Ein Erfahrungsbericht
Rafael Ball, Christiane Hansen, Heidi Schmiedicke
1. Einführung
Das Forschungszentrum Jülich GmbH ist eine der 16 Großforschungseinrichtungen der "Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren" (HGF) der Bundesrepublik Deutschland. Die Aufgaben des Forschungszentrums liegen auf den Gebieten der technischen Entwicklung und der Grundlagenforschung. Die Forschungs- und Entwicklungsarbeiten sind zu den fünf Forschungsschwerpunkten "Struktur der Materie und Materialforschung", "Informationstechnik", "Lebenswissenschaften", "Umweltvorsorgeforschung" und "Energietechnik" zusammengefaßt.
Die Zentralbibliothek (im folgenden kurz ZB genannt) ist als zentrale Dienstleistungseinrichtung in erster Linie für die Informationsversorgung der rund 4.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Forschungszentrums zuständig.
Die Automatisierung der Geschäftsabläufe in der ZB begann bereits in den 70er Jahren mit Batchprogrammen, die über Großrechner liefen, und einem Ausleihsystem von Nixdorf.
Von 1987 bis 1997 wurde das Datenbanksystem DOMESTIC der Firma KTS, München, eingesetzt. Hierbei handelte es sich um eine typische Mainframe-Anwendung, die auf dem zentralen IBM-Rechner des Forschungszentrums betrieben wurde. Der Online-Zugriff auf den zeilenorientierten Bibliothekskatalog erfolgte campusweit über Terminals oder IBM-PCs mit 3270-Emulation.1)
Zu Beginn der 90er Jahre erarbeitete die ZB ein Konzept mit dem Ziel der schrittweisen Einführung eines zentralen Informationssystems, das den Benutzern über offene Netze einen Zugriff auf elektronische Dienste aller Art liefern sollte.2) In diesem sollte ein leistungsfähiges Bibliothekssystem eine zentrale Rolle spielen. Die Realisierung eines solchen Konzeptes war mit der existierenden Software kaum möglich, so daß eine diesbezügliche Neuorientierung notwendig wurde.
Die Idee, innerhalb der Bibliothek ein eigenes, auf die lokalen Bedürfnisse zugeschnittenes Produkt zu entwickeln, das zudem internationalen bibliothekarischen Standards gerecht wird, wurde aus Personal- und Kostengründen zugunsten der pragmatischeren Vorgehensweise der Auswahl eines bereits auf dem Markt befindlichen Systems verworfen.
2. Auswahl eines Systems
Eine erste Systemauswahl erfolgte anhand eines Minimal-Anforderungskataloges, der durch eine abteilungsübergreifende Arbeitsgruppe erarbeitet wurde und primär DV-technische Anforderungen und grundsätzliche Anforderungen an Systemanbieter zusammenfaßte. Von bibliothekarischer Seite wurden lediglich pauschal geeignete Funktionen zur Abbildung der einzelnen Geschäftsgänge gefordert.
Das weitere Auswahlverfahren basierte auf einer detaillierten Anforderungsliste, die nun insbesondere die Funktionalitäten eines integrierten Bibliothekssystems in den Vordergrund stellte. Schon zu diesem Zeitpunkt bestand innerhalb der ZB Klarheit darüber, daß diese Liste (kaum realisierbare) Maximalanforderungen beinhaltete.3)
Nach einer umfassenden Marktsichtung, die abschließend durch diverse Produktpräsentationen, Testinstallationen, der Auswertung von Kostenvoranschlägen sowie der Beurteilung der technischen Details und der Möglichkeiten der Einbindung in bestehende Netzwerke geprägt war, reduzierte sich die Anzahl der potentiell in Frage kommenden Systeme auf zwei.4)
Die OPAC-Oberflächen dieser beiden verbleibenden Systeme wurden auf einer zweitägigen Veranstaltung den Benutzern der ZB vorgestellt. Diese votierten im Anschluß, insbesondere auf Grund der ansprechenden graphischen Oberfläche, einhellig für das integrierte Bibliothekssystem Dynix Marquis (heute: HORIZON).
