1. Der Markt
1.1 Die Produzenten
Um Mechanismen für eine erfolgreiche Erwerbungspolitik zu entwickeln, ist es unumgänglich, sich profunde Kenntnisse über den Markt und dessen Gesetzmäßigkeiten anzueignen. Ergebnisorientierte Geschäftsverhandlungen setzen voraus, die Arbeitsweise des Partners zu kennen, aber auch die Zwänge, in die er eingebunden ist. Der Markt, das ist vor allem das Zusammenspiel dreier Hauptakteure: der Produzenten, der Händler und der Kunden.
Um welche Größenordnungen geht es, wenn wir den Literaturmarkt reduzieren auf die für wissenschaftliche Bibliotheken relevante Produktion? Der LISU-Index für die amerikanische Buchproduktion, der auf der Blackwell-Datenbank basiert, bezieht 1996 28.000 Titel für 1,2 Millionen US-Dollar ein. Der korrespondierende Index für die britische Produktion enthält für 1996 12.600 Titel im Wert von £ 473.000,-. Der Harrassowitz-Preisindex für die deutsche wissenschaftliche Buchproduktion umfaßt im Jahre 1995 20.540 Titel für rund 1,8 Millionen DM.
Würde eine Bibliothek alle für den akademischen Bedarf infragekommenden monographischen Neuerscheinungen der USA, Großbritanniens, Deutschlands, Österreichs und der Schweiz erwerben wollen, müßte sie alleine für diesen geographischen Ausschnitt rund fünf Millionen DM ausgeben.
Die Produktionszahlen steigen stetig, bei Monographien und Zeitschriften, bei gedruckten und Nichtbuchmaterialien. Die Schere zwischen dem Angebot und den finanziellen Möglichkeiten der Bibliotheken öffnet sich immer weiter. Fazit:
Häufig haben Bücher nicht nur einen Preis, sondern mehrere. Das geographische Preissplitting ist immer noch üblich. Es bedeutet, daß ein Inlandspreis und ein Exportpreis festgelegt werden, die erheblich voneinander abweichen können. Gravierend sind auch die Unterschiede zwischen der gebundenen und der Paperbackausgabe. Für den Differenzbetrag könnte ein Bibliotheksbuchbinder broschierte Ausgaben oft zweimal binden.
Basis für Preisvergleiche und die Beobachtung der Preisentwicklung kann nur der Originallistenpreis sein - aber welcher, wenn es Parallelausgaben und mehrere Preise für den gleichen Titel gibt? Bei einer Recherche in Global Books in Print oder ähnlichen Quellen läßt sich leicht feststellen, ob die amerikanische oder die englische Parallelausgabe preiswerter ist und ob Paperbackausgaben angeboten werden. Zu welchem Endpreis die Titel schließlich erworben werden können, hängt jedoch vom Bezugsweg ab.
Es läßt sich eine Tendenz beobachten, daß der durchschnittliche Umfang der Bücher geringer wird. Dies mag einer der Gründe dafür sein, daß die Preise für die wissenschaftliche Buchproduktion in den letzten Jahren nur moderat gestiegen sind. Das gilt nicht für die Zeitschriften, die in Deutschland 1996 um 7,5 % teurer waren als im Vorjahr, in USA, Großbritannien und den Niederlanden um etwa 10 %. Am gravierendsten war der Preisanstieg in der Medizin und in den Naturwissenschaften.
Die Kalkulation von Zeitschriftenpreisen hängt zu einem großen Teil von Anzeigeneinnahmen ab. Im Gegensatz zu Büchern spielen Autorenhonorare auf der Ausgabenseite kaum eine Rolle. Bei den Abonnementpreisen ist auch in Deutschland ein starker Trend zu erkennen, den Nutzungsaspekt in den Vordergrund zu stellen. Daraus ergibt sich die in USA seit langem übliche Atomisierung der Preise nach
Es waren in erster Linie die deutschen Wissenschaftsverleger mit einer englischsprachigen naturwissenschaftlichen Produktion, die diese Methode übernahmen, um gegenüber der internationalen Konkurrenz bestehen zu können.
Ein wichtiges Hilfsmittel zur Preisbewertung ist die Anzahl der Seiten (nicht der Hefte) pro Jahrgang. Natürlich reichen formale Kriterien allein nicht aus, um den Wert einer Zeitschrift für die Forschung zu messen. Es ist jedoch dringend notwendig, das Preis/Leistungsverhältnis bei Zeitschriften kritischer unter die Lupe zu nehmen und nicht mehr jeden Preis zu akzeptieren.
Erfreulicherweise haben einige Bibliotheken Zeitschriften des englischen MCB-Verlages trotz ihrer inhaltlichen Qualität abbestellt, weil die Preise weder durch Produktionskosten noch durch die Marktsituation zu rechtfertigen sind.
