für Windows) erwies sich als nicht einfach installierbar. Mehrere Anläufe durch Informatik-Experten waren nötig, bevor die erste gescannte Seite eines Aufsatzes auf dem Bildschirm erschien. Die PC-Anschlusskarte funktionierte nur bei einem bestimmten eingestellten Interrupt, entgegen den Angaben im Handbuch. Die Interrupt-Benutzung anderer im PC eingesetzter Karten musste daher unter Zuhilfenahme von BIOS-Einstellungen ebenfalls geändert werden. Die Software lässt sich zur Zeit unter Windows 95/98 installieren, aber nicht unter Windows NT.

Bestellungen auf Volltexte (Kopiewünsche) werden in jeder Form akzeptiert. Es spielt keine Rolle, ob die Nutzer per E-Mail, per Fax, per Telefon oder schriftlich bestellen. Wichtig ist nur, dass die bibliographischen Daten stimmen. Der erste Schritt der Bearbeitung ist das Heraussuchen der Bände und Hefte, in denen die bestellten Volltexte enthalten sind. Danach werden die zum Scannen bereitgestellten Materialien Aufsatz für Aufsatz gescannt. Beim Scannen wird pro Seite eine TIFF-Datei generiert. Mit Hilfe der Funktionen "Scannen im Batch" und "Direktausgabe an den Drucker" ist es einfach möglich, unter Verwendung der Software Acrobat Distiller als virtuellem Drucker eine einzige PDF-Datei zu erstellen, die alle Seiten eines Aufsatzes enthält. Der Endnutzer benötigt daher kein eigenes Programm zum Ansehen der TIFF-Dateien und erhält nur eine Datei, die nicht entpackt werden muss, sondern mit dem standardmäßig installierten Acrobat Reader direkt geöffnet und ausgedruckt werden kann.

Diese PDF-Datei steht nach dem Scannen für den E-Mail-Versand (LotusMail, MS Outlook oder anderes System) an den Besteller bereit. Sie wird an eine kurze Nachricht über die bearbeitete Volltextanforderung angehängt und abgeschickt. Zusätzlich wird noch eine Word-Datei angehängt, in der das neue Verfahren ScanMail erklärt und auf die Einhaltung der Copyright-Regeln hingewiesen wird.

Neben der Literaturversorgung mit ScanMail bietet neuerdings der Zugriff auf elektronische Zeitschriften eine weitere komfortable Möglichkeit, den gewünschten Volltext am eigenen Arbeitsplatz zu bekommen. ScanMail und E-Journals ergänzen sich optimal. Der Nutzer selbst oder die Sachbearbeiter der Bibliothek können entscheiden, welchen Weg sie wählen.

Die Beantwortung der Frage, wie viel Zeit für das althergebrachte Kopieren eines Aufsatzes (Printkopie) im Vergleich zu ScanMail beansprucht wird, ist bei der Einführung des neuen Systems essentiell. Daher wurden die entstehenden Arbeitsabläufe untersucht und nachfolgend dargestellt. Es wird von einem Aufsatz mit 10 Seiten ausgegangen.