Auch bibliotheksintern wurde unter Einbeziehung aller Kriterien die gleiche Entscheidung getroffen. Dabei war der ZB bewußt, daß die zu diesem Zeitpunkt existierende Version insbesondere im Bereich der Bibliotheksverwaltung nicht allen Anforderungen gerecht wurde, daß auch beim Retrieval im Vergleich zu DOMESTIC Einschränkungen hingenommen werden mußten, und daß es sich darüber hinaus um ein neues Produkt handelte, das in Deutschland bisher nur in einer einzigen weiteren Bibliothek im Echtbetrieb eingesetzt wurde.
Im Dezember 1994 wurde der "Vertrag über die Nutzung von Dynix Softwareprodukten"5) unterzeichnet.
Dabei wurde die Behebung der von der ZB reklamierten Mängel als Forderung in den Vertrag aufgenommen (u. a. Verbesserung der Normdatensatzpflege, Neugestaltung der Suchhistorie, Einbindung von Fernleihkomponenten). Der Vertrag wurde durch einen detaillierten Installationsablauf vervollständigt.6)
3. Die Firma Dynix/MDIS GmbH7)
Ameritech Library Services (A.L.S.) ist ein internationales Softwareunternehmen, das ausschließlich für die Bibliotheksautomation zuständig ist und als Produkt HORIZON anbietet. Das zentrale Entwicklungsbüro des Unternehmens befindet sich in Provo, Utah. Dieser Zentrale sind weltweit nationale Entwicklungsbüros angeschlossen.
Die Firma Dynix GmbH ist ein bezogen auf A.L.S. rechtlich und finanziell unabhängiges Softwareunternehmen und Anbieter des Bibliothekssystems HORIZON mit inzwischen über 300 Kunden in Europa. Dynix ist u. a. verantwortlich für die nationalen Anpassungsaktivitäten (z. B. deutschsprachige Oberfläche, MAB-Format, Abbildung hierarchischer Strukturen). Die Firma arbeitet eng mit A.L.S. zusammen. Eine Reihe von Entwicklungen des zentralen Berliner Büros fließen in die internationale HORIZON-Version ein.
4. Das Produkt HORIZON in der ZB (Abb. 1)
In der ZB des Forschungszentrums Jülich werden die HORIZON-Module Administration (OS/2), Erwerbung (OS/2), Katalogisierung (OS/2), Ausleihe (OS/2), Mitarbeiter-OPAC (OS/2) und Benutzer-OPAC (Windows) eingesetzt.
Die Einbindung des Moduls Zeitschriftenverwaltung (OS/2) ist im Echtbetrieb momentan noch nicht realisiert.
HORIZON ist ein auf Basis der Client-Server-Architektur entwickeltes System. Dabei übernimmt der Client die Aufgabe der Datendarstellung und -abfrage, während serverseitig die Datenauswertung erfolgt. Die Kommunikation zwischen Applikationsschicht und Datenbank erfolgt ausschließlich über SQL-Schnittstellen.
Als SQL-Server dient in der ZB eine DEC Alpha 2100 mit 256 MB RAM und 7x2 GB Festplatte unter dem Betriebssystem Digital UNIX. Als Datenbanksystem wird Sybase System 10 eingesetzt.
Für die Mitarbeiter-Arbeitsplätze finden PCs (80486 oder höher) unter OS/2 mit 32 MB RAM Verwendung.
Im Lesesaal der Bibliothek stehen für die Kunden acht PCs zur Verfügung, die über den Windows-OPAC den Zugriff auf die Datenbank gewährleisten.
Der campusweite Zugriff ist von den jeweils verwendeten Betriebssystemen der Endgeräte abhängig:
Im Februar 1995 kam es zu einem ersten Projektmeeting zwischen der Firma Dynix GmbH und der ZB, auf dem insbesondere die Möglichkeiten der Anpassung des Systems an die lokalen Gegebenheiten der ZB diskutiert wurde. Die Ergebnisse dieses Meetings flossen in die Entscheidungen der ZB bezüglich der Datenbankdefinition ein, die im "Handbuch zur Vorbereitung der Installation" zusammengefaßt wurden. Dieses Handbuch war für die Firma Dynix Grundlage der ersten Installation der HORIZON-Version 3.2.2 in der ZB im Mai 1995.