Online-Zeitschriften werden in den nächsten Jahren einen höheren Komfort für die Benutzung bringen, aber keine Entlastung für die Finanzen der Bibliotheken. Die Kalkulation der Zeitschriftenverleger geht überwiegend von der gedruckten Ausgabe aus. Für den Zugriff auf die elektronische Version müssen zwischen 15 % und 30 % als Aufpreis bezahlt werden. Ich kenne keine Bibliothek, die dafür zusätzliche Mittel erhält. Also wird es wieder Abbestellungen geben.
Bei CD-ROMs sind es nicht die Herstellungskosten, die entscheidend ins Gewicht fallen, sondern Kosten für die Generierung und Indexierung der Datenbank und die Entwicklung der Retrievalsoftware. Um Urheberrechtsansprüche abzugelten, müssen Lizenzgebühren an Datenbankhersteller und Softwareentwickler entrichtet werden. Diese Kosten fließen in den Preis ein.
Die Stadt- und Universitätsbibliothek Frankfurt/M. registrierte kürzlich bei Dissertation Abstracts on Disc einen Preisanstieg von rund 50 %, der von University Microfilms International nicht mit gestiegenen Produktionskosten, sondern nur mit dem Wert der Datenbank begründet wurde. Eine Umfrage unter den anderen deutschen Abonnenten ergab, daß nur in einem Fall eine Abbestellung in Erwägung gezogen wurde.
Der Markt wird durch die Nachfrage bestimmt. Wenn wir diese Nachfragemacht nicht nutzen, haben wir kein Recht, über Preise zu klagen. Die einzige Waffe, die uns zur Verfügung steht, ist Kaufverzicht.
1.2 Die Lieferanten
Ich beklagte mich unlängst bei der früheren Mitarbeiterin eines großen Library Suppliers über die mangelnde kaufmännische Qualifikation von Erwerbungsbibliothekaren. Sie meinte darauf, sie fände die Bibliothekare richtig nett. Es seien Leute, die nicht genügend Ellenbogen hätten, um sich in der freien Wirtschaft zu behaupten. Genau dies müssen wir aber tun, so professionell wie möglich.
Unsere direkten Partner sind die Händler. Die Wahl des Bezugsweges bestimmt über die Kosten, die wir für die Produkte zu zahlen haben. Der Endpreis ist in vielen Fällen nicht mit dem vom Produzenten festgelegten Verkaufspreis identisch.
Bei den Lieferanten ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen dem traditionellen Buchhandel mit Ladengeschäft und Lager und spezialisierten Bibliothekslieferanten, die Versandbuchhändler sind. Es ist immer noch üblich, die inländische Produktion beim Händler am Ort zu kaufen, aber es besteht dafür keine Notwendigkeit. Der klassische Buchhändler steht in Konkurrenz zum Library Supplier. Er kann diesen Wettbewerb auf Dauer nur bestehen, wenn er die gleiche oder eine bessere Leistung genau so kostengünstig erbringt. Da für den Ladenbetrieb eine völlig andere Logistik und Personalqualifikation benötigt werden als für den Rechnungsverkauf, müssen die verschiedenen Betriebszweige getrennt werden, um effizient und leistungsorientiert zu arbeiten. Es ist eine unternehmerische Entscheidung, diesen Weg zu gehen und er lohnt sich nur, wenn der Umsatz es rechtfertigt.
Zu den Library Suppliern gehören eine Handvoll bekannter Namen, aber auch etliche kleinere Firmen, die sich recht gut auf dem Markt behaupten, und Spezialisten, die Literatur aus buchhändlerisch wenig erschlossenen Regionen besorgen.
Abhängig vom Firmensitz, der Leistungsfähigkeit des Händlers und dem Umsatzvolumen entstehen vor allem beim Bezug ausländischer Literatur unterschiedliche Kosten. Die Kostenfaktoren sind mehr oder weniger beeinflußbar:
Das Verfahren ist tatsächlich mit einiger Mühe verbunden, weil eine saubere Ausgangsbasis gefunden werden muß, um die Angebote vergleichen zu können. Einige der wichtigsten Grundlagen sind:
Nach der Untersuchung der Angebotsseite soll die finanzielle Situation der Bibliotheken kurz beleuchtet werden. Es gibt in der Bundesrepublik Deutschland insgesamt etwa 3.000 wissenschaftliche Bibliotheken. Deren jährliche Ausgaben belaufen sich auf mindestens 650 Millionen DM. Etwa die Hälfte dieser Mittel wird für ausländische Literatur verwandt.