Im Anschluß an diese Installation erfolgte eine ausführliche Testphase, an der ein Großteil der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der ZB beteiligt war. Schon schnell kristallisierten sich hier eine Reihe von Funktionsstörungen heraus, die an die Firma Dynix gemeldet und dort teilweise unmittelbar behoben werden konnten. Neben diesen Mängeln belastete insbesondere die Instabilität des Systems, die sich in häufigen, größtenteils nicht reproduzierbaren Systemabstürzen widerspiegelte, alle Beteiligten.9) Erst im August konnte die Ursache hierfür ermittelt und der Fehler entsprechend behoben werden.10)
Bis zum November 1995 wurde offensichtlich, daß ein Großteil der Instabilitäten und Funktionsstörungen des Systems in der Anpassung der Datenbank auf die lokalen Bedürfnisse der ZB begründet sind.11)
Ein Weiterarbeiten mit der existierenden Datenbank erschien allen Beteiligten zu diesem Zeitpunkt nicht mehr sinnvoll, so daß Dynix und die ZB einvernehmlich vereinbarten, insbesondere die lokalen Datenbankanpassungen neu zu überdenken und möglichst zu reduzieren. Aus diesem Grund wurde von der ZB das Installationshandbuch vollständig überarbeitet und anschließend von der Firma Dynix überprüft und genehmigt.
Im Januar 1996 erfolgte die zweite Installation der HORIZON-Version 3.2.2.12) Mit neuer Motivation wurde die zweite Datenbank-Testphase in den einzelnen Arbeitsgruppen der Bibliothek gestartet. Auch in dieser Phase traten teilweise erhebliche Funktionsstörungen auf. So wurden z. B. im Zeitschriftenmodul Daten falsch berechnet, was zu Folgefehlern bezüglich der Vorhersagemuster und der Erstellung von Mahnungen führte.
Der gravierendste Fehler zu diesem Zeitpunkt war allerdings, daß nur importierte Datensätze für diesen Funktionalitätstest herangezogen werden konnten.13) Der Versuch, manuell erstellte, vollständige Titelsätze abzuspeichern, führte regelmäßig zum Absturz des Katalogmoduls. Die Ursache dieser Abstürze war auf Fehler in der Client-Software zurückzuführen. Diese wurde schließlich im Mai 1996 ausgetauscht, was allerdings als Konsequenz einen nun nicht mehr funktionierenden Datenimport verursachte.
Erst ab August 1996 war es möglich, durch Eigenkatalogisate und durch Einladen von Altdaten einen umfassenden Dokumentbestand aufzubauen und so den weiteren Test annähernd realistisch zu gestalten. Darüber hinaus war es nicht möglich, den gesamten Altbestand in HORIZON zu importieren. Dies scheiterte an der Tatsache, daß das System nicht mehr als 30 Standorte verwalten konnte.14)
Auf einem im November 1996 einberufenen Projektmeeting in Jülich wurde der Bibliothek mitgeteilt, daß die Behebung der gemeldeten Fehler in der HORIZON-Version 3.2.2 zu aufwendig und ein direktes Update auf die Version 4.1 der geeignete Schritt sei.15)
Die ZB stimmte dieser Verfahrensweise schließlich zu, wobei insbesondere die Ankündigung der Unterstützung des UNIMARC-Formates und somit die Möglichkeit der Abbildung hierarchischer Strukturen ab der Version 4.1 ein wichtiges Argument für diese Entscheidung war.
Das Update auf die Version 4.1.1 erfolgte im Ende Januar 1997. In der ZB war diesem Termin eine teilweise erneute Datenbankdefinition (Indizes, OPAC-Parameter) vorausgegangen, die durch die erwähnte Formatumstellung erforderlich wurde.
Nach erfolgreicher Installation wurde unmittelbar mit der vollständigen Konvertierung und dem Import der Altdaten begonnen - ein zeitaufwendiger Vorgang,16) der nun unter Druck durchgeführt werden mußte, da der zentrale IBM-Rechner des Forschungszentrums Ende Mai außer Betrieb gesetzt werden sollte.
Ab Februar 1997 wurden mit Ausnahme der Ausleihaktivitäten alle Arbeitsschritte sowohl in DOMESTIC als auch in HORIZON parallel durchgeführt, um das Funktionieren des neuen Systems im "simulierten Echtbetrieb" neu zu überprüfen. Hierbei traten neben einigen bereits bekannten Fehlern erneut Probleme auf, die zwar zusammengefaßt und an Dynix gemeldet wurden, jedoch bis zur Fehlerbehebung zuerst einmal von der ZB "akzeptiert" wurden.
6. HORIZON im Echtbetrieb
Pünktlich zum 1. Juni 1997 war der vollständige Import der Titel- und Benutzerdaten abgeschlossen, der Großrechner des Forschungszentrums Jülich wurde abgeschaltet und der Echtbetrieb mit dem neuen Bibliothekssystem begann.
Der vorher simulierte Echtbetrieb und die umfassenden Schulungsmaßnahmen17) für alle Mitarbeiter der ZB führten zu einem fast reibungslosen Übergang.
Die Benutzer der ZB akzeptierten sehr schnell das neue System. Mußten sie vorher die Hilfe des Auskunftspersonals oder im Benutzungsbereich ausliegende Hilfetexte oder gar Benutzerschulungen in Anspruch nehmen, um im alten Katalog sinnvoll recherchieren zu können, konnten sie nun an den PCs im Auskunftsbereich innerhalb der ZB und etwas später von ihrem Arbeitsplätzen aus18) ohne notwendige Erklärungen selbständig unter einer graphischen Oberfläche im Windows-OPAC recherchieren, den Status der Medien erfahren, Vormerkungen erzeugen und ihre Benutzerkonten abfragen (Abb.2 und Abb.3). Selbst daß die im alten System vorhandene Bestellkomponente vom Arbeitsplatz aus nicht mehr vorhanden war, wurde von den Benutzern im allgemeinen hingenommen. Bemängelt - aber mit dem Hinweis auf spätere Funktionsverbesserungen bis auf weiteres toleriert - wurden die mangelhafte Suchfragenverwaltung und fehlerhafte Anzeigen.19)
Weniger zufrieden waren die Mitarbeiter der ZB. Der Mitarbeiter-OPAC und die angeschlossenen Module laufen bisher unter dem Betriebssystem OS/2 und bieten nicht alle Funktionen des "erweiterten" Windows-OPAC,20) der ein differenzierteres Suchen erlaubt. Da das alte System DOMESTIC besonders im Retrieval für Experten sehr leistungsstark war, eine komfortable Suchfragenverwaltung und sehr individuell zu gestaltende Ausgabemöglichkeiten bot, werden diese Funktionen von den Mitarbeitern der ZB sehr vermißt.21)
Da noch nicht alle benötigten Funktionen in HORIZON realisiert worden sind,22) arbeitet die ZB im Moment mit eigenen selbst entwickelten Programmen oder mit sehr pragmatischen Lösungen, die teilweise mit Hilfe der Firma Dynix erarbeitet wurden. Zur Verdeutlichung seien zwei Beispiele herausgegriffen: eine aus dem OPAC anzusprechende Neuerwerbungsliste bietet alle neukatalogisierten Titel für einen von der Bibliothek selbst zu definierenden Zeitraum. Diese Titelliste kann nach Verfasser, Titel, Erscheinungsjahr, aber nicht nach freizubestimmenden (also z. B. sachlichen) Kriterien sortiert werden. Eine automatische Aussteuerung bestimmter Titel zur Unterdrückung unerwünschter Titelaufnahmen, wie z. B. Verbrauchsliteratur oder rekatalogisierter Altbestand, ist nicht möglich. Da sich Benutzer aber aller Erfahrung nach nur über Neuanschaffungen ihres speziellen Sachgebietes informieren wollen, wird bis auf weiteres eine Neuerwerbungsliste nach sachlichen Kriterien geordnet in gedruckter Form neben der Neuerwerbungsliste im OPAC veröffentlicht werden.