Die regelmäßig von Rolf Griebel und Ulrike Tscharntke durchgeführte Analyse zur Etatsituation der wissenschaftlichen Bibliotheken bezieht nur die 83 großen Institutionen ein, die allerdings die Hälfte der Gesamtausgaben bestreiten. Nach der letzten Untersuchung lag das Etatvolumen der erfaßten Bibliotheken in den alten Ländern 1995 um 1,6 % unter dem des Vorjahres. Fast die Hälfte der Universitätsbibliotheken verfügte 1995 über weniger Etatmittel als 1994. 50 % bis 60 % des Etats sind für Zeitschriftenabonnements gebunden, obwohl seit 1991 kaum eine wissenschaftliche Bibliothek von Abbestellaktionen verschont blieb. Die Diskrepanz zwischen den Rahmendaten auf dem Literaturmarkt und der Etatentwicklung führt zu einem fortschreitenden Kaufkraftschwund.
Besonders prekär ist die Situation im Bereich der Lehrbuchsammlung. Von 37 untersuchten Bibliotheken in den alten Ländern gaben 1995 nur acht mehr als die vom Wissenschaftsrat empfohlenen DM 20,- jährlich pro Student aus. In 20 Bibliotheken lagen die Ausgaben unter DM 10,-.
Bei stagnierenden Etats und steigenden Kosten kommt der Etatverteilung als Steuerungsinstrument für den Bestandsaufbau besondere Bedeutung zu. In den einschichtigen Bibliothekssystemen muß dafür ein Konsens zwischen den zuständigen universitären Gremien erreicht werden. Laut einer Untersuchung im Jahre 1994 existieren in 60 % der einschichtigen Bibliothekssysteme Kontingentierungsmodelle, die für die Ermittlung des Bedarfs in einzelnen Fächern bestimmte Parameter zugrunde legen. Die restlichen Bibliotheken verteilen die Mittel nach tradierten Quotierungsgewohnheiten, die sich an den Ist-Ausgaben des Vorjahres orientieren.
In den zweischichtigen Bibliothekssystemen gibt es nach der erwähnten Umfrage fast keine Kontingentierungsmodelle, die auf nachvollziehbaren Verteilungskriterien beruhen. Gewöhnlich werden als Vergleichsgröße die Ausgaben anderer Bibliotheken nach den Angaben in der Deutschen Bibliotheksstatistik herangezogen.
Als Grundlage für ein Verteilungsmodell kann der in Bibliotheken '93veröffentlichte "Finanzbedarf der Bibliothekssysteme der Universitäten" dienen, der jedoch örtlichen Gegebenheiten angepaßt werden muß. Ausleihauswertungen werden bislang kaum als Verteilungskriterium herangezogen.
Insgesamt sind die Etatsteuerungsmechanismen in den deutschen wissenschaftlichen Bibliotheken nicht sehr stark entwickelt.
Parallel zu der seit fünf Jahren anhaltenden Etatkrise wurden die ersten Globalhaushalte eingeführt. In schlechten Zeiten sind wir geneigt, hier eine Bedrohung für die Erwerbungsetats zu wittern. Objektiv betrachtet tut sich die Chance auf, sich haushaltsrechtlicher Zwänge zu entledigen. Allerdings werden hohe Anforderungen an das Verhandlungsgeschick und das Durchsetzungsvermögen der Bibliotheksleiter gestellt.
2. Die Erwerbung als Teil eines Dienstleistungsbetriebs
Erwerbungsarbeit muß zielgerichtet sein. Das bedeutet, zu den günstigsten Kosten den Anforderungen verschiedener Benutzergruppen inhaltlich und in angemessener Frist zu genügen. Es liegt in der Verantwortung der Bibliothekare, die zur Verfügung stehenden Mittel so anzulegen, daß eine optimale Erfüllung ihres Auftrags gewährleistet ist.
Den Herausforderungen durch die neuen Medien, der Marktentwicklung und der Haushaltskrise kann nicht mit tradierten Organisationsstrukturen begegnet werden. Erwerbungsbibliothekare müssen jetzt mehrere Schritte gleichzeitig tun:
Da zunehmend Kosten-Nutzen-Überlegungen in der Bibliotheksverwaltung Einzug halten, liegt es nahe, Vergleiche zur Beschaffungsmethodik in Wirtschaftsunternehmen zu ziehen. Klaus Bichler weist in seinem Buch "Beschaffungs- und Lagerwirtschaft" darauf hin, daß die Beschaffung eine unternehmerische Grundfunktion darstellt, die bei richtigem Einsatz wesentlich den Unternehmenserfolg mitbestimmt. Aus dem Einkauf wird in modernen Betrieben Beschaffungsmanagement, für das Bichler folgende Aufgabenschwerpunkte zusammenstellt:
Die Erwerbungsmodule integrierter Bibliothekssysteme sind im allgemeinen Subsysteme des Katalogisierungsmoduls. Kaufmännische, haushaltstechnische und Management-Funktionen, sowie Aspekte des internationalen Handelsverkehrs sind nur schwach entwickelt. Schnittstellen zur Einbandverwaltung, zu den Kassen und zum Buchhandel fehlen.