Bisher ist in HORIZON noch keine Eingabemaske für den Benutzer realisiert, in der er seinen Ausleihwunsch eintragen kann, der dann ggf. als Unterlage für die interne Ortsleihe, Fernleihe oder als Desiderat weiterverarbeitet werden könnte. Um jedenfalls eine komfortable Online-Bestellkomponente für interne Ausleihwünsche auf nicht in der ZB vorhandene Medien zu steuern, ist über die HORIZON-Funktion "Vormerkung" eine Quasi-Bestellkomponente realisiert, indem auch auf Medien mit dem Status "ausleihbar" Vormerkungen erlaubt worden sind. Mit Hilfe der vom System erzeugten Vormerklisten werden dann intern von der Bibliothek die "echten" Vormerkungen aussortiert und die "falschen" (weil nämlich eigentlich Bestellanforderungen) manuell herausgesucht, auf den Leser verbucht und ihm zugesandt. Ähnlich wird auch die interne Ausleihe innerhalb der Institutsbestände organisiert, die Fernleihe kann so jedoch nicht abgewickelt werden.
Zu den eingesetzten Modulen seien einige Einzelaspekte, die der ZB besondere Schwierigkeiten machen, beispielhaft aufgeführt :
Zum Ende des Jahres 1997 erwartet die ZB das Upgrade auf die Version 4.2, das als Voraussetzung für die Umstellung auf die Version 5.0 bzw. 5.126) notwendig ist. Dabei wird von einer verbesserten Funktionalität und der Behebung der momentanen Fehler ausgegangen:
2) Siehe auch: Ball, R., Wolters,D.: Citrix WinFrame/NCD WinCenter im CD-ROM-Netz der Zentralbibliothek der Forschungszentrum Jülich GmbH. In: Bibliotheksdienst 31 (1997), H.9, S.1786-1795
3) Um die Akzeptanz eines neuen Systems in der ZB zu erhöhen, wurde Wert darauf gelegt, daß möglichst viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZB an der Erstellung der Anforderungsliste sowie der Sichtung und Beurteilung der einzelnen Systeme beteiligt waren. Die Verlängerung des Entscheidungsprozesses durch diese Verfahrensweise wurde bewußt in Kauf genommen.
4) Gründe für das Ausscheiden anderer Systeme waren insbesondere Kosten, die Notwendigkeit, enorme Eigenleistungen zur Abbildung der Geschäftsgänge zu erbringen, wenig ansprechende Benutzeroberflächen oder veraltete System-Architekturen.
5) BVB Überlassungsvertrag, Vertragstyp II
6) Die Realisierung von Funktionalitäten, die die vollständige Abwicklung der Fernleihe über HORIZON erlauben, war zu diesem Zeitpunkt nicht absehbar. Das gleiche galt für die Anbindung des Magazins. Aus diesem Grunde wurden in der Folgezeit innerhalb der ZB entsprechende lokale Programme entwickelt.
7) Ende 1995 wurde die MDIS, Mc Donnell Information Systems GmbH, zu 100% an die Dynix Deutschland GmbH verkauft. Im weiteren Text wird nur der Name Dynix verwendet.
8) http://www.fz-juelich.de/zb/zb.html
9) Eine erste HORIZON-Schulung im Juni 1995 mußte bereits nach einem halben Tag aus diesem Grunde abgebrochen werden.
10) Die Anzahl der geöffneten Module war auf insgesamt 25 beschränkt, d. h. bei Zugriff von 5 Benutzern und jeweiliger Öffnung von 5 Modulen konnten lediglich fünf Personen zugreifen. Dieser Fehler konnte mit der zu diesem Zeitpunkt existierenden Serverkonfiguration (DEC Alpha Open VMS mit dem RDBMS Sybase Version 5.6.2) nicht behoben werden. Erst ein Upgrade auf OSF/1 (später Digital Unix) und Sybase System 10 ermöglichten die gewünschten Zugriffe.