Ob eine Zeitschrift als Print- oder Onlineversion oder ob sie gar nicht mehr abonniert wird, muß künftig in Abstimmung zwischen Fachreferat, Erwerbung und Benutzung entschieden werden. Die dafür benötigten Daten über Preisentwicklungen, Besorgungskosten oder Ausleihfrequenzen muß das EDV-System liefern.
Zielgerichtet zu arbeiten heißt auch, die Kosten des Verwaltungsaufwands realistisch einzuschätzen und gegebenenfalls als Dienstleistung einzukaufen. Hier eine personalpolitisch und finanziell richtige Entscheidung zu treffen, erfordert neue Arbeitsformen mit einem erheblichen Maß an innerbetrieblicher Kommunikation und professioneller Zusammenarbeit mit den Geschäftspartnern. Die dafür notwendigen Managementdaten sind aus den existierenden Systemen nur unzureichend zu ermitteln.
Modernes Erwerbungsmanagement muß alle möglichen Organisationsformen berücksichtigen: Outsourcing, Bestellkatalogisierung und elektronischen Geschäftsverkehr mit dem Buchhandel. Die optimale, kostengünstigste Lösung wird für jede Bibliothek etwas anders aussehen und sie wird sich erheblich von der Erwerbungsarbeit der letzten Jahrzehnte unterscheiden.
Erwerbungsbibliothekare müssen in Zukunft Beschaffungsmanager sein, die sich in Marktgesetzen auskennen und Verhandlungs- und Managementtechniken beherrschen. Auch die sogenannte virtuelle Bibliothek benötigt im Hintergrund Verwaltungsfachleute mit Sachkenntnis und organisatorischem Geschick.
Wir brauchen für die Bewältigung der vor uns liegenden Aufgaben neue, bessere Systeme und neue, kreativere Bibliothekare.
Quellenangaben
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Bichler, Klaus: Beschaffungs- und Lagerwirtschaft. 6., überarb. Aufl. - Wiesbaden : Gabler 1992. - 252 S. (Moderne Wirtschaftsbücher) ISBN 3-409-30766-4
Bundesvereinigung Deutscher Bibliotheksverbände: Bibliotheken '93. Strukturen - Aufgaben - Positionen. - Berlin : Deutsches Bibliotheksinstitut, 1994. -VI,182 S. ISBN 3-87068-445-3
Checkliste für die Auswahl von Lieferanten ausländischer Monographien. 2., überarb. Ausg. Berlin: Deutsches Bibliotheksinstitut 1992. - 25 S. (Arbeitshilfen) ISBN 3-87068-418-6
Checkliste für die Wahl und Bewertung von Zeitschriftenlieferanten. Berlin: Deutsches Bibliotheksinstitut 1994. - 98 S. (Arbeitshilfen) ISBN 3-87068-466-6
Griebel, Rolf, Andreas J. Werner u. Sigrid Hornei: Bestandsaufbau und Erwerbungspolitik in universitären Bibliothekssystemen. - Berlin : Deutsches Bibliotheksinstitut 1994. - 135 S. (dbi-materialien; 134) ISBN 3-87068-934-X
Griebel, Rolf u. Ulrike Tscharntke: Etatsituation der wissenschaftlichen Bibliotheken in den alten und neuen Bundesländern 1996. In: ZfBB, 43(1996)6, S. 525-577.
Griebel, Rolf u. Margot Wiesner: Harrassowitz-Preisindex. Zeitschriften. In: Bibliotheksdienst, 30(1996)12, S. 2043-2051.
Sumsion, John: Average Prices of British Academic Books. July to December 1996. - Loughborough: University, Library and Information Statistics Unit 1997. - 17 S. (LISU British Academic Book Prices Report; 20) ISBN 0-948848-91-X; ISBN 0261-0302
Sumsion, John: Average Prices of USA Academic Books. July to December 1996. Loughborough: University, Library and Information Statistics Unit 1997. - 17 S. (LISU USA Academic Book Prices Report; 20) ISBN 0-94888848-92-8; ISSN 0951-8875
Wiesner, Margot: Bibliotheken - ungeliebte Kunden? - In: Börsenblatt für den Deutschen Buchhandel, 161(1994)48, S. 31-36
Wiesner, Margot u. Rolf Griebel: Harrassowitz-Preisindex für die wissenschaftliche Buchproduktion. - In: Bibliotheksdienst, 31(1997)1, S. 71-78
Wiesner, Margot: Merkpunkte zum Einholen von Zeitschriftenangeboten. - In: Bibliotheksdienst, 30(1996)2, S. 255-257.
* Referat auf dem Internationalen Bibliothekssymposium am 22. März 1997 in Leipzig