11) Änderung von Indexdefinitionen: 1. Im HORIZON-Standard (Version 3.2) beinhaltete der Index "Authors" persönliche Namen, Körperschaften und Kongresse, der Index "Subject" alle Elemente der verbalen und klassifikatorischen Sacherschließung. Diese Indizes wurden in die Indizes "Verfasser" und "Körperschaften/Kongresse" bzw. "Schlagwort" und "Systematik" gesplittet. 2. Unserer Meinung nach zielt das System in der Standard-Definition auf Bibliotheken mit ausschließlich oder zumindest überwiegend Freihandaufstellung. Dies macht sich im Bereich der Ausleihe aber insbesondere auch bei der Definition der Daten, die für statistische Auswertungen herangezogen werden sollen, bemerkbar. Die ZB verfügt über einen umfassenden Freihand- wie auch Magazinbestand, so daß in diesem Bereich Definitionsänderungen erforderlich wurden.
12) Änderungen im Vergleich zur ersten Installation bezogen sich insbesondere auf die Indizes.
13) Die Konvertierung der Altdaten wurde teils über den OCLC-Tapecon-Service, teils über innerhalb der ZB erstellte Programme abgewickelt. Die Konvertierung erfolgte in das USMARC-Format, was dem von HORIZON zu diesem Zeitpunkt unterstützten Dateninternformat entsprach.
14) Insgesamt sind der ZB 52 Institutshandbibliotheken angeschlossen.
15) Dynix kündigte an, daß in dieser Version die gemeldeten Fehler behoben seien. Darüber hinaus sei eine unmittelbare Umstellung von der Version 3.2.2 auf 4.2 und höher nicht möglich, d. h. der vorgeschlagene Weg sei auch zu einem späteren Zeitpunkt eine absolute Notwendigkeit.
16) Der Import erfolgte in nächtlichen Batch-Läufen. Pro Nacht konnten dabei nur ca 10.000 Titelsätze eingeladen werden. Insgesamt wurden ca 160.000 Literatur- und ca 240.000 Exemplarsätze importiert. Eine Vielzahl von Daten mußten manuell nachbearbeitet werden, was sich, solange der Zugriff auf DOMESTIC gewährleistet war, relativ einfach und schnell erledigen ließ.
17) Die Schulungsmaßnahmen wurden, soweit sie die Bedienung der einzelnen Module betrafen, von Dynix durchgeführt, wobei die Firma auch auf die Geschäftsgänge der ZB einging. Durch den Wechsel vom DOMESTIC-Datenformat auf USMARC und später auf UNIMARC und die dadurch veränderte Katalogisierungspraxis war eine Schulung innerhalb des Hauses notwendig geworden. Hierzu wurde eine umfassendes Regelwerk mit Beispielsammlung erstellt.
18) Der Zugriff auf den OPAC erfolgt im Moment nur campusweit.
19) Zur Suchhistorie: das Suchfragenfenster ist zu klein, bei langen Anfragen ist der gesamte Text nicht auf einem Blick lesbar, die gestellten Suchfragen geben nicht die erzielten Treffer an und sind für weitere Suchfragen nicht zu verwenden. Zu den Fehlern der Anzeigen: u. a. fehlerhaftes Navigieren mit Hilfe von Normdaten, falsche Überschriften.
20) Im "erweiterten OPAC" können mit Booleans Stichwortsuchen unterschiedlicher Indizes mit einander verknüpft werden. Im OS/2-OPAC ist eine solche Verknüpfung nicht möglich.
21) Wobei natürlich die Macht der Gewohnheit - bei aller Akzeptanz dem neuen System gegenüber - eine Rolle spielen mag.
22) So z. B. der Geschäftsgang für Tausch, Buchbinder, Fernleihe und interne Ortsleihe zwischen ZB und angeschlossenen Institutsbibliotheken.
23) Der Einsatz von Fremddatenübernahme ist zurückgestellt, bis HORIZON nicht mehr unter OS/2 läuft.
24) Eine elektronische Bestellkomponente wird für die Version 4.2 angekündigt.
25) Ein wesentlicher Teil der Bestandspflege der ZB besteht in laufenden Aussonderungsaktionen. Das bedeutet, daß bei jeder Löschung eines Einzeltitels überprüft werden muß, ob auf die Normsätze verzichtet werden kann.
26) Die Version 5.0 läuft erstmalig vollständig unter Windows NT, bietet aber im Vergleich zu 4.2 keine verbesserte Funktionalität, so daß die ZB aller Voraussicht nach im nächsten Jahr unmittelbar auf die Version 5.1 umsteigen wird